Bestrijd de communicatie en notificatie lawine

Voor medewerkers voelt het soms of een stroom aan informatie en nieuws via verschillende media op ze afstormt, zoals via mail, appjes, intranet, Teams, verbaal, intranet, etc.. Overal rode cijfertjes maar waar moet je kijken? Een overstroming aan informatie via teveel verschillende kanalen veroorzaakt chaos waardoor mensen nieuws mislopen. Hoe los je dit als organisatie op? In dit artikel deel ik hoe we samen met een communicatie-manager alle communicatiestromen onder controle hebben gebracht.

Door je nieuws- en informatiestromen in Workspace 365 op één plek te brengen en duidelijke keuzes te maken voor een medium krijg je controle over de communicatiestromen. Denk bijvoorbeeld na hoe je belangrijk nieuws omtrent COVID-19 en de bijbehorende protocollen deelt. Of hoe medewerkers onderling communiceren. Zorg dat hier duidelijke keuzes voor zijn en communiceer deze met medewerkers.

Communiceren als organisatie naar medewerkers

Als organisatie ben je verantwoordelijk voor informatieverstrekking en het faciliteren van veilige communicatie en kennisdeling. Hiervoor zijn binnen de werkplek een aantal componenten die je kunt inzetten.

Intranet als Shared Space toevoegen

Als je intranet als nieuwsbron voor jouw organisatie gebruikt, kan je gemakkelijk de gehele pagina toevoegen aan de werkplek als gedeelde ruimte. Zo hebben medewerkers al hun informatie en nieuws in één workspace. Het voordeel hiervan is dat de visuele weergave gelijk blijft, je kunt het binnen tien minuten integreren binnen de digitale werkplek.

Delen van het intranet als web-content tiles toevoegen

Sommige intranetten bieden de optie om onderdelen uit het intranet te embedden binnen andere plekken op het internet (zoals je website of digitale werkplek). Deze optie kun je ook gebruiken om bijvoorbeeld het nieuwsoverzicht te integreren binnen Workspace 365. Hierdoor kun je gebruik maken van het Content Management Systeem (CMS) van je intranet, terwijl medewerkers het nieuws kunnen inzien in hun digitale werkplek waar ze ook hun applicaties starten, informatie inzien en documenten openen.

Met de web-content tegel kun je bijvoorbeeld ook declaratieformulieren of het weer, video’s en podcasts samenbrengen in één werkplek.

RSS feeds van externe bronnen en SharePoint

Als het voor jouw organisatie belangrijk is dat medewerkers op de hoogte zijn van extern nieuws, dan kan je gebruik maken van een RSS feed. Door een RSS feed te integreren in de werkplek, kan jouw organisatie op de hoogte blijven van relevant nieuws. Verschillende nieuwsbronnen en onderwerpen kan per functie ingesteld worden. Ook kan intern nieuws vanuit SharePoint sites door middel van een RSS feed geïntegreerd worden in de workspace. Met RSS-feeds kun je nog verschillende typen informatie integreren, denk aan YouTube playlists, podcasts uit Spotify, mailings en nog veel meer.

Mededelingencentrum voor belangrijke berichten

Sommige organisaties delen al hun nieuws via het Workspace 365 mededelingencentrum omdat zij afgestapt zijn van hun intranet. De organisaties die wel nog een intranet hebben kiezen voor het mededelingencentrum om cruciale berichten te delen die door iedereen gelezen moeten worden, denk bijvoorbeeld aan maatregelen rond thuiswerken.

Wat kun je met het mededelingencentrum?

Het mededelingencentrum biedt opties om nieuws op diverse manieren te tonen en filteren. Zo kan je een afbeelding of video toevoegen aan de mededeling. Wanneer mededelingen Must-reads zijn, gebruik dan de pop-up functie. De mededeling verschijnt als pop-up en in de live tegel, zodat mensen deze opnieuw kunnen lezen. Door de mogelijkheid om te liken en commenten op een bericht, maak je het interactief. Ook zie je als communicatiemanager hoe vaak een bericht is bekeken.

Het juiste nieuws per medewerkersgroep

Door categorieën aan te maken en daar mededelingen aan toe te wijzen, kun je zorgen dat medewerkers niet overladen worden met nieuws en alleen hetgeen zien wat voor hun belangrijk is. Daarnaast kunnen medewerkers ook zelf filteren welke informatie ze als eerst willen zien. Als organisatie kan je ervoor kiezen om bepaalde content per categorie/afdeling te tonen. Daarnaast kan je ook een algemene pagina maken met al het nieuws. Een soort landingspagina met het bedrijfsnieuws vanuit verschillende kanalen.

Stuurinformatie per medewerkersgroep

Binnen diverse applicaties hebben mensen ook informatie wat ze helpt om keuzes te maken. Voor een directeur is dat bijvoorbeeld de omzetcijfers en klanttevredenheidscore terwijl het voor een zorgmedewerker interessant is om te zien welke patiënten zij vandaag zullen bezoeken. Al deze informatie kun je ontsluiten binnen Workspace 365. Dit kan door middel van Micro Apps (te vinden in de app store) of door het te integreren in de werkplek middels iFrames.

Communicatie en kennisdeling tussen medewerkers

Naast het verstrekken van informatie is het ook belangrijk om mensen te helpen om onderling te communiceren en kennis te delen. Vaak zijn er binnen organisaties hiervoor al investeringen gedaan in tools als Microsoft 365 waarin Yammer en Microsoft Teams beschikbaar zijn. Zonde om deze niet te gebruiken.

Teams als vervanger van WhatsApp?
Met de opkomst van WhatsApp ontstonden er in alle organisaties (zelfs bij ziekenhuizen en banken) groepen waarin medewerkers gevoelige informatie deelden buiten de controle van de organisatie. Om die reden raden we aan om Microsoft Teams in te zetten voor directe en team communicatie. Microsoft Teams kun je ook integreren binnen Workspace 365 zodat mensen snel documenten kunnen benaderen en het juiste kanaal vinden.

Yammer voor kennisdeling en polls
Wij zien Microsoft Teams als een vorm van synchrone communicatie, met andere woorden, je stuurt een bericht en verwacht direct reactie. Er worden veel berichten geplaatst waardoor informatie ook snel kan verdwijnen. Daartegenover staat Yammer, een vorm van asynchrone communicatie, waar je bijvoorbeeld een poll plaatst om het volgende bedrijfsuitje te kiezen of om informatie te delen waar je reacties op wilt ontvangen (ook buiten jouw team om). Uiteraard kun je de Yammer-feed integreren binnen Workspace 365.