Het delen van documenten is belangrijk, omdat het vaak impact heeft op bijvoorbeeld een project of campagne. Veel bedrijven die ik bezoek zoeken hun heil in een intranet, Dropbox of een server. Wat mij altijd opvalt, is dat de structuur om documenten op te slaan vaak ontbreekt. Uiteraard worden er afspraken gemaakt welke documenten waar op te slaan. Zo is er een map voor projecten, klanten, offertes en facturen. Maar wanneer het aantal medewerkers groeit, zie je dat deze afspraken steeds minder worden nageleefd.
Een intranet, server of een DMS tool werkt veel te statisch. Door het gebruik hiervan wordt belangrijke kennis in documenten na verloop van tijd zo goed als onvindbaar. Dit komt omdat deze bedrijfsinformatie los staat van andere informatie binnen bedrijven, zoals klantgegevens, projecten, offertes en facturen. Het gevolg hiervan is het bellen en e-mailen naar collega’s voor de juiste documenten. Een tijdrovend proces.
Binnen de online werkplek van New Day at Work hoef je nooit meer te zoeken naar documenten, omdat alles aan elkaar is gekoppeld. Bij het aanmaken van een project of nieuwe klant wordt er namelijk automatisch een nieuwe folder gecreëerd en vervolgens gekoppeld. Dit zorgt voor structuur en efficiëntie. Als medewerker hoef je bijvoorbeeld nooit meer zelf een projectmap aan te maken. Via Project in de online werkplek zien jouw collega’s direct de documenten die betrekking hebben op het project. Bellen en e-mailen voor de juiste documenten is hiermee verleden tijd.
Frank Hartog
