Innovator circle: de impact van communicatie en informatie
De ideale digitale werkplek is duurzaam, efficiënt, simpel in gebruik, toekomstbestendig en draagt bij aan het werkgeluk van je collega’s. Maar hoe creëer je deze ideale digitale werkplek? Daar besteden wij vollop aandacht aan in onze klantsessies. Ontdek de uitkomsten van ons eerste Workspace 365 klant event.
Wat lossen we nou op?
Dit is een vraag die ik vaak stel. Aan collega’s, klanten, partners, maar ook vaak gesteld krijg. Het antwoord hierop is divers en erg afhankelijk van de functie die de persoon, tegenover mij heeft. Een reden waarom dit zo divers is, heeft denk ik te maken met onze missie: We willen de impact van medewerkers vergroten.
Dit doen we door alles wat belangrijk is voor de medewerker, op een slimme manier terug te laten komen in één online werkomgeving. En dit is al lang niet meer een plek waar alleen applicaties in terugkomen. Het is juist een plek waar communicatie en informatie centraal staan. Net als sociale interactie tussen collega’s. En een plek waar we tijdrovende of frustrerende processen vereenvoudigen.
Door in contact te zijn met onze klanten, rechtstreeks, en ook via onze klant succes managers en partners, weten we wat er speelt. Daarnaast ontdekken we wat we oplossen en wat we in de toekomst willen bereiken. Onze Innovator Circle speelt hierin een centrale rol. Binnen deze klant community kijken we samen met klanten hoe we maximale waarde voor medewerkers kunnen realiseren in het nu, en in de toekomst.
Voor ons staat de medewerker centraal. En daarmee wat hij of zij nodig heeft om meer tijd over te houden voor die dingen die er echt toe doen
Vraag het je klanten
Het is denk ik al duidelijk dat het antwoord op de vraag, “Wat lossen we op”, niet eenduidig te beantwoorden is. Wat we wel weten is dat onze klanten en partners het antwoord hebben. En dus hebben we een klanten dag georganiseerd waarin kennis delen en contacten leggen centraal stonden. Deze middag was onderdeel van onze Innovator Circle.
En wat een fijne middag was dit zeg! Gestart met de basis: een goed lunch. Om vervolgens de inhoud in te duiken met een ronde tafel, gevolgd door een product sessie waarin recent verleden en toekomst visie voorbij kwamen. Beide sessies gaven inzicht op bovengestelde vraag. En vooral inzichten in overeenkomsten tussen organisaties en belangrijke vraagstukken.
In deze blog deel ik in hoofdlijnen de bevindingen van deze dag en geef ik inzicht in waar we de komende periode mee aan de slag gaan.
Bevindingen
Voor onze ronde tafel sessie hadden we 4 tafels met deelnemers. Op voorhand hadden we uitgevraagd of deelnemers graag met soortgelijke organisaties aan tafel wilde staan, of juist een mix. Hierdoor hadden we één zorg tafel, en één onderwijs tafel. Aangevuld met 2 tafels waar een mix van organisaties te vinden was.
We hebben de tafels 4 verschillende stellingen voorgelegd. Iedereen werd eerst gevraagd een persoonlijke reactie op de stelling op te schrijven. Vervolgens werd dit besproken met de tafel. En per stelling werd ook over de 4 tafels heen een samenvatting gegeven. De volgende 4 stellingen hebben we voorgelegd:
- Wat is het meest tijdrovende of frustrerende proces?
- Hoe draagt de digitale werkplek bij aan de samenwerking tussen collega’s?
- Welke belangrijke verandering in de manier van werken zie je voor komend jaar?
- Hoe kan Workspace 365 bijdragen aan de hiervoor genoemde stellingen?
Op de stellingen lezen we een veelvoud aan reacties. We hebben dan ook op basis van de reacties een aantal thema’s gedefinieerd, in de hoop herkenning te realiseren. Er valt wat te zeggen over de gekozen thema’s en wat daar dan weer onder hoort. En sommige thema’s kennen van nature ook wat overlap (zo speelt Communicatie & Informatie als thema bijna in alle andere thema’s een rol. Ik hoop vooral dat dit blog handvatten geeft om vervolg te geven aan deze kennis sessie in de vorm van een nieuw evenement, blog, podcast of wat ook.
De thema’s
Uit de reacties hebebn we grofweg 5 thema’s gedefinieërd:
- Communicatie & Informatie
- Adoptie & Borging
- Optimaal gebruik van applicatie functies
- Proces optimalisatie
- Mobiliteit
Hieronder worden de thema’s verder toegelicht en uitgewerkt.
Communicatie & Informatie
Dit is meteen het grootste thema zo blijkt uit de reacties. Dit herkennen we ook uit andere gesprekken met klanten en partners. Iedere organisatie kent de uitdagingen van dit thema: Het aantal kanalen. Welk kanaal voor welk type communicatie. Wordt communicatie wel gelezen? Waar welke informatie te vinden is. Hoe deze informatie zoekbaar is. Sociale interactie tussen collega’s en bijvoorbeeld de on- en off-boarding van collega’s.
Een verschijningsvorm van dit communicatie & informatie thema is: het intranet. Maar het gaat, blijkt ook nu weer, verder dan alleen het intranet of het op de hoogte stellen van medewerkers. Communicatie & informatie is de ruggengraat van een organisatie. Het op een centrale plek beschikbaar stellen van alle bronnen en vormen van communicatie is hierin de crux. Workspace 365 kan, zo merken veel organisaties, hierin een centrale rol spelen. Dit thema vraagt zeker nog een inhoudelijk vervolg, zodat we hier nog eens goed over na kunnen denken met elkaar.
Adoptie & Borging
Een thema dat veel overlap kent met bovengenoemd thema, is adoptie en de borging hiervan. En ook hier zitten meerdere lagen in. Heel concreet kan je praten over de adoptie van een nieuwe applicatie, zoals Workspace 365. Als het goed is wordt er dan meteen nagedacht over adoptie en hoe dit het beste te doen. Maar in veel gevallen is het veel subtieler en kennen bedrijven continue veranderingen die impact hebben op medewerkers. Een protocol dat wijzigt. Een proces dat tegenwoordig via een andere applicatie gaat. En hoe zorg je ervoor dat ook deze wijzigingen goed bij de medewerkers terecht komen. En dat medewerkers ze ook later nog eens kunnen inzien.
Optimaal gebruik van applicatie functies
Dit thema gaat over; wordt een applicatie wel ten volste gebruikt? En zijn er, binnen de grenzen van de gebruikte licentie, mogelijkheden om medewerkers slimmer te laten werken? Iedereen kent het Excel syndroom wel: ergens lang over doen om er vervolgens achter te komen dat er een slimme functie voor is die je niet kende. Andere voorbeelden zijn Teams en ook Workspace 365. Laatstgenoemde applicaties zijn beide continu aan verandering onderhevig. Vaak onzichtbaar aan de voorkant. Maar met een klik op de knop van een admin kan er zomaar een hele kennisbank of evenementen functionaliteit bij komen. Binnen dit thema dus zeker overlap met de communicatie & informatie als adoptie thema’s.
Het zijn vaak de kleine, continu veranderende processen of informatie & communicatie stromen die het moeilijkste zijn om goed bij de medewerkers te krijgen…
Proces optimalisatie & integratie
Dit thema gaat specifiek over hoe processen slimmer in te regelen. Sommige processen doe je één keer in de maand binnen een applicatie die je niet goed kent (denk aan declaraties). Andere processen gebruik je misschien wel vaak maar zitten soms verstopt binnen een applicatie waardoor je vaak moet klikken om er überhaupt bij te komen. Het is een bekende uitdaging en komt voor in zowel secundaire (declaraties) als primaire bedrijfsprocessen. En dit thema is heel specifiek voor Workspace 365. Want hierin zijn de eerste echt grote stappen al gezet met het idee voor de “Medewerker app” waarin alle secundaire bedrijfsprocessen op een slimme manier worden weergegeven.
En ook met primaire processen hebben we al stappen gezet met o.a. de volgende integraties: Vilans Kick, TopDesk, ONS Nedap, AFAS, Zermelo, ZenyaDOC, Zendesk. Hierbij proberen we nu vooral op een slimme manier belangrijke informatie direct binnen de werkplek zichtbaar en zoekbaar te krijgen. Waarbij we de meest voorkomende acties graag direct af willen handelen binnen de werkplek. Op deze manier zien we dat medewerkers echt tijd besparen. Tijd die ze dus kunnen besteden aan zaken die voor hun echt belangrijk zijn.
Mobiliteit
Veel medewerkers werken op een mobiel apparaat: tablet, laptop of zelfs volledig op een mobiele telefoon. Dit thema is nogal divers qua uitdagingen. Sommige zijn van technische aard (kan ik een applicatie openen, via Workspace 365, die op als mobiele app op mijn apparaat beschikbaar is?), andere meer functioneel: hoe zorg ik ervoor dat medewerkers niet bij bepaalde applicaties kunnen wanneer ze op hun mobiele telefoon zitten?
Een belangrijk thema is het wel want ook wij zien dat het mobiele apparaat in de toekomst zeer waarschijnlijk het belangrijkste device van medewerkers gaat worden. Dus hoe zorgen we ervoor dat ook het werken op/ met een mobiele telefoon goed werkt en de medewerker echt helpt om slimmer te werken.
Goede communicatie & informatievoorziening als grootste uitdaging
Een van de belangrijkste conclusies is dat vrijwel alle organisaties met soortgelijke thema’s bezig zijn. Het thema Communicatie & Informatie is hierin een van de grootst en meest uitdagende. Dit komt grotendeels doordat Communicatie & informatie door alle thema’s heen beweegt. Daarnaast heeft dit voor medewerkers misschien wel de grootste impact. Positieve impact wanneer dit goed wordt aangepakt binnen een organisatie. En een negatieve impact wanneer hier punten blijven liggen.
Kan jou medewerker vinden wat hij of zij nodig heeft? Is duidelijk via welke kanalen zij dit ontvangen?
Wat ook opvalt is dat organisaties steeds beter inzicht krijgen in de verbanden tussen IT, Communicatie en HR afdelingen. De mogelijkheden voor de hoeveelheid proces- en informatiestromen die samen komen in Workspace 365 worden meer ontdekt en benut. Daarmee wordt het belang groter om met enige regelmaat samen te komen in een multi disciplinair overleg. We weten uit ervaring dat veel van onze klanten dit doen, om zo meer waarde te halen uit de werkplek en medewerkers beter te ondersteunen in het dagelijkse werk.
Dankzij deze klant sessies, krijgen we veel inzicht in de uitdagingen die organisaties hebben. En hoe we die mogelijk kunnen oplossen. Daarnaast zien we dat we in veel gevallen nóg meer onderzoek moeten doen, samen met onze klanten, om beter te begrijpen waar we de impact van medewerkers verder mee kunnen vergroten.
Voor nu wil ik alle deelnemende organisaties bedanken voor hun input en aanwezigheid. We kijken uit naar een volgend evenement waarin we Communicatie & Informatie centraal gaan stellen. En waarin we hands-on gaan kijken wat er nu al kan. Hoe we bepaalde processen met Workspace 365 het beste kunnen vormgeven en hoe dat er dan voor medewerkers uit komt te zien!
Gijs van Hees
Community Manager
Als Community Manager breng ik onze klanten, partners en Workspace 365 bij elkaar om op die manier de maximale waarde te realiseren. Nu en voor de toekomst.
Op de hoogte blijven van ontwikkelingen en nieuwe uitkomsten vanuit de innovator circle? Volg de Innovator Circle via LinkedIn.
Copyright © 2021 Workspace 365
