Klantverhaal: Evita Zorg – Werkplek op maat

Evita Zorg is een middelgrote thuiszorgorganisatie in Den Haag. Hier kan men terecht voor allerlei vormen van klantgerichte thuiszorg. Er werken zo’n 200 zorgverleners bij Evita Zorg. “We leveren al 15 jaar maatwerk en werken zo klantgericht mogelijk”, aldus Pascal Noordover, directeur Stafdiensten. Hij is verantwoordelijk voor de financiën en ICT binnen de organisatie en doet wat nodig is om het primaire proces van de zorgverlening te ondersteunen.

Een nieuwe ICT-partner: AENC

In de loop der jaren werden ook bij Evita Zorg steeds meer processen geautomatiseerd, waaronder roosterplanning en het klantdossier. Aanvankelijk was niets webbased en  gebruikte men een server op locatie. “Dit was echter behoorlijk kwetsbaar qua back-up en onderhoud. Ook hadden we steeds meer serverruimte nodig, vanwege onze groeiende organisatie.” In 2016 werd de samenwerking met de voormalige ICT-partij beëindigd. Men ging op zoek naar een nieuwe ICT-partner.

“De nieuwe ICT-partner moest aan bepaalde eisen voldoen. We vonden het vooral erg belangrijk dat we ontzorgd zouden worden op ICT-gebied. We waren te klein om een IT-er aan te nemen. We zochten naar stabiliteit en continuïteit, tegen een acceptabele prijs.” In deze fase wees onze telefoniepartner in de richting van AENC. “Dat was vanwege de goede ervaringen die zij met AENC hadden.”

Evita Zorg is in contact gekomen met AENC en al snel volgende er een kennismaking met één van de accountmanagers. Eind 2016 voerde AENC het eerste project uit en werd het hele systeem en de online werkplekken overgezet naar een door AENC onderhouden server.

Cloud based solution: Workspace 365

“In de loop van de tijd merkten we dat we toe waren aan een cloudgerichte oplossing, in plaats van een server op locatie.” Aangezien de eigen server behoorlijk wat geld kostte, zou dit een financieel efficiënte oplossing zijn. Tevens zou het de performance verbeteren voor de medewerkers. “We zijn hierover in gesprek gegaan met AENC en zij kwamen met de Workspace 365 oplossing.” Voordat men akkoord ging met dit project zijn de prijs, de geboden oplossing en de volledigheid van de offerte vergeleken met twee andere partijen. AENC kwam hierbij als beste uit de bus. “AENC kende ons al en dat bleek uit bepaalde specificaties in de offerte. Dat was een pluspunt. En het onderlinge prijsverschil was zeer gering.”

Ook tijdens dit tweede project verliep de samenwerking en communicatie met AENC heel soepel. “We hadden in Marco Vermoen een hele deskundige sparringpartner. Hij is echt in ons bedrijf gedoken en keek wat de beste oplossing was voor óns.” Zo werd er begin 2020 een Workspace 365 portal ingericht voor de 20 werknemers op kantoor bij Evita Zorg. De Workspace is op maat ingericht voor de organisatie.

“De nieuwe omgeving is zeer gebruiksvriendelijk. Het wijst eigenlijk voor zich. De overgang van het oude naar het nieuwe systeem ging daardoor vlekkeloos.” 
Pascal Noordover, Directeur Stafdiensten, Evita Zorg

Gebruiksvriendelijke digitale werkplek

“De nieuwe omgeving is zeer gebruiksvriendelijk. Het wijst eigenlijk voor zich. De overgang van het oude naar het nieuwe systeem ging daardoor vlekkeloos.” In de nabije toekomst wil men dit project uitbreiden, zodat uiteindelijk ook het héle team van zorgverleners inlogt op zijn of haar workspace. “De zorgverleners  gaan dan als het ware door één voordeur naar hun werk. Ze hoeven niet langer bij verschillende applicaties in te loggen, maar loggen in op basis van het Single Sign-On principe. En we kunnen het portaal  ook gebruiken voor communicatie of nieuwsberichten enzovoorts.”

In maart 2020 is ook Microsoft Teams geïnstalleerd. “Dit was echt een spoedklus voor AENC, aangezien we in verband met de coronacrisis een medium nodig hadden om te vergaderen en makkelijk te communiceren met alle zorgverleners.” Alle medewerkers binnen de organisatie maken hier nu gebruik van. “In de toekomst zouden we ook deze functie verder uit willen breiden, wellicht ook naar de cliënten toe.”

Samenwerking met AENC

Hoe zou Evita Zorg de samenwerking met AENC omschrijven? “Het is erg fijn om een ICT-partij te hebben die altijd beschikbaar is en vragen snel opvolgt. Immers, een goede ICT-partner en een goede, stabiele ICT-omgeving zijn van onschatbare waarde”. Verder omschrijft Pascal de goede support van AENC. Vragen worden snel opgevolgd. “Ook als het weleens wat meer tijd kost, blijft AENC op zoek naar de juiste oplossing. Dat geeft een goed gevoel.”

Zou Evita Zorg AENC aanbevelen bij andere (zorg)organisaties? Dat beantwoordt Pascal met een volmondig ‘ja’. “Ik denk met name om hun servicegerichtheid. Er is in het hele proces veel goed en persoonlijk contact geweest. En ook in de service daarna zijn ze zeer stipt. Dat maakt ze een betrouwbare ICT-partner. Ze zijn voor ons van grote waarde!”

Dit artikel is als eerst gepubliceerd op: https://www.aenc.nl/evita-zorg/

Wil je Workspace 365 gratis uitproberen? Probeer zelf de demo of neem contact op met ons of AENC.