Digitale transformatie is een hot topic. Veel bedrijven willen nog steeds de volledige kracht van de cloud benutten om een breed scala aan succesvolle resultaten voor hun bedrijf te behalen, waaronder het introduceren van nieuwe manieren om te werken, het faciliteren van nieuwe producten en diensten, het boosten van de productiviteit, het beïnvloeden van cultuur en het behalen van een concurrentievoordeel. De pandemie heeft de economie fragiel gemaakt, en nu steeds meer processen en diensten digitaal plaatsvinden, zal de focus op de digitale transformatie centraal blijven staan.
Hoewel velen gebruik hebben gemaakt van de cloud en de voordelen ervan hebben ingezien, zijn er nog altijd veel organisaties nog bezig met overstappen naar de cloud, vaak door middel van investeringen in Microsoft 365 en het Azure platform. Zelfs bedrijven die meer digitaal volwassen zijn moeten mogelijk nog fases afronden om alles te verplaatsen naar de cloud.
Eén van de grootste uitdagingen voor organisaties die proberen over te stappen naar de cloud is wat ze met hun legacy systemen en software moeten doen. Dit zijn systemen die niet in staat zijn om waarde voor het bedrijf te genereren of een digitale transformatie te realiseren, maar wel gebruikt worden door medewerkers. Het kan moeilijk zijn om van deze systemen af te stappen.
Ze kunnen niet makkelijk geïntegreerd worden met nieuwe cloud-gedreven digitale werkplekken, en ze kunnen een minder geschikte of verouderde gebruikerservaring hebben. Het is vaak ook moeilijk om ze te updaten en duur om ze te onderhouden.
Veel legacy systemen en software zijn oud en on-premise, maar werknemers zijn nog steeds afhankelijk van ze voor hun dagelijkse werkzaamheden. Soms zijn dit op maat gemaakte oplossingen die al een decennium lang gebruikt worden en eigenlijk hun levensduur al overschreden hebben, maar essentieel zijn voor een specifiek proces.
Er zijn ook een aantal legacy systemen en software die technisch gezien cloud-gebaseerd zijn, maar niet overgezet kunnen worden naar je primaire cloud provider. Het is ook opmerkelijk dat sommige legacy systemen en software redelijk nieuw kunnen zijn, maar simpelweg niet de performance, schaalbaarheid, flexibiliteit en aanpasbaarheid bieden die zakelijke voordelen stimuleren.
Deze legacy systemen kunnen vanwege een aantal bijbehorende uitdagingen een belemmering en hindernis vormen voor de digitale transformatie:
In de praktijk kunnen legacy systemen de digitale transformatie echt belemmeren. Sommige organisaties hebben zoveel legacy systemen dat ze de digitale transformatie uitstellen omdat het simpelweg te veel werk is.
Wat nog vaker voorkomt, is dat legacy systemen de digitale transformatie afremmen, waardoor het slechts deels behaald kan worden; het kan ondertussen ook een hoop pijn, moeite en inefficiëntie veroorzaken.
Een organisatie die probeert te veranderen, wellicht door het introduceren van Microsoft 365 en tegelijkertijd hun legacy systemen behoudt, verdubbelt zowel de moeite om het te onderhouden als de kosten, en kan de volledige overgang met jaren vertragen. Ze ondermijnen ook de positieve impact van het verplaatsen naar de cloud door een periode van chaos, verwarring en inefficiëntie. In de moeilijke jaren na de pandemie zal dit het laatste zijn waar iedereen op zit te wachten.
Er zijn talloze redenen waarom bedrijven met een hoog aantal legacy systemen opgescheept zitten. Enkele van deze redenen zijn:
Wanneer er veel legacy systemen gebruikt worden kan het ook een uitdaging zijn om dit aantal te verminderen door:
Het hebben van veel legacy systemen verhindert niet alleen de ambities voor digitale transformatie - het kan ook negatieve consequenties hebben voor de alledaagse dingen.
Het hebben van te veel legacy systemen kan een negatieve impact hebben op de werknemerservaring. Het portfolio van verschillende applicaties, systemen en hulpmiddelen die werknemers moeten gebruiken in hun werkweek om hun werk gedaan te krijgen kan verbijsterend zijn. Wanneer je te veel applicaties hebt die je moet openen kan dit verwarrend, inefficiënt, frustrerend en zelfs overweldigend worden.
Eén van de sleutels tot succes bij digitale transformatie is ervoor zorgen dat de cloud oplossingen gebruikt gaan worden. Wanneer er nog legacy systemen gebruikt worden waar mensen van afhankelijk zijn, en er overlappende functies zijn, kan dit de aanname van de nieuwe cloud-based hulpmiddelen beperken. Als er veel gebruik wordt gemaakt van een legacy systeem in een bepaalde afdeling of op een bepaalde locatie, kan de adoptie langzamer verlopen in sommige delen van het bedrijf.
Het simpelweg onderhouden van meerdere systemen kan hulpbronnen, waaronder IT-support, tot het uiterste uitrekken waardoor problemen moeilijker op te lossen zijn. Het kan ook de tijd en moeite beperken die teams kunnen steken in het ondersteunen van de verandering naar nieuwe systemen, wat ook weer problemen veroorzaakt.
Een digitale transformatie vereist focus, energie, doorzettingsvermogen en momentum. Werken met verouderde legacy systemen die een slechte gebruikerservaring hebben kan ontmoedigend en afleidend zijn voor digitale werkplek teams, IT-functies en gebruikers, wat hun energie opzuigt en het momentum uit het digitale transformatieprogramma haalt.
We gaan niet doen alsof er een makkelijk antwoord is op al deze problemen en uitdagingen als gevolg van het hebben van te veel legacy systemen. Echter is er een aanpak die kan helpen en ook het voordeel heeft dat werknemers het geweldig vinden. We hebben veel voorbeelden gezien waarin een product zoals Workspace 365 een organisatie helpt over te stappen naar de cloud.
Een enkele, moderne en hybride werkplek creëren waar werknemers toegang hebben tot al hun systemen en apps die ze dagelijks nodig hebben, of ze nu web-based zijn, hosted, lokaal of on-premises, kan overtuigende ondersteuning bieden bij de digitale transformatie.
Hier zitten al je systemen, of ze nu nieuw of legacy zijn, in één gezamenlijke 'hybride' gebruikerservaring die continuïteit biedt tijdens een evoluerend technisch landschap. Werkplekken kunnen ook worden gericht op verschillende divisies en locaties om ze relevant te maken.
Deze aanpak ondersteunt de digitale transformatie en beheert de uitdagingen die bij legacy systemen horen op verschillende manieren:
Bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om mogelijkheden tot digitale transformatie te missen, maar sommige laten zich tegenhouden door hun legacy systemen. Als je zou willen ervaren hoe Workspace 365 je overstap naar de cloud kan ondersteunen, vraag dan de gratis demo aan!