Ben je van plan over te stappen naar een nieuwe digitale werkplek? Veel van het uiteindelijke succes hangt af van de samenstelling van het projectteam en de samenwerking tussen de projectleden. Hoe stel je het ideale digitale werkplekprojectteam samen? Wat zijn de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden? Wat zijn de key focuspunten voor het projectteam? Ontdek meer over de stappen die je moet nemen bij het opstellen van een projectteam.
De uitrol van een (nieuwe) digitale werkplek is een belangrijk strategisch initiatief voor een organisatie. Een goede digitale werkplek vereenvoudigt de communicatie en samenwerking. Daarnaast kunnen medewerkers niet alleen alle informatie, documenten en data raadplegen, maar kunnen ze ook allerlei taken direct uitvoeren. Ongeacht waar ze zijn en wanneer en met welk apparaat ze willen werken.
Een digitale werkplek moet dus precies zijn toegespitst op de organisatie. Het moet aan alle wensen en eisen van de organisatie voldoen en daarnaast moet er focus blijven op de algehele gebruikerservaring. Alleen een zorgvuldig samengesteld en optimaal functionerend projectteam kan dit realiseren.
Het projectteam is verantwoordelijk voor het selecteren en beheren van de digitale werkplek en voor het garanderen van de adoptie van de digitale werkplek. Het projectteam moet betrokken zijn bij alle fases, van onderzoeken en plannen tot verandermanagement, lancering en gebruikersadoptie.
Hoe stel je het perfecte projectteam samen? Er zijn bepaalde succesfactoren en best practices waar iedere organisatie rekening mee zou moeten houden. Een veelgemaakte fout is dat bedrijven alleen op IT vertrouwen. Iedereen binnen de organisatie gaat de werkplek gebruiken, dus is het belangrijk dat bij het project elke afdeling wordt meegenomen. Wordt er bij de eindgebruikers niet voldoende gecheckt wat er echt nodig is? Dan loop je het risico dat bepaalde essentiële functionaliteiten over het hoofd worden gezien.
Het projectteam moet dus cross-functioneel van aard zijn. Vaak is het wel zo dat IT, HR en communicatie een leidende rol hebben. IT is verantwoordelijk voor de implementatie en het beheer van de werkplek. Gaandeweg het traject dient IT alle relevante functionele en technische zaken af te kaarten, zoals hosting, softwareontwikkeling en integraties.
HR en communicatie hebben meer voelsprieten in de organisatie. Zij zijn gedurende het digitale transformatietraject verantwoordelijk voor het promoten van het project door continu enthousiasmerende en informatieve content te publiceren voor de verschillende communities.
HR heeft een direct belang: een goede digitale werkplek levert een sterke digital employee experience op. De rol van communicatie hangt ook samen met het intranet, dat een belangrijke rol vervult binnen de werkplek.
De volgende rollen komen vaak voor in projectteams voor digitale werkplekken.
De projectmanager brengt iedereen bij elkaar, beheert de budgetten, coördineert de vergaderingen en zorgt dat mensen hun taken uitvoeren. Hij of zij identificeert daarnaast de behoeften van de eindgebruikers en helpt bij zowel het kiezen van de juiste oplossing als het in goede banen leiden van de implementatie. Ook het ontwikkelen van beleid en richtlijnen, het rapporteren aan het management en het beheren van budgetten en middelen behoort tot het takenpakket.
Hoewel de projectsponsor in de regel wat minder betrokken is bij het projectteam, is hij of zij minstens zo belangrijk als de andere teamleden. Vaak betreft het iemand met meer senioriteit die een sturende rol binnen het project heeft en het project vertegenwoordigt ten opzichte van andere senior stakeholders.
Businessanalisten zijn vaak betrokken bij technologische projecten. Ze spelen onder meer een belangrijke rol bij het verzamelen van alle requirements en het gebruikersonderzoek.
Verschillende stakeholders kunnen tot het projectteam behoren. De RACI-matrix (responsible, accountable, consulted, informed) kan worden gebruikt om het niveau van betrokkenheid van stakeholders bij het project te bepalen.
Vaak is ook iemand uit het management lid, zoals de CIO, COO of mogelijk zelfs de CEO. Zij hebben vaak goed zicht op de budgetten en zijn direct betrokken bij het governance-model voor de digitale werkplek.
Het is niet ongebruikelijk dat vertegenwoordigers van externe partijen tot het projectteam behoren, zoals een medewerker van de digitale werkplekleverancier.
Verder kunnen er nog verschillende rollen buiten het eigenlijke kernteam zijn, zoals:
Zodra de digitale werkplek live is, zijn er extra rollen die vervuld moeten worden. Een zeer belangrijke is die van administrator. De admin is onder andere verantwoordelijk voor het functioneren van de werkplek, het beheren van alle machtigingen en het vaststellen en monitoren van de KPI's.
Content is een belangrijk fundament van de digitale werkplek. Het is de taak van community managers en content marketeers om aantrekkelijke content te maken. Zo enthousiasmeren en informeren ze de medewerkers over bijvoorbeeld nieuws, activiteiten, evenementen en beleid. Meestal worden deze rollen bekleed door HR of communicatie.
De projectteamleden hoeven geen supermensen te zijn, maar het is wel een pre wanneer ze over bepaalde kwaliteiten beschikken. Een nieuwe digitale werkplek is een omvangrijk project met veel verschillende aspecten en stakeholders. Projectteamleden moeten daarom uitblinken in plannen, samenwerken, communiceren en conflicten vermijden. Alleen als iedereen aan boord wordt gehouden, een omgeving wordt gecreëerd van vertrouwen en transparantie en het project als een joint effort wordt gezien, kan uiteindelijk een digitale werkplek worden uitgerold die voldoet aan alle wensen en eisen.
Veel digitale werkplekprojecten zijn tot stand gekomen door vallen en opstaan. Gelukkig zijn daar een hoop best practices uit voortgekomen, die jij kunt toepassen voor het samenstellen van het ideale projectteam. Zoals:
Al van meet af aan moeten business en IT goed zijn vertegenwoordigd in het projectteam en nauw met elkaar samenwerken. Kijk ook goed naar de balans: is business of IT niet oververtegenwoordigd in de samenstelling?
Naast het kernteam is er dus een breder team met onder meer leden van een cross-functionele stuurgroep, communicatie-experts en vakinhoudelijke specialisten. Niet alleen is de samenstelling belangrijk, ook moet goed worden gekeken naar de taken en verantwoordelijkheden van beide teams. Blijkt dat bepaalde taken en verantwoordelijkheden niet adequaat door het kernteam worden uitgevoerd, dan kan het bredere team ze oppakken.
Kort door de bocht gesteld staat of valt het digitale werkplekproject met de ervaring, vaardigheden en specialismen van de (belangrijkste) projectteamleden. Kijk dus niet alleen of alle afdelingen, functies en vestigingen zijn vertegenwoordigd, maar onderzoek ook welke vaardigheden, ervaringen en specialismen het projectteam nodig heeft om tot het beste resultaat te komen.
Een divers projectteam levert vaak betere resultaten op. Hebben de leden veel verschillende achtergronden, specialismen, perspectieven en ervaringen? Dan leren ze van elkaar, beschikken ze over meer kennis, kunnen ze beter innoveren en gaan ze oplossingsgerichter te werk.
Het klinkt misschien als een onnodig detail, maar check vooraf of de mensen die je in je projectgroep wilt ook echt beschikbaar zijn gedurende het hele traject.
Is het projectteam van start gegaan? Mooi! Nu begint het echte werk. Het is voor ieder werkplekteam belangrijk om de volgende punten in het achterhoofd te houden.
De eerste stap dient altijd het vaststellen van de scope te zijn. Door het waarom, wat en hoe van het project te bepalen, ontstaat een holistisch beeld. Wat moeten we allemaal doen om onze doelen te bereiken?
Stel je een roadmap op, dan kunnen alle afdelingen op een gecoördineerde manier toewerken naar de gestelde doelen. Daarvoor moet je een aantal vragen stellen aan iedere betrokken afdeling. De belangrijkste: hoe ga je de technologie gebruiken om de digitale ervaringen, productiviteit en creativiteit van medewerkers te verbeteren?
Gebruikersadoptie is, zoals eigenlijk bij alle technologische projecten, één van de belangrijkste sleutels tot uiteindelijk succes. Het projectteam moet het goede voorbeeld geven door medewerkers via verschillende kanalen te informeren over het project.
Ook het trainen van medewerkers helpt om de adoptie te vergroten. Zowel bestaande als nieuwe medewerkers moeten een specifieke digitale werkplektraining krijgen. Onderdeel daarvan is een uitleg waarom voor deze technologie is gekozen en wat de voordelen voor zowel medewerkers als de organisatie zijn. Ook moet er voldoende documentatie beschikbaar zijn.
Voordat de digitale werkplek live gaat, moet goed worden nagedacht over verschillende governance-aspecten. Door zaken als informatiemonitoring, het opstellen van beleid en het optuigen van crisismanagement levert de digitale werkplek maximale connectiviteit en samenwerkingsmogelijkheden op, terwijl risico's zoveel mogelijk worden ingedamd.
Een adaptieve digitale werkplek zoals Workspace 365 biedt alle applicaties, documenten, informatie, data en taken aan in één omgeving. In plaats van dat je zelf tussen alle apps, documenten en data op zoek moet naar de juiste informatie, evolueert Workspace 365 naar een zelf navigerende werkplek die al jouw medewerkers door de dag leidt. Met alle informatie die zij nodig hebben, vanaf elk apparaat en waar je medewerkers ook zijn.
Tuurlijk, het vraagt een zekere investering qua tijd en middelen om de ideale projectgroep samen te stellen en die zo grondig mogelijk zijn werk te laten doen. Maar later gaat zich dat dubbel en dwars uitbetalen. In hogere productiviteit, maar ook in fijnere en toekomstgerichte technologie-ervaringen, gelukkigere medewerkers, minder verzuim en minder personeelsverloop. Tot slot zorgen de sociale functionaliteiten voor meer betrokkenheid en betere banden tussen collega's.