Pak je online samenwerken niet goed aan? Dan wordt de communicatie stroperig, raken medewerkers gefrustreerd, ontstaat er een kloof tussen thuis- en kantoorwerkers en voelen thuiswerkers zich achtergesteld of buitengesloten. De volgende tips en tools helpen je om online samenwerken tot een succes te maken.
Eindeloze meetings, het gebruik van papieren documenten, niet (op tijd) beschikken over bepaalde informatie of bestanden: door dit soort nadelen van het traditionele werken zijn we online samenwerken als sneller en slimmer gaan zien. Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat drie kwart van de ondervraagden gelooft dat online collaboration tools voor minstens 20 tot 25 procent meer productiviteit zorgen.
Niet goed nadenken over online samenwerken levert de volgende uitdagingen op:
Als virtueel samenwerken niet goed wordt geregeld, bestaat de kans dat verschillende tools voor hetzelfde doel worden gebruikt. Zo kan het voorkomen dat het ene team voor projectmanagement Asana gebruikt en het andere Trello. Niet handig als er samengewerkt moet worden. Niet alleen ontstaan er zo silo's tussen teams en medewerkers, ook leidt het tot productiviteitsverlies en onnodige (tijds)investeringen voor IT.
Zeker wanneer met traditionele (niet-online) tekstbestanden en spreadsheets wordt gewerkt, gebeurt er het nogal eens dat er verschillende versies van documenten in omloop zijn.
Gebrekkige communicatie
De communicatie verslechtert wanneer mensen niet (goed) gebruikmaken van collaboration tools en/of wanneer er geen goede afspraken zijn gemaakt over de communicatietools. Een complicerende factor: online heb je minder mogelijkheden voor non-verbale communicatie. Face to face signaleer je bijvoorbeeld makkelijker dat een collega weliswaar akkoord gaat, maar met grote tegenzin.
Wanneer mensen remote werken, elkaar onvoldoende fysiek treffen en collaboration tools niet goed worden gebruikt, kunnen collega's niet precies van elkaar weten waar ze mee bezig zijn en wat er allemaal speelt.
Keer op keer wordt het bewezen: op sociaal vlak kan online communicatie zijn real-life tegenhanger niet volledig vervangen. Bij te weinig fysieke ontmoetingen voelen mensen zich minder verbonden met collega's en het bedrijf (en ontstaan er sneller misverstanden).
Tegenover alle uitdagingen staan gelukkig meer dan voldoende tips en tools om deze valkuilen te ontwijken. Laten we beginnen met de tips:
Online samenwerken betekent dat je ook online moet vergaderen. Een bekend probleem is dat online vergaderaars zich minder betrokken voelen dan hun collega's op kantoor. Creëer daarom een zogeheten level playing field. In zo'n gelijk speelveld zit iedereen op kantoor aan een eigen laptop (en liefst ook in een eigen ruimte).
Hoeven jullie niet per se te overleggen maar moet er vooral informatie uitgewisseld worden? Schrap dan de vergadering en grijp naar project management- of instant messaging-tools. Dit is efficiënter en geeft meer flexibiliteit.
Hoe belangrijk tools voor bijvoorbeeld online collaboration en instant messaging ook zijn, het is belangrijk om elkaar regelmatig te spreken. Zowel online als in real life. Zo ontstaat er namelijk een dieper interactieniveau. Nog een tip: plan altijd iets langer in voor online vergaderingen, zodat je achteraf kunt napraten over zowel zakelijke als persoonlijke kwesties. Zie dit als een investering in medewerkerswelzijn en productiviteit.
Bij online samenwerken zijn duidelijke afspraken belangrijk omdat de zaken wat minder een natuurlijk verloop nemen dan op kantoor. Maak bijvoorbeeld afspraken over vaste kantoordagen, welke communicatiemiddelen waarvoor worden gebruikt, hoe conflicten worden opgelost, op welke wijze besluiten worden genomen en of er een level playing field bij vergaderingen geldt. Het is belangrijk dat iedereen zich prettig voelt bij de afspraken, want ieder team en elke medewerker heeft zijn eigen wensen en behoeften.
Online komt de bedrijfscultuur moeilijker tot stand. Managers doen er daarom verstandig aan om na te denken over de vraag hoe online samenwerken zich verhoudt tot de bedrijfscultuur, het goede voorbeeld te geven bij het uitdragen van de cultuur en te zorgen voor beleid en evenementen die de cultuur creëren en in stand houden.
Tools zijn een belangrijke technologische basis onder efficiënt en effectief online samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
Het is een pre als je beschikt over een goed documentmanagementsysteem (DMS) voor het verzamelen, traceren, sorteren en opslaan van elektronische documenten zoals tekstbestanden, afbeeldingen, PDF's en gedigitaliseerde papieren documenten. Dit zorgt er namelijk voor dat medewerkers altijd beschikken over de juiste en meest actuele bestanden.
Workspace 365 gebruikt bijvoorbeeld SharePoint, OneDrive en de netwerkschijf als basis voor een gebruiksvriendelijk DMS, waarbij alles wordt getoond binnen één documentenapplicatie.
Daarop aansluitend: gedoe met verschillende versies van documenten die in omloop zijn kun je voorkomen via SaaS-tools voor het real-time samenwerken in bestanden. Er is dan maar één versie van het document, dat altijd up-to-date is. Bovendien kun je live zien welke aanpassingen je collega's doen. Dit kan bijvoorbeeld met de Office-applicaties van Microsoft 365.
Een belangrijke tool voor zowel de communicatie als de sociale interactie is een intranet. Moderne intranetten zijn sociaal, interactief en persoonlijk en te integreren met allerlei andere bedrijfsapplicaties. Ze bevatten bijvoorbeeld functionaliteiten als nieuwsvoorziening, contactinformatie, gecentraliseerde toegang tot documenten, samenwerkingsmogelijkheden, kalenders en planningssystemen.
Daarnaast kun je nadenken over tools waarmee je online kunt socializen. Creëer bijvoorbeeld sociale communities in Yammer. En natuurlijk kun je een vrijdagmiddagborrel organiseren via Teams, maar voor een next-level virtuele meeting kun je elkaar ook treffen in de metaverse dankzij een tool als Mibo.
Een belangrijke tool die veel van de bovenstaande tools kan integreren is - zoals we hierna zullen uitleggen - een digitale werkplek zoals Workspace 365. Middels een digitale werkplek kun je er ook voor zorgen dat iedereen dezelfde tools gebruikt.
In Workspace 365 worden alle applicaties, informatie, documenten, processen, taken en het intranet samengevoegd en gepersonaliseerd aangeboden binnen één omgeving. Dat geldt niet alleen voor cloud- of webapplicaties: ook legacy-systemen en remote desktops kunnen worden geïntegreerd.
Binnen de Activiteitenfeed kun je de belangrijkste taken en notificaties integreren. Daardoor kunnen medewerkers efficiënter informatie verwerken en sneller taken uitvoeren zonder de digitale werkplek te verlaten.
Bovendien kunnen taken, informatie en processen voor zowel individuen als groepen gebruikers uit externe systemen worden gehaald en slim worden aangeboden, op een manier en moment waarop ze relevant zijn. Een hoge mate van personalisatie is mogelijk: wat er wordt getoond op het dashboard, is afhankelijk van onder andere iemands rol, locatie, netwerk en apparaat.
Tot slot maakt Workspace 365 het mogelijk om het intranet en losse intranetelementen te integreren binnen de digitale werkplek (of omgekeerd).