In elke digitale werkplek moet je ervoor zorgen dat mensen het juiste niveau van toegang tot applicaties hebben. Wanneer deze 'autorisaties' juist zijn, ben je in staat om een werknemer snel in te werken, je verbetert de dagelijkse werkzaamheden en houdt de beveiligingsstandaarden in stand. Autorisaties zijn niet eenduidig voor elke applicatie en er kan veel in detail worden getreden. Daarom gaan wij kijken naar een aantal aspecten van autorisatiebeheer. We vertellen waarom het belangrijk is, delen enkele praktische tips voor het schrijven van een 'delegatie van bevoegdheden' matrix, en andere kritische factoren die je kunt overwegen.
Autorisatiebeheer kan worden beschouwd als de aanpak en de werkwijzen die worden toegepast om ervoor te zorgen dat mensen het juiste niveau van toegang tot verschillende applicaties hebben, zodat ze hun rol kunnen uitvoeren en ondertussen de integriteit van het organisatie- en IT-beleid met betrekking tot veiligheid, privacy van gegevens en meer te behouden.
We hebben onlangs gekeken naar het beheer van rechten en toegang tot een digitale werkplek. Er zijn een aantal redenen vastgesteld waarom een robuuste aanpak op dit hele gebied, inclusief het beheer van autorisaties, belangrijk is:
Daarnaast kan een applicatie een aantal licentievoorwaarden hebben met betrekking tot bijvoorbeeld het aantal personen dat gemachtigd is om volledig toegangsbeheerder te hebben, en dit moet mogelijk ook strak worden beheerd.
Er zijn meerdere factoren die moeten worden overwogen om te helpen bij het definiëren van de details van de autorisatie die je voor verschillende apps instelt. Dit zijn:
Dit alles klinkt misschien complex en gedetailleerd, maar zodra je de details van je autorisatiebeheer doorloopt, is het eenvoudiger dan je denkt. Een goede plek om te beginnen is met het concept van de "delegatie van bevoegdheden" om de niveaus van de toegangsrollen uit te werken die nodig zijn, en vervolgens een autorisatiematrix te definiëren.
In bredere zakelijke zin is een "delegatie van bevoegdheden" een beleid of een controle, meestal geschreven als een verklaring, die de verantwoordelijkheden en het niveau van de bevoegdheden van een bepaalde rol bepaalt.
Met name wat betreft de bedrijfsprocessen en taken die zij kunnen uitvoeren en de beslissingen die zij kunnen nemen. Deze worden bijvoorbeeld gebruikt om het bedrijfsbestuur te waarborgen en het bedrijfsrisico tot een minimum te beperken.
Het delegeren van bevoegdheden is een nuttig concept om te overwegen bij het uitwerken van de autorisaties die je in bepaalde applicaties toekent.
Een van de megatrends van de afgelopen twee decennia in de manier waarop de IT-afdelingen de rest van de organisatie ondersteunen, is hoe steeds meer macht geleidelijk aan is overgedragen in de hele organisatie. Deze decentralisatie van de IT heeft ertoe geleid dat nu power users, lokale beheerders en zelfs eindgebruikers in de hele organisatie bevoegd zijn om steeds meer taken en operaties uit te voeren.
Zo kan een power user op een bepaalde applicatie binnen een specifiek team geautoriseerd worden om samenwerkingssites op te zetten en gebruikers uit te nodigen om zich bij hen aan te sluiten. In grotere, complexere en wereldwijd opererende bedrijven gebeurt deze 'decentralisatie' soms op meerdere niveaus, waarbij centrale IT-teams, lokale IT-teams in een bepaald land en vervolgens power users, allemaal geautoriseerd zijn om verschillende taken uit te voeren.
Het beleid van 'wie kan wat doen' voor elke applicatie kan worden gekoppeld aan een 'delegatie van bevoegdheden', waarbij je bepaalt welke rollen in de organisatie bevoegd zijn om welke taken binnen een bepaalde applicatie uit te voeren, de verantwoordelijkheid effectief delegeert vanuit de centrale IT en het beheer, en mensen en de business vertrouwt en in staat stelt om applicaties te beheren en te gebruiken.
Als je dus tijd besteedt aan het definiëren van een delegatie van bevoegdheden voor verschillende rollen, kan je vervolgens de specifieke rechten voor verschillende applicaties uitwerken die voor die rollen moeten worden gedefinieerd.
Realistisch gezien zullen de centrale IT- en digitale werkplek teams moeten samenwerken met lokale zakelijke belanghebbenden en contacten in de hele organisatie. Hier kan het hebben van een template in Word of Excel, dat helpt bij het in detail delegeren van bevoegdheden voor verschillende rollen over verschillende divisies, helpen. Dit zou moeten omvatten:
Verschillende apps zullen verschillende niveaus van rechten hebben, afhankelijk van wat ze doen, maar op een hoog niveau kan dit zijn:
Uiteraard zullen deze verschillen van organisatie tot organisatie, en van toepassing tot toepassing. De elementen die belangrijk zijn om te overwegen in al het bovenstaande:
Als je al deze informatie hebt, kun je het allemaal samenbrengen in een autorisatiematrix of delegatie van autorisatiematrix, wat betekent dat je de benodigde autorisaties voor elke app kunt matchen met de rollen in elke divisie. Voor een centraal IT- of digitaal werkplek team hoef je wellicht alleen de toegang op hoger niveau vast te leggen, omdat de toegang op lokaal niveau wordt bepaald door lokale beheerders.
Dus, ook al klinkt wat we in dit artikel hebben beschreven potentieel complex en zeer gedetailleerd, je autoriteitsmatrix zal waarschijnlijk veel eenvoudiger zijn wanneer je het daadwerkelijk in detail beschrijft.
Vaak heb je bijvoorbeeld voor de meeste taken gewoon een aantal lokale beheerders of power users.
Onze ervaring is dat de matrix meestal het best wordt vastgelegd op een spreadsheet. Je kunt verschillende tabbladen hebben voor elke toepassing. Er is geen standaardformaat, maar een sheet kan wel vastleggen:
Verschillende benaderingen kunnen je helpen om je aanpak van het autorisatiebeheer te verduurzamen. Dit zijn:
Omdat we het belang van autorisatiebeheer erkennen, hebben we dit geintegreerd in Workspace 365, ook hebben we dit recentelijk behandeld in ons artikel over het beheer van applicaties. Workspace 365-instellingen hebben de granulariteit die past bij het detail van je autorisatiematrix.
Het is bijvoorbeeld heel eenvoudig om in te stellen wie toegang heeft tot een bepaalde app die via Workspace 365 toegankelijk is. In de App Store heeft elke individuele app instellingen, waaronder de Conditional Access-functie, waarmee IT-teams op basis van verschillende criteria, zoals apparaattype of netwerk, beleid kunnen instellen met betrekking tot de toegang tot een individuele app.
In Workspace 365 zijn er ook robuuste controls over wie de verschillende aspecten van elke werkplek kan controleren. Rechten kunnen eenvoudig worden ingesteld voor verschillende mogelijkheden, waaronder de mogelijkheid om je eigen werkplek te bewerken, apps te maken in de app store, aankondigingen te maken en te beheren, enzovoort.
Autorisatiebeheer kan vrij gedetailleerd en complex zijn, maar met behulp van de juiste tools en benaderingen kan het veel eenvoudiger zijn. Het gebruik van een autorisatiematrix op basis van delegatie van bevoegdheden is een goede plek om te beginnen.