De uitdagingen die zorgorganisatie Waardeburgh tackelde met een digitale werkplek

Waardeburgh kampte met een groot aantal digitale uitdagingen, zoals een verouderde Citrix-omgeving waardoor medewerkers niet overal, altijd en op ieder apparaat konden werken. Met hulp van Aspect ICT is de zorgorganisatie gemigreerd naar Microsoft 365, getransformeerd naar de cloud en overgestapt naar Workspace 365. Daardoor beschikken medewerkers over één omgeving voor alle applicaties, communicatie en informatie. Gevolg? Niet alleen werken ze slimmer, fijner en efficiënter, ook en vooral houden ze meer tijd over voor hun kerntaken. En dus voor de cliënten.

Moderne digitale werkplek voor eigentijdse zorgorganisatie

Stichting Waardeburgh is een zorgorganisatie met ruim 900 medewerkers en 600 vrijwilligers. Vanuit vier zorgcentra én bij cliënten thuis wordt zorg voor ouderen geboden, waarbij het doel is om mensen zo lang mogelijk zelfstandig te laten zijn.

Met name voor de zorgverleners en andere remote medewerkers is het van belangrijk dat zij overal, altijd en vanaf ieder device de applicaties en informatie die ze nodig hebben voor hun werk kunnen gebruiken en raadplegen. De oude Citrix-omgeving voldeed niet, uiteindelijk koos Waardeburgh Aspect ICT als partner voor het migreren naar Microsoft 365, het transformeren naar de cloud en het integreren van de digitale werkplek Workspace 365.

De uitdagingen van Waardeburgh

Waardeburgh kampte – zoals in feite iedere zorgorganisatie in Nederland – met een aantal uitdagingen die fikse eisen stelden aan de nieuwe werkplekomgeving. Naast de vele verschillende typen medewerkers kent Waardeburgh ook een hoog personeelsverloop én wilde het gemakkelijk op en af kunnen schalen, zowel qua applicaties als gebruikers.

Belangrijkste functionaliteiten

De volgende functionaliteiten en kenmerken van Workspace 365 zijn de belangrijkste sleutels tot succes geweest voor tevredenere en productievere medewerkers, een efficiëntere organisatie en een hogere return on investment (ROI) op de IT-omgeving:

Alles op één plek

Belangrijk voor alle typen medewerkers van Waardeburgh is dat zij alle applicaties, communicatie, informatie én processen vanuit één plek kunnen benaderen. Webgebaseerd, vanaf ieder apparaat. Belangrijk daarbij is dat Workspace 365 meer is dan alleen een applicatieportaal, zo kunnen medewerkers direct vanuit de werkplek alle informatie opzoeken, taken verrichten en gegevens vanuit systemen en het intranet in één oogopslag raadplegen.

Op maat gemaakt en gepersonaliseerd

Zouden medewerkers álle tools en informatie zien in hun werkplek? Dan zou dit contraproductief zijn en een hoop stress opleveren. Workspace 365 biedt juist een op maat gemaakte en gepersonaliseerde ervaring voor gebruikers, gebruikersgroepen en zelfs situaties, waarbij verschillende Gedeelde ruimtes zijn opgezet voor gebruikersgroepen. Voor personalisatie wordt ook gebruik gemaakt van Voorwaardelijke toegang (Conditional Access). Oftewel: de toegang tot en zichtbaarheid van specifieke applicaties en informatie verandert op basis van onder andere het apparaat, het netwerk en de browser. De werkplek past zich dus automatisch aan specifieke situaties aan.

Veilige en gemakkelijke toegang via Single Sign-On

Het is een grote ergernis van veel zorgmedewerkers: om hun werk te kunnen doen, hebben ze een breed scala aan wachtwoorden nodig. Waardeburgh-medewerkers hebben dankzij Workspace 365 slechts één wachtwoord (en een aanvullende authenticator) nodig. Dit is een enorme verbetering op security-vlak én geeft medewerkers meer gemoedsrust.

Simpelere processen en verhoogde productiviteit

Workspace 365 is veel meer dan een portaal waarmee in één klik een applicatie kan worden geopend. Via Micro Apps zijn bijvoorbeeld tal van bedrijfsprocessen direct in te zien en af te handelen vanuit de digitale werkplek. Denk aan het openen van tickets, het raadplegen van roosters en het zoeken en openen van informatie zoals cliëntendossiers of zorgprotocollen. Naast gebruikelijke micro-applicaties voor bijvoorbeeld e-mail en agenda heeft Waardeburgh ook onder meer micro-appintegraties met Vilans KICK voor snelle toegang tot protocollen en beleid en met Nedap Ons voor directe toegang tot klantdata en roosters.

Geïntegreerd intranet

Waardeburgh heeft het intranet geïntegreerd in Workspace 365 om communicatie met en betrokkenheid van zorgverleners en medewerkers op afstand te optimaliseren. Via de Hub (Mededelingscentrum) zien ze bijvoorbeeld bedrijfsnieuws, succesverhalen, beleidsveranderingen of HR-nieuws, dat organisatiebreed of juist met specifieke groepen of individuen kan worden gedeeld.

Algemene zoekfunctionaliteit

Simpel maar oh zo doeltreffend: in de header van de werkplek zit een zoekbalk, waarmee medewerkers de hele digitale werkplek kunnen doorzoeken op applicaties en informatie. Nadat alle documenten van Waardeburgh zijn gemigreerd naar de cloud, is ook de content van alle documenten met één handeling te doorzoeken.

Maximaliseren waarde Microsoft 365

Microsoft 365 kent zijn weerga niet wat betreft het aantal functionaliteiten, maar kan juist daardoor soms ook als ingewikkeld of overweldigend worden ervaren. Workspace 365 is een eenvoudige laag eroverheen waardoor alle functionaliteiten op een simpele manier worden aangeboden. Dit verhoogt de gebruikersadoptie en maximaliseert de waarde van Microsoft 365.

Ontdek de case study: een toekomstgerichte werkplek voor Waardeburgh

De vele voordelen voor organisatie, medewerker en cliënt

De implementatie van Workspace 365 heeft een hoop voordelen voor Waardeburgh. We noemen de belangrijkste.

Medewerkers: meer focus op kerntaken, beter geïnformeerd

De grootste impact heeft de oplossing op medewerkers. Zij kunnen nu overal, altijd en op ieder apparaat werken, meer focussen op hun kerntaken en productiever werken. Zorgverleners kunnen bijvoorbeeld tijd besparen in cruciale situaties omdat ze via één dashboard onder meer protocollen, patiëntinformatie en hun werkschema kunnen opzoeken. Door de bank genomen bespaart dit Waardeburgh-medewerkers zo’n half uur per dag.

Daarnaast zijn medewerkers beter geïnformeerd en meer betrokken, met name door integratie van het Mededelingscentrum in het dashboard. Meteen als ze hun werkdag beginnen, zien ze bijvoorbeeld bedrijfsnieuws of interne updates van hun afdeling.

Tot slot: Workspace 365 vergroot ook de zelfredzaamheid van medewerkers omdat ze makkelijker zelf alle informatie kunnen vinden via onder meer de zoekfunctie en supportpagina.

Wendbare organisatie

Belangrijk voor Waardeburgh is dat het heeft gekozen voor een oplossing die een wendbare IT-omgeving en dus business agility creëert en daardoor een toekomstbestendige aanpak garandeert. Het platform is vendor agnostisch. Ongeacht de onderliggende technologie waarvoor de zorginstelling kiest, de gebruiksvriendelijke interface blijft altijd hetzelfde.

Compliance

Met name in de zorg is compliance van het allergrootste belang. Hiervoor was het moeilijk voor Waardeburgh-medewerkers om snel protocollen en beleid te vinden. Mede dankzij de integratie van de Vilans KICK-protocollen kunnen medewerkers nu, bijvoorbeeld via de algemene zoekfunctie, snel en simpel de juiste protocollen en beleidsregels vinden.

Meer tijd, middelen en budget voor IT

De introductie van Workspace 365 heeft een grote impact op de IT-afdeling van Waardeburgh. Zo kunnen ze meer businesswaarde leveren en bijdragen aan organisatorische doelen door bedrijfsprocessen te optimaliseren en zowel de medewerkerstevredenheid als productiviteit te verhogen. Niet alleen beschikt IT nu over een kostenefficiëntere omgeving, ook zijn ze minder tijd kwijt aan het oplossen van supporttickets en het updaten en onderhouden van de IT-omgeving. Resultataat? Ze kunnen meer focussen op belangrijkere projecten én op het innovatiever en toekomstbestendiger maken van de organisatie.

Boost voor de interne communicatie

Door bijvoorbeeld het Mededelingscentrum, dat integraal onderdeel is geworden van de digitale werkplek, en door de notificaties in de Activiteitenfeed zien medewerkers meteen het laatste nieuws. Waardeburgh kan zelfs pop-ups tonen voor echt belangrijke informatie. Daardoor is de interne communicatie effectiever en het bereik groter geworden binnen de organisatie.

ROI en minder personeelsverloop

Last but not least: de transitie van Citrix naar Workspace 365 met Microsoft 365-licenties en de verhoogde efficiëntie en productiviteit leveren een veel betere ROI op. Daarnaast is de verwachting dat de digitale werkplek op termijn de werkdruk vermindert, de productiviteit verhoogt, een optimale digital employee experience oplevert en daarmee dus ook zorgt voor minder personeelsverloop.

Lessons learned en best practices

Waardeburgh en Aspect ICT hebben een aantal slimme best practices toegepast en waardevolle lessen geleerd tijdens het hele implementatietraject. Doordat het intuïtieve design van de werkplek werd gecombineerd met de inzet van instructievideo’s en on-site support, is verzekerd dat medewerkers snel en eenvoudig aan de slag konden.

Een belangrijk aandachtspunt bij het ontwikkelen en uitrollen was dat niet alleen de IT-afdeling betrokken zou zijn bij het digitale werkplekproject. Integendeel: van meet af aan zijn mensen uit alle lagen en disciplines van Waardeburgh betrokken geweest. De wensen en behoeften van zowel eindgebruikers als allerlei soorten stakeholders vanuit verschillende afdelingen zijn als input genomen. Samenwerking op peer-to-peer basis was daarbij het uitgangspunt.

Met als resultaat een digitale werkplek die niet alleen voldoet aan alle wensen en vereisten, maar die ook vanaf de eerste fase van de uitrol op maximale adoptie kon rekenen.

Vele mogelijkheden in de toekomst

Nu Workspace 365 is geïmplementeerd, blijft Waardeburgh de blik op de toekomst houden. Mede dankzij de vendor agnostische architectuur van het platform kan Waardeburgh de werkplek blijven verbeteren en aanpassen. Momenteel integreert Waardeburgh bijvoorbeeld het interne documentmanagementsysteem van de fileserver naar de cloud.

In andere woorden: Workspace 365 als digitale werkplek staat als een huis, maar Waardeburgh zal altijd blijven kijken hoe de digitale oplossing voor nóg meer meerwaarde voor medewerkers, de organisatie, vrijwilligers en natuurlijk cliënten kan blijven zorgen.