Hoewel tientallen artikelen je misschien van het tegendeel proberen te overtuigen, is het intranet niet dood. Integendeel: het hebben van een modern intranet is nu belangrijker dan ooit. Het kan er echter anders uitzien dan het traditionele statische intranet dat je wellicht gewend bent. De rol is veranderd en het moderne intranet zelf is ermee meegegroeid.
In dit artikel gaan we dieper in op deze rol en hoe jouw intranet er binnenkort uit zal zien - als je het goed aanpakt. En om dat te kunnen doen, moet je wellicht de manier veranderen waarop je IT- en communicatieafdelingen samenwerken. Laten we verder kijken naar het intranet van de (nabije) toekomst!
Als een rups zich terugtrekt in zijn cocon en als een vlinder tevoorschijn komt, betekent dit niet dat de rups dood is. Hij is gewoon veranderd. En met zijn mooie vleugels en vliegkunsten is het veilig om te zeggen dat hij een upgrade heeft gehad.
Het is hetzelfde voor het intranet. Het is al een tijdje niet meer dat statische doolhof van hyperlinks en verouderde bestanden. Nou ja, in de meeste gevallen (en als dat van jou wel zo is, heb je het niet bijgehouden. Je moet je meer zorgen maken over de staat van je intranet).
In de loop van het afgelopen decennium is het intranet meer een sociaal netwerk geworden. Er is meer samenwerking en meer interactie. Het wordt niet alleen gebruikt om informatie te verzenden, maar ook om deze uit te wisselen.
Nu is de vlinderanalogie hier niet echt meer van toepassing, aangezien de vlinder niet terug in een cocon gaat en tevoorschijn komt als, laten we zeggen, een imponerende draak. Of in ieder geval een grote vogel. Maar dat is wat er gebeurt met het intranet. Het maakt zijn volgende evolutie door.
De kloof tussen het intranet en de digitale werkplek wordt kleiner en ze nemen allebei steeds meer van elkaars eigenschappen over. Het evolueert langzaam maar zeker naar een nieuwe hybride vorm. Maar hoe komt dat? En nog belangrijker: waarom zou het jou iets kunnen schelen?
Het zou je iets moeten schelen om dezelfde redenen dat je jouw 'flip-phone' hebt ingeruild voor een smartphone: omdat het de toekomst is. Je kunt je concurrenten en klanten eenvoudigweg niet bijhouden met je flip-phone-technologie in een smartphonewereld.
Maar naast het feit dat het uiteindelijk nodig is om je bedrijf te laten overleven, heeft het ook veel voordelen. Met dit nieuwe hybride 'intranet' kun je meer waarde halen uit zowel je intranetinspanningen als -investeringen. Dat is interessant voor zowel IT als communicatie, en van operationeel niveau tot management (en zelfs C-Suite) niveau. Ik zal je vertellen waarom - en hoe.
Bedrijfssilo's zijn niet meer van deze tijd. Organisaties in de meer volwassen stadia van digitale transformatie zijn plat, met multifunctionele teams en vrije informatiestromen. Wat betekent dat teams tegenwoordig eigenlijk moeten weten wat andere teams doen, en zich erom bekommeren, omdat ze allemaal naar dezelfde hoofddoelen werken.
Dat betekent niet dat teams of afdelingen geen eigen doelen hebben. Het betekent gewoon dat de doelen beter op elkaar zijn afgestemd en vaak holistischer zijn en bijdragen aan de doelen die op organisatieniveau worden gesteld.
De IT-afdeling kan bijvoorbeeld doelen hebben zoals het verhogen van de uptime en het verbeteren van de tevredenheid van voltooide supporttickets, maar werkt nu ook meer aan het gebruik van IT om de productiviteit en tevredenheid van medewerkers te verbeteren.
Hetzelfde geldt voor de afdeling Communicatie. Waar traditioneel de nadruk lag op zaken als het vergroten van de zichtbaarheid van corporate communicatie-inspanningen, zijn zij ook steeds meer betrokken bij het versterken van de bedrijfscultuur, medewerkersbetrokkenheid en het ondersteunen van samenwerking.
Zoals je misschien hebt gemerkt, kunnen deze grotere doelen waar afdelingen zich op focussen nogal wat overlappen. Een sterkere bedrijfscultuur kan bijvoorbeeld substantieel bijdragen aan de productiviteit van de medewerkers, en vice versa.
Dit betekent dat IT en communicatie steeds dichter bij elkaar komen en samenwerken om dezelfde grotere doelen te bereiken. Of dat zouden ze tenminste moeten doen. Naarmate de lijnen tussen hun doelen vervagen, vervagen ook de lijnen tussen de tools die ze graag gebruiken om ze te bereiken.
Welke tools zijn dat, vraag je je misschien af? Oh, de titel hierboven verraadde het al.
Traditioneel was het intranet de verantwoordelijkheid van de afdeling Communicatie en de IT-afdeling voor het applicatieportaal. Wellicht is er enige overlap geweest, want het intranet is immers een technologisch hulpmiddel in de kern. Maar over het algemeen zouden beide vrijwel op hun eigen kleine eilanden opereren.
We hebben helaas ook gezien dat de kleine overlap die ze eerder hadden een nog grotere kloof veroorzaakte, als de IT-afdeling besloot over alle tools voor communicatie (omdat ze vallen onder 'technologie') en communicatie gewoon blij moest zijn met alles wat ze kregen. We kunnen gerust zeggen dat ze in veel gevallen niet daadwerkelijk blij waren.
Maar nu de doelen van de twee steeds dichter bij elkaar komen, geldt dat ook voor het intranet en de digitale werkplek. Of beter gezegd: ze voegen samen.
Het is gewoon logisch, toch? Als twee dingen zoveel overlappen en zo met elkaar verbonden zijn, waarom zou je ze dan überhaupt scheiden? Waarom zou je ze niet verenigen in één nieuw soort platform?
Eén waar bedrijfsaankondigingen pal naast het bedrijfsbeleid en applicaties staan en waar bedrijfsprocessen naast samenwerkingsprocessen, projecten en documenten bestaan.
Eén waarmee IT doelen kan realiseren zoals verhoogde productiviteit, hogere efficiëntie en aanzienlijke tijdwinst met geautomatiseerde processen, en die communicatie kan gebruiken om doelen te bereiken zoals verbeterde samenwerking en interne communicatie, evenals het verhogen van de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid.
En over werknemers gesproken ...
Hoewel ik hier in dit artikel niet in detail op in zal gaan, wil ik je er wel op wijzen dat het meeste van wat de afdelingen Communicatie en IT doen, draait om de eindgebruiker; de medewerkers, degenen die deze nieuwe hybride intranet/werkplek daadwerkelijk gaan gebruiken. Dus dit zou hen een zeker voordeel op moeten leveren, toch?
Het enige dat ik er nu over zal zeggen, is dat het inderdaad zeker zo is. Want als het geen zin heeft dat deze overlappende platforms gescheiden zijn voor degenen die ze beheren, geldt dit zeker niet voor degenen die er gebruik van maken. Door het intranet en de digitale werkplek te verenigen, krijgen ze een vereenvoudigde werkervaring met één startpunt en één plek om naartoe te gaan.
Als dit artikel een nieuw perspectief op het intranet en de digitale werkplek introduceert, of het klinkt allemaal bekend maar het komt niet tot uiting in je organisatie, dan heb je wellicht wat werk aan de winkel om jouw intranet toekomstbestendig te maken.
Waar te beginnen? Dat hangt helemaal af van waar je nu bent. Om te bepalen waar dit precies is, wil je misschien je eigen maturity model opzetten voor de moderne digitale werkplek. Dit zal je helpen bepalen waar je nu bent en hoe ver dat is van waar je moet zijn. En als je dit weet, kun je de stappen bepalen die nodig zijn om daar te komen.
Dus, hoe moeten we deze nieuwe hybride intranet / digitale werkplek noemen?
Nou, ik weet niet hoe jij het noemt, maar wij noemen het de adaptive workspace. Een naam die we Workspace 365 hebben gegeven, niet alleen omdat het alles combineert (en je het zeer aanpasbaar is - snap je? 'Adaptive'!) Alles wat je nodig hebt van zowel de digitale werkplek als het intranet, maar ook van de oude en nieuwe IT-wereld (denk aan lokaal, web en hosted). En natuurlijk omdat het zich aanpast aan je apparaat, locatie, browser en meer.