Hoe kun je je bedrijfscontinuïteit verbeteren met een intranet?

Het thema bedrijfscontinuïteit is bij veel organisaties hoger op de agenda komen te staan sinds de coronacrisis. De combinatie van een cloud-migratie en een intranet dat wordt geïntegreerd in een digitale werkplek betekent een enorme boost voor de bedrijfscontinuïteit, zo leggen we uit in dit artikel.

Functionerende business bij rampspoed

Cyberdreigingen zoals ransomware en hacks, pandemieën, natuurrampen, verbindingen die uitvallen door storingen: er zijn tal van dreigingen voor de continuïteit van je business. In een onderzoek van Gartner in maart 2020 gaf slechts 12 procent van de bedrijven aan goed voorbereid te zijn op een crisis zoals de coronacrisis. Corona was voor de meeste bedrijven een eyeopener: sindsdien zijn ze serieus aan de slag gegaan met hun bedrijfscontinuïteit.

Bedrijfscontinuïteit betekent dat je ervoor zorgt dat je business continu blijft functioneren, zelfs bij incidenten of rampen. Daarvoor moet je een bedrijfscontinuïteitsplan opstellen, waarin wordt uitgewerkt hoe je organisatie veerkrachtig wordt en blijft. Veel bedrijven combineren een bedrijfscontinuïteitsplan met een incident response plan (dat toeziet op de reactie op incidenten, storingen, cybercriminaliteit en gegevensverlies) en een disaster recovery plan (waarin wordt vastgelegd hoe de ICT-organisatie zich kan herstellen na een ramp).

Cloud: basis voor solide bedrijfscontinuïteit

Bekende voordelen van de cloud zijn natuurlijk efficiëntie, flexibiliteit en kostenbesparingen door pay per use. Maar de cloud heeft nog meer pluspunten, die van cruciaal belang zijn voor de bedrijfscontinuïteit:

Overal en altijd toegang

Of mensen thuis moeten werken door een pandemie of niet naar kantoor kunnen door een brand, een groot voordeel van de cloud is dat mensen overal en altijd bij hun applicaties en data kunnen.

Hoge mate van security

Mede door het secure by design-ontwerp is de cloud over het algemeen veiliger dan applicaties en data op eigen servers. Daardoor is de kans kleiner dat systemen uitvallen of data verloren raakt, wat de bedrijfscontinuïteit natuurlijk ten goede komt.

Betere fysieke veiligheid

Overstroming, brand, diefstal: servers bij jou op locatie ('on-prem') zijn kwetsbaarder dan de servers van een cloud-provider in een datacenter, aangezien de fysieke beveiliging daarvan doorgaans state-of-the-art is.

Automatische back-ups

In de cloud wordt data real-time (of in ieder geval zeer frequent) geback-upt. Gaat er iets mis, bijvoorbeeld door een grootschalige cyberaanval? Dan beschik je bij wijze van damage control altijd nog over een recente back-up. Mede hierdoor kan de recovery-tijd bij cloud-gebaseerde diensten vaak worden teruggebracht tot slechts enkele minuten.

Makkelijke failover

Nog een geval van damage control: bij cloud-diensten is er direct apparatuur beschikbaar die de services overneemt in het geval dat de primaire systemen falen.

Nadeel: te weinig aandacht

Tegenover al deze voordelen staat ook een nadeel. Juist omdat de cloud zoveel bedrijfscontinuïteitsvoordelen heeft, kan het verleidelijk zijn voor organisaties om het opstellen van een solide bedrijfscontinuïteitsplan over te slaan na een cloud-transitie. Maar dit heb je natuurlijk in eigen handen.

Intranet vs digitale werkplek

Vereenvoudig werkprocessen en stel medewerkers in staat om zich volledig te kunnen focussen op hun werk.

Download whitepaper

Intranet als basis voor bedrijfscontinuïteit

Een modern intranet, dat een combinatie is van een digitale werkplek met een (cloud-gebaseerd) intranet, is de basis voor een solide bedrijfscontinuïteitsstrategie. Een modern intranet heeft namelijk de volgende voordelen:

Online samenwerken en communiceren

Het moderne intranet verschaft alle applicaties, documenten en overige informatie die medewerkers nodig hebben voor online samenwerken, communicatie en delen van informatie. Denk bijvoorbeeld aan:

• Tools voor videobellen en instant messaging die communicatie met elkaar, leveranciers en klanten mogelijk maken.

• Een nieuwsmodule waarmee het management van het bedrijf belangrijke informatie over de crisissituatie en de eigen aanpak kan delen met medewerkers.

• Een adresboek, zodat mensen snel kunnen opzoeken welke mensen binnen de organisatie ergens verantwoordelijk voor nodig zijn en hoe ze bereikt kunnen worden.

• Het real-time samen kunnen werken in documenten, denk aan de Office-apps van Microsoft 365.

• Een documentmanagementsysteem (DMS) voor het verzamelen, traceren, sorteren en opslaan van elektronische documenten. Workspace 365 maakt bijvoorbeeld van SharePoint, OneDrive en de netwerkschrijf een gebruiksvriendelijk DMS.

Het voorkomen van calamiteiten

Doordat mensen via een modern intranet gemakkelijk informatie kunnen delen en opzoeken, kunnen calamiteiten worden voorkomen.

In stand houden sociale cohesie

Tijdens langdurige crises zoals de coronacrisis kunnen de sociale cohesie en de bedrijfscultuur afbrokkelen. Interne communicatie via een modern intranet zorgt voor meer sociale binding, bijvoorbeeld doordat medewerkers in staat zijn om posts te delen en liken en virtuele communities te creëren. Zo voorkom je verzuim en uitstroom en waarborg je de betrokkenheid bij - en daardoor productiviteit van - het bedrijf.