English
Dus, wie heerst over jouw bedrijfsintranet? Is het je IT-functie? Misschien is het je interne Communicatieteam? Zou het een heel andere afdeling kunnen zijn zoals HR of Knowledge Management? Of is het misschien een mix van al deze verschillende ondersteunende functies?
De vraag wie je intranet bezit, beheert en er verantwoordelijk voor is, is vaak niet zo duidelijk als het lijkt. In de meeste organisaties zijn het meestal IT of Communicatie die voornamelijk verantwoordelijk zijn voor het beheer van het intranet, maar zelfs dan kunnen de eigendomslijnen tussen deze teams vervagen. Beiden kunnen denken dat zij (of de ander) de "heersers" zijn.
Het hebben van overlappende verantwoordelijkheidsgrenzen en onduidelijkheid rond eigendom klinkt misschien niet zo belangrijk, maar het kan gevolgen hebben voor de duurzaamheid en het succes van uw intranet. In dit artikel onderzoeken we waarom eigendom van het intranet vaag kan zijn, waarom het belangrijk is en wat je kunt doen om duidelijkheid te creëren.
Waarom kan het eigendom van een intranet onduidelijk zijn?
Een mix van functies en mogelijkheden
Eén van de redenen dat het eigendom van een intranet niet altijd duidelijk is, is dat moderne intranetten een breed scala aan functies en mogelijkheden hebben. Ze maken een breed scala aan organisatorische processen mogelijk, waaronder interne communicatie, content publishing, samenwerking voor projectteams, sociale gemeenschappen, kennisdeling, selfservice voor medewerkers rond HR-taken, formulieren en workflow, automatisering en meer.
Het wordt steeds meer gemengd
In de afgelopen jaren is dit scala aan functies uitgebreid en wordt het steeds meer aangedreven door integraties met verschillende systemen. In ons recente bericht over Intranet 3.0: de volgende fase van het moderne intranet, hebben we laten zien hoe intranetten adaptive workspaces en de voordeur worden voor de bredere reeks applicaties en tools die door bedrijven worden gebruikt.
Moderne intranetten zijn inderdaad aanzienlijk geëvolueerd en veranderen nog steeds, bijvoorbeeld om meer automatisering op te nemen; A.I. belooft de reikwijdte van het intranet verder uit te breiden.
Er kan meer dan één afdeling verantwoordelijk zijn
Het bereik van een modern intranet reikt dus verder dan de verantwoordelijkheden van één team. Het kan fungeren als je interne communicatiekanaal, je digitale werkplek en zelfs als een HR-portal, en het kan integraties bevatten van applicaties en systemen die eigendom zijn van teams in je hele organisatie.
Daarom kan het algehele eigendom erg vaag worden, vooral omdat de aard van een intranet in de loop van de tijd evolueert en meer een digitale werkplek wordt.
Het beheren van intranetten vereist een breed team
Het beheren van een intranet vereist een breed scala aan rollen en verantwoordelijkheden, en dit kan ertoe bijdragen dat eigendom rommelig wordt. Dit is waar we heel voor de hand liggende gebieden van verantwoordelijkheid voor IT- en Communicatieteams kunnen zien.
IT-verantwoordelijkheden
Je IT-team is waarschijnlijk verantwoordelijk voor de technische aspecten van je intranetsoftware en zorgt ervoor dat aan verschillende normen wordt voldaan, de prestaties robuust zijn en de integraties goed werken.
Communicatieverantwoordelijkheden
Het Communicatieteam is verantwoordelijk voor de inhoud en communicatie die in het intranet worden ingevoerd, en waarschijnlijk voor het ontwerp en de functies.
De kern-intranetbeheerder kan echter nog steeds technische aspecten behandelen die betrekking hebben op inhoud; ze kunnen bijvoorbeeld een geavanceerde administratie voeren, ervoor zorgen dat het intranet van dag tot dag soepel verloopt en optreden als bedrijfsanalist voor toekomstige ontwikkelingen. Dat intranetteam zou binnen IT of Communicatie kunnen zitten.
Sterker nog, intranetten zijn vaak gebaseerd op een gedecentraliseerde aanpak, vooral in grotere en complexe organisaties, en lokale teams zijn zeer waarschijnlijk verantwoordelijk voor hun eigen inhoud en zelfs administratie. Voeg daarbij producteigenaren van geïntegreerde systemen en zelfs specialistische rollen op het gebied van zoeken en analyse, en het aantal mensen dat betrokken is bij het dagelijkse beheer van het intranet neemt verder toe.
Waarom is dit belangrijk?
Intranetten zijn complex en hebben veel wisselende delen. Als je geen duidelijke eigendoms- en activiteitspatronen hebt, betekent dit dat:
- Er kan dubbel werk zijn
- Essentiële activiteiten worden gemist
- Er is een gebrek aan coördinatie van projecten, wat leidt tot inefficiënte praktijken
- Teams en functies gaan los en "doen hun eigen ding"
- Er is een gebrek aan consistentie in de gebruikerservaring op verschillende intranetsites en functies.
Ernstiger is dat wanneer er geen algemeen eigendom is, het intranet achterblijft in termen van investeringen en strategische richting voor de langere termijn. Er is niemand om het rentmeesterschap te bieden om ervoor te zorgen dat het intranet meegroeit met de behoeften van de gebruiker of om het dagelijkse beheer af te dwingen dat ervoor zorgt dat inhoud en functies up-to-date en consistent zijn en waarde genereren.
Het betekent ook dat je intranet mogelijk niet evolueert naar een moderne, adaptive workspace die echt waarde toevoegt voor elke werknemer. Als dat gebeurt, dreigt het intranet op de lange termijn af te takelen.
Wat is de beste benadering van intraneteigendom?
De allerbeste benadering van intraneteigendom is een cross-functionele benadering die het volgende inhoudt:
- Het is inclusief alle verschillende functies die erbij betrokken moeten worden, waaronder IT, Communicatie en HR
- Er is duidelijkheid over wie eigenaar is van verschillende aspecten van het intranet en verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen, bijvoorbeeld het scheiden van technische aspecten en verantwoordelijkheid voor inhoud en vormgeving
- Er zijn structuren opgezet om functie-overschrijdende besluitvorming en goede communicatie mogelijk te maken.
Op deze manier gaat de vraag wie het intranet regeert minder over "Communicatie versus IT", maar meer over "Communicatie, IT en andere afdelingen die effectief samenwerken".
Een cross-functionele benadering betekent niet dat het intranet plotseling wordt geregeerd door een commissie of consensus waar het moeilijk is om snelle beslissingen te nemen; in feite gaat het veel meer om ervoor te zorgen dat beslissingen door de juiste mensen worden genomen en om de juiste discussies te voeren wanneer er een bredere inbreng van belanghebbenden nodig is.
Wat kan een multifunctioneel team helpen om je intranet te beheren?
Er zijn verschillende benaderingen en tactieken die kunnen helpen om succesvol cross-functioneel eigendom van een intranet te stimuleren.
Stuurgroepen
Stuurgroepen met vertegenwoordiging van senior belanghebbenden in verschillende sleutelfuncties bieden nuttige fora voor besluitvorming op zeer hoog niveau over het intranet, zoals strategische veranderingen, het aftekenen van jaarlijkse begrotingen en meer.
Ze hoeven niet vaak bij elkaar te komen - misschien elk kwartaal of zelfs twee keer per jaar - hoewel vaker tijdens een nieuw project, maar het is een beproefde structuur die goed werkt, vooral in grotere organisaties.
Cross-functionele werkgroepen
Cross-functionele werkgroepen werken op een vergelijkbare manier als intranet stuurgroepen, maar richten zich meer op operationele zaken. Ze kunnen soms maar één keer per maand bijeenkomen en beschikken over sleutelfiguren uit de verschillende functies die het intranet ondersteunen en zorgen voor een goede communicatie, met name over de werking van het intranet.
RACI-matrix
Een RACI-matrix is een uitstekend hulpmiddel om de exacte verantwoordelijkheden voor het intranet uit te werken met betrekking tot alle verschillende gebieden, hulpmiddelen, producten, functies en inhoudsgebieden in termen van:
- Wie is verantwoordelijk (Responsible)?
- Wie is aansprakelijk (Accountable)?
- Wie moet worden geraadpleegd over wijzigingen (Consulted)?
- Wie gewoon op de hoogte moet worden gehouden (Informed).
Een RACI-matrix kan het intranet opsplitsen in aspecten zoals technologieplatform, ontwerpstandaarden, homepage, strategie en belangrijkste inhoudsgebieden. Het definiëren van de RACI-matrix dwingt iedereen om precies te verduidelijken wie verantwoordelijk is voor welke gebieden of aspecten, en helpt ook bij het definiëren van de processen die moeten worden ingevoerd.
Als je een digitale werkplek zoals Workspace 365 hebt, kan RACI je ook helpen bij het definiëren van gerelateerde permissies.
Cross-functionele projectteams
Bij intranetprojecten moet altijd een multifunctioneel projectteam betrokken zijn - niet alleen de 'kern'-leden, maar ook de bredere leden van het project die misschien maar een kleine (maar nog steeds belangrijke) rol spelen.
Een platform hebben dat een echte digitale werkplek mogelijk maakt
Het helpt ook om de juiste software te hebben! Als je een digitale werkplek zoals Workspace 365 gebruikt, wordt het gemakkelijker om verschillende systemen te integreren en een intranet te creëren waar al je verschillende belanghebbenden in meegaan en waarin ze geïnteresseerd zijn.
Wil je meer informatie? Probeer een demo!
De beste intranetten zijn de intranetten die eigendom zijn van een multifunctioneel team. Als je een intranet wilt dat alle vakjes voor verschillende functies aanvinkt, heb je een adaptieve, digitale werkplek nodig. Vraag een gratis demo van Workspace 365 aan om een intranet te ervaren waar al je stakeholders enthousiast van worden.
