De uitrol van de digitale werkplek voor zorgorganisatie Envida – live interview

Wat komt er allemaal kijken bij de uitrol van de digitale werkplek en hoe zorg je voor een goede adoptie ervan binnen de organisatie? Op donderdag 2 september ging onze Customer Success Maker Marianne van Dijk met zorgorganisatie Envida en partner TCC gesprek gegaan over hun ervaringen. Tijdens deze live sessie vertelden zij alles over de uitrol van de digitale werkplek en hoe Envida samen met TCC de digitale werkplek succesvol heeft gelanceerd binnen.

Wil je het evenement terugkijken? Dat kan! Bekijk hier de on-demand versie. 👇🏻

De eerste stappen naar een digitale werkplek voor zorgorganisatie Envida

In 2018 was de wens van Envida was om van een traditionele werkplek over te stappen naar een moderne digitale werkplek. Om die reden is zij met TCC in gesprek gegaan over digitale transformatie en de overgang naar SaaS.

Met ruim 4.000 personeelsleden, was het van groot belang dat dit proces goed zou verlopen en in stappen werd uitgerold binnen de gehele organisatie. Samen met TCC hebben zij de ideale route uitgestippeld en gekeken naar het huidige en toekomstige IT-landschap.

Implementatie van de digitale werkplek

In 2019 heeft Envida bij de medewerkers in de huishoudelijke zorg en wijkzorg de nieuwe digitale werkplek geïmplementeerd. In 2020 wilde zij deze stap gaan realiseren bij de verpleegzorg, maar door de COVID-19 pandemie werd dit even uitgesteld. Na een tijdje stil te hebben gestaan, besloot ze de draad weer op te pakken en in het begin van 2021 heeft zij de digitale werkplek binnen de gehele organisatie uitgerold, met succes!

De uitrol van de digitale werkplek

Hoe start je de uitrol van de digitale werkplek, wie zijn erbij betrokken en waar kun je tegenaan lopen? Om te zorgen dat de transitie naar een digitale werkplek succesvol verloopt, is het belangrijk dat de medewerkers vanaf stap 1 betrokken zijn bij de transitie. Dit begint bij het samenstellen van een projectteam.

Wie waren er betrokken bij de uitrol van de digitale werkplek?

Samen met TCC heeft Envida een projectgroep samengesteld die de digitale werkplek uitrolde binnen de organisatie. Vanuit Envida waren de volgende mensen betrokken:

• Een informatie manager
• Een communicatie manager
• Managers van de wijkzorg
• Teamleider functioneel applicatiebeheer

Vanuit TCC waren er de volgende projectleden betrokken:

• Het managementteam: leidde het project
• Accountmanagement: beheerde de budgetten
• Software architect: zorgde voor een goede transitie
• Consultant: zorgde voor een nauwe technische en functionele samenwerking met Envida

Wat waren mijlpalen tijdens de uitrol van de digitale werkplek?

Tijdens de uitrol van de digitale werkplek waren er enkele mijlpalen voor Envida, waar zij met veel trots op terug kijken.

1. De uitrol van de digitale werkplek bij 700 huishoudelijke zorgmedewerkers: deze medewerkers zijn niet de meest digivaardige medewerkers, door een persoonlijke aanpas en stap voor stap uit te leggen hoe de digitale werkplek eruit ziet en hoe alles werkt, kregen zij vertrouwen in de nieuwe werkplek en leidde dit tot een succes!

“Ga naar de mensen toe! Om mensen mee te nemen in hoe de digitale werkplek eruit ziet, hoe je kan inloggen en overal een week aanwezig zijn om vragen te stellen. Dit maakt het voor medewerkers makkelijker om even langs te gaan als zij vragen hebben. Dit geeft hen ook vertrouwen.”- Louise van Bronswijk, Teamleider functioneel applicatiebeheer bij Envida

2. Het creëren van persona’s: Om goed in kaart te brengen wat de behoeften zijn van elk type medewerker, welke applicaties zij nodig hebben, heeft Envida persona’s ontwikkeld. Dit heeft erg geholpen met het inrichten van de digitale werkplek.

3. Livegang van de digitale werkplek: Dit was natuurlijk de belangrijkste mijlpaal, in februari 2021 was Envida live met de digitale werkplek binnen de gehele organisatie!

“Wat bij Envida vooral knap was en wat als mijlpaal mag worden genoemd, is dat zij tegelijkertijd ook nog een transitie moesten doen op netwerkgebied. Parallel aan de uitrol van de werkplek, hebben zij ook alle locaties voorzien van volledig nieuwe netwerkapparatuur. Dit was gerealiseerd voordat de werkplek kwam, waardoor de uitrol van de digitale werkplek een succes was.”- Tom Herberighs Director Sales & Business Development bij TCC.

Wat waren uitdagingen tijdens de uitrol van de digitale werkplek?

De uitrol van de digitale werkplek werd even stil gelegd door de COVID-19 pandemie. Er moest snel geschakeld worden om alle medewerkers te voorzien van een thuiswerkplek en daardoor lag de overstap naar een digitale werkplek even stil. Voor een periode gebruikte sommige teams al de nieuwe digitale werkplek en de verpleegzorg werkte nog met het oude systeem. Het werken met twee verschillende systemen was ingewikkeld, dus na een tijdje zijn ze verder gegaan met het uitrollen van de digitale werkplek onder de verpleegzorg.

Naast het uitrollen van de digitale werkplek stapte Envida ook over op ONS Nedap. Envida heeft gemerkt dat het voor de medewerkers erg lastig is om over te stappen op twee verschillende systemen tegelijkertijd. Het is daarom van belang om niet teveel in één keer te vragen van je medewerkers, maar stap voor stap nieuwe technologie te integreren.

Geleerde lessen vanuit het perspectief van de IT-partner

TCC rolt veel digitale werkplekken uit bij verschillende klanten en elke klant heeft zo zijn uitdagingen en mijlpalen. Wij vroegen Tom Herberighs, Director Sales & Business Development bij TCC welke lessen zij hebben geleerd de afgelopen jaren:

1. Ga in gesprek met klanten: Om een digitale werkplek succesvol uit te rollen bij klanten, gaat TCC soms met meerdere klanten tegelijkertijd in gesprek om samen de valkuilen en punten van aandacht te bespreken. Door middel van deze sessies wordt het voor de klant van tevoren duidelijk waar zij rekening mee moeten houden en wat punten van aandacht zijn. Op deze manier kunnen zij de digitale werkplek goed uitrollen binnen hun organisatie, zijn zij beter voorbereid en zijn de risico’s van te voren al in kaart gebracht. 

2. Schets een duidelijk beeld van jouw visie van de nieuwe digitale werkplek: Overstappen naar een digitale werkplek moet niet onderschat worden en van tevoren moet er duidelijk in kaart worden gebracht wie wat beheert en wie welke rechten krijgt. Door het huidige IT-landschap, rechten en beheerders van te voren goed in kaart te brengen, zal de uitrol van de digitale werkplek ook soepeler verlopen.

3. Zorg voor een goede adoptie: Verandering is altijd lastig voor medewerkers, zeker voor de mensen die al een aantal jaar met een bepaald systeem werken. Neem vanaf het eerste moment je medewerkers mee in de uitrol van de digitale werkplek en zorg voor een persoonlijke aanpak. Een handleiding is niet genoeg, ga langs bij je medewerkers, maak instructievideo’s en vraag hen om feedback. Zo zullen de medewerkers vertrouwen krijgen in de nieuwe digitale werkplek en het gevoel krijgen dat zij overal bij betrokken worden. 

Het is belangrijk om de medewerkers in een vroeg stadium te betrekken en de medewerkers echt onderdeel te laten zijn bij het prcoes, een handleiding is niet genoeg! Door middel van workshops kom je erachter hoe de medewerkers er voor staan en wat het niveau is van de medewerkers. Je moet er niet vanuit gaan dat elke medewerker het zomaar begrijpt.”- Tom Herberighs Director Sales & Business Development bij TCC.

De volgende stappen

Nu de digitale werkplek sinds februari is uitgerold binnen Envida, staan er alweer volgende stappen op de planning. Dit zijn:

1. Het sociaal intranet aanpakken: Op dit moment gebruikt Envida een SharePoint omgeving die is gekoppeld aan de digitale werkplek. De volgende stap is om meer intranet elementen te integreren in de digitale werkplek, zodat het een minder statische omgeving wordt en medewerkers beter kunnen samenwerken en communiceren. 

2. Overstappen naar de cloud: Er wordt binnen Envida nog veel gebruikt gemaakt van legacy systemen. Zo maken zij nog veel gebruik van Citrix, hier willen zij binnen de aankomende twee tot drie jaar helemaal vanaf en willen zij alles volledig in de cloud. 

Hoe ondersteunt Workspace 365 je bij de uitrol van de digitale werkplek?

Wij zijn er uiteraard om jouw organisatie te helpen bij de adoptie en uitrol van je digitale werkplek. Door nauw samen te werken kunnen wij de uitrol van je digitale werkplek succesvol maken. Samen kijken we naar de verschillende persona’s binnen je organisatie en bieden wij gratis templates aan die je kan gebruiken.

Daarnaast denken we graag out-of-the-box met je mee en bekijken we continu hoe het project verloopt. We hebben altijd dingen op onze roadmap staan die we integreren, om jouw werkplek zo goed mogelijk te kunnen inrichten gebaseerd op de behoeften van jouw organisatie. Staat er iets niet op? Laat het ons weten of neem contact met ons op!

Ontdek onze Ultieme Gids voor Digitale Werkplek Adoptie en download onze gratis templates! 👇🏼