Gastblog: Succesvol een digitale werkplek lanceren – Case study

Er zijn grote veranderingen op komst. Hoewel de snelheid waarmee deze veranderingen zijn intrede doen onzeker is, is wel duidelijk dat wij hier allemaal mee te maken krijgen. Iedereen heeft inmiddels wel eens gehoord van termen als “Artificial Intelligence”, “Internet of Things” of “Big Data”. Allemaal technologische ontwikkelingen die de wijze waarop er gewerkt wordt, gaan veranderen en voor een deel al aan het veranderen is. Belangrijke onderdelen van deze verandering zijn de wijze waarop gebruikers toegang hebben tot informatie en het digitaal kunnen uitvoeren van taken: de digitale werkplek. In dit artikel delen we hoe we succesvol een digitale werkplek lanceren aan de hand van een case study.  

Investeren in een nieuwe digitale werkplek, radicale verandering? 

Veel organisaties kiezen er nu dan ook voor om te investeren in een nieuwe digitale werkplek. Dit betekent niet dat de bestaande werkplek radicaal wordt veranderd, maar wel aangepast wordt zodat deze klaar is voor toekomstige ontwikkelingen. Bovenal moet de nieuwe digitale werkplek gebruikers helpen om op een plezierige manier hun werk te kunnen doen.  

Begin van dit jaar zijn wij als Axians gestart met een project bij een van onze klanten in de maakindustrie. Deze organisatie beschikt over twee ultramoderne productielocaties in Nederland en leveren hun producten aan retailers over de hele wereld via platformen als Amazon en Alibaba. 300 medewerkers in diverse rollen met diverse eisen en wensen krijgen een nieuwe digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365 en de Adaptive Workpace (Workspace 365).  

Hoe zet je mensen in om feedback te krijgen? 

Het eerst punt op de agenda was; wat is belangrijk voor de mensen die het gaan gebruiken? Twee consultants van Axians zijn in gesprek gegaan met vertegenwoordigers vanuit de verschillende afdelingen in vier sessies van een uur, voor de lancering van de digitale werkplek. Deze vertegenwoordigers zijn kritische werkplekgebruikers, niet alleen leidinggevende maar vooral ook medewerkers uit de operatie.  

Als leidraad voor deze gesprekken werd het “Embracing Workspace Programma” van Workspace 365 gebruikt. Het programma geeft structuur en biedt tools voor het in kaart brengen van de klant haar organisatie en mensen. Onder andere door het hanteren van persona’s. Tijdens de sessies werd op zoek gegaan naar antwoorden op vragen als: 

• Wat zijn de belangrijke processen van mijn afdelingen en welke rol speelt IT hierin?  
• Wat zijn de actuele uitdagingen van mijn afdeling?  
• Waar moet de nieuwe digitale werkplek volgens jullie aan voldoen? 

Eén keer inloggen, wachtwoord resets en thuiswerken 

De antwoorden vanuit de verschillende afdelingen op deze vragen liepen niet ver uiteen: met één keer inloggen toegang tot alle applicaties; zelf je wachtwoord kunnen resetten; thuis kunnen werken zoals op kantoor. Dit zijn enkele voorbeelden van de wensen die tijdens de sessies naar voren zijn gekomen.  

“Zo komen we tot een digitale werkplek die mensen echt helpt om slimmer en plezieriger te werken“

Alle antwoorden werden verwerkt in de tool-set van Workspace 365 en door Axians meegenomen in het ontwerp van de digitale werkplek. Vervolgens wordt dit voorgelegd aan de stuurgroep van het project: zo komen we tot een digitale werkplek die mensen echt helpt om slimmer en plezieriger te werken. Tijdens de testfase worden een aantal van de deelnemers aan de sessies weer betrokken om te toetsen of de werkplek voldoet aan de verwachting en de genoemde problemen verholpen. 

Continu doorontwikkelen na het lanceren van de digitale werkplek

Een belangrijke eigenschap van de nieuwe werkplek is dat deze continu zal worden voorzien van nieuwe functionaliteit(en). Na het project staan we als ware op “START” en zal samen met de werkplekgebruikers (vertegenwoordigd door een klankbordgroep) worden beoordeeld welke onderdelen verbeterd kunnen worden en welke nieuwe features waardevol zijn en toegevoegd moeten worden. Zo levert de werkplek een bijdrage aan de organisatiedoelstelling om innovatie te versnellen en nieuwe (digitale) markten te veroveren.   

Wie is Axians? 

Technologie verandert de wereld sneller dan ooit. Daarom doen wij er alles aan om onze klanten te begeleiden bij de transformatie naar een flexibele digitale organisatie. Sneller, slimmer, veiliger! Wij investeren in onze relaties om ze te leren kennen en te begrijpen. Zo ontwikkelen wij voor elke unieke situatie de beste ICT-oplossing voor vandaag en morgen. 

Ontdek meer over Axians: www.axians.nl/onbegrensd