Hoe Allerdale processen versimpelt met de digitale werkplek

Allerdale Borough Council is een districtsraad, met 300 werknemers in West-Cumbria, Engeland. De locatie heeft Allerdale unieke uitdagingen geboden op het gebied van IT door meerdere ‘stormen’. Workspace 365 heeft hun geholpen om deze uitdagingen op te lossen.

We spraken met Keith Hollins, Innovation and Transformation Manager bij Allerdale Borough Council. Je leest alles over hun keuze voor de digitale werkplek, belangrijke functionaliteiten en tips voor andere informatiemanagers. Ontdek hoe Allerdale ervoor heeft gezorgd dat hun medewerkers waar en wanneer dan ook kunnen werken met behulp van de digitale werkplek en hierbij processen versimpelen.

Je kan de sessie ook on-demand bekijken!💻

De start van de zoektocht: meer dan een access portal

Na een storm, een aantal jaar geleden, werd het Allerdale duidelijk dat ze een aanzienlijk aantal medewerkers mobiel moesten maken. De storm zorgde voor overstromingen, extreme wind en grote schade aan infrastructuur. De opkomst van het remote werken en het afstand nemen van on-premise apparatuur veranderde hun strategie. Zo gingen zij opzoek naar een access portal, waardoor medewerkers vanuit huis hun applicaties gemakkelijk konden bereiken, zodat bij een volgende storm het werk door kan blijven gaan.

Van een heftige storm naar een pandemie

Helaas was er net te weinig tijd, de volgende storm kwam maar dan in de vorm van een corona pandemie. De druk werd nog hoger en het werd snel duidelijk dat alleen een access portal niet voldoende was. Medewerkers moeten in staat zijn op een andere manier en nog eenvoudiger hun werk te doen.

Gelukkig handelde Keith Hollins snel en vergelijk hij diverse aanbieders van digitale werkplekken, waaronder Citrix en Workspace 365. Bij het kiezen van de digitale werkplek was het van groot belang dat er echt aan de gebruikers wordt gedacht. “Je kunt de meest fantastische technologie hebben, maar als de gebruikers zich er niet gemakkelijk op kan aanpassen, dan zal het mislukken.” Allerdale koos uiteindelijk voor Workspace 365 door de gebruiksvriendelijke interface en de mogelijkheid om alle benodigde functies te combineren in de werkplek.

Eén startpunt van de werkdag voor Allerdale

Voor de medewerkers van Allerdale Borough was het essentieel om eenvoudig toegang te krijgen tot de verschillende applicaties. De digitale werkplek zorgt ervoor dat zij nu vanuit 1 portaal toegang krijgen, in plaats van de 7 systemen die zij voorheen moesten opstarten. Zo maakte Allerdale onder andere gebruik van online applicaties, een Citrix omgeving en een los intranet.

Dankzij de implementatie van Single Sign-On, kunnen zij nu alle applicaties met één klik openen vanuit de digitale werkplek, zonder opnieuw in te loggen. Daarnaast past de werkplek zich automatisch aan op de gebruiker, waardoor zij alleen applicaties zien die voor hen relevant zijn.

Alle informatie samengevoegd

Allerdale gebruikte een lange tijd verschillende systemen als SharePoint en OneDrive voor het opslaan van documenten. Door alle informatie te bundelen in de digitale werkplek, zijn gebruikers nu minder tijd kwijt aan het zoeken naar informatie die zij op een gewenst moment nodig hebben.

De informatie wordt op een vereenvoudigde manier getoond in de documenten app die een vertrouwde look en feel heeft. Alles is opgesplitst op een traditionele manier: Mijn Documenten en gedeelde mappen. “Gebruikers begrijpen dit beter dan alle verschillende applicaties.”, aldus Keith Hollins.

Interne communicatie vereenvoudigd

Voor het vereenvoudigen van interne communicatie heeft Allerdale twee vormen van mededelingen geïntegreerd. Als eerste maken zij gebruik van de Mededelingen-tegel, met daarin een aantal categorieën die zij kunnen vullen met informatie en mededelingen direct vanuit de werkplek.

Als aanvulling hierop tonen zij de feeds vanuit Yammer en SharePoint in de werkplek met behulp van de RSS. Bijvoorbeeld informatie voor specifieke groepen. Zo zorgt Allerdale ervoor dat alle interne informatie verzameld is in de werkplek en gebruikers niet meer naar SharePoint moeten om de aankondigingen te lezen

Hoe Allerdale de digitale werkplek heeft uitgebracht

Na de trial met Workspace 365 is Allerdale aan de slag gegaan met de verdere ontwikkeling. Tijdens de testfase werd het bijvoorbeeld al snel duidelijk dat de testgroep aangenaam verrast was: “Waarom hebben we dit niet al jaren?”.

Een van de belangrijkste punten van Workspace 365 is volgens Keith het gebruikersgemak. “Dat ( het gebruikersgemak, red.) op het adoptie traject, heeft de digitale werkplek tot een succes gemaakt bij Allerdale.”

De werkplek is erg intuïtief, waardoor medewerkers van alle leeftijden en met verschillende digitale vaardigheden, eenvoudig en snel aan de slag konden binnen de werkplek. De enige vorm van training is het doorlopen van de verschillende tabs en buttons in de werkplek én de uitleg hoe je de persoonlijke pagina inricht.

“Het duurde niet lang voor ik het soort feedback kreeg dat ik nog nooit had gehad. Normaal als we iets invoeren krijgen we veel terugslag, wat ik hier kreeg was: waarom hebben we dit niet al jaren?” – Keith Hollins.

Vereenvoudigen van Microsoft 365

Door de integratie van Workspace 365 met Microsoft 365 (Office 365) elementen, maakt het de werkplek nog waardevoller. Zo is Allerdale instaat om de functionaliteiten van Microsoft 365 te ontsluiten en op een eenvoudige manier aan de gebruiker te tonen. Alles valt met elkaar samen en zorgt voor een uitstekende gebruikerservaring voor medewerkers.

Vervolgstappen voor Allerdale

Voor Allerdale staat er een lokale reorganisatie op de agenda. De zeven councils in deze omgeving zullen omgezet worden naar twee. Workspace 365 gaat hier een belangrijke rol in spelen. Workspace verleent eenvoudig toegang tot verschillen applicaties en zo ook die van andere councils wanneer zij samen gaan voegen. Op deze manier zorgt Allerdale dat iedereen werkt in dezelfde werkplek en gemakkelijker over stapt naar andere applicaties. Allerdale wil alles inzetten om Workspace de favoriete desktop van de nieuwe council te maken.

De complexiteit die normaal geassocieerd wordt met fusies of het creëren van nieuwe organisaties op het gebied van IT, wordt nu weggehaald door het inzetten van Workspace 365. De tool kan zo ingezet worden dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de informatie en applicaties die zij nodig hebben. Dit ongeacht uit welke council zij komen.

“De ondersteuning door Workspace 365 is uitstekend geweest om ons op weg te helpen. Een geweldig product, gecombineerd met een vriendelijk, deskundig en snel reagerend team.” – Keith Hollins, Innovation & Transformation Manager bij Allerdale Borough Council.

Geef je digitale werkplek een boost

Ben jij een overheid of gemeentelijke instelling en wil jij je digitale werkplek naar een hoger niveau tillen? Wij helpen je hier graag bij! Neem contact met ons op, vraag een direct een gratis demo aan of bekijk een van de bronnen om meer informatie te verkrijgen.

• Meer dan een applicatieportaal. Ontdek welke waarde Workspace 365 kan toevoegen aan jouw organisatie. Lees hier meer over in deze blog!
• De werkplek voor gemeenten. Elimeer complixiteit en zorg voor een gestroomlijnde, veilige en gepersonaliseerde ervaring. Hoe je dat doet, dat ontdek je hier.
• Lees meer klantverhalen en ontdek hoe Larkmead School overstapte naar een echte digitale werkplekoplossing.