English
Intranetten waren ooit statische eenrichtingskanalen voor het delen van bedrijfsnieuws. Moderne intranetten zijn juist interactief, dynamisch, gepersonaliseerd en bieden veel meer functionaliteiten dan alleen nieuwsvoorziening. We leggen uit hoe een modern en sociaal intranet de medewerkerstevredenheid een flinke boost kan geven.
Het moderne intranet: sociaal, interactief, effectief
Een jaar of tien geleden leken intranetten roemloos ten onder te gaan. Nu intranetten sociaal, interactief en persoonlijk zijn geworden één te integreren zijn met allerlei andere bedrijfsapplicaties, is het intranetconcept weer springlevend.
Allereerst: wat verstaan we onder intranet? In technische zin is het een privénetwerk binnen een organisatie, dat wordt gebruikt om medewerkers toegang te geven tot informatie en diensten van de interne systemen. Meestal - en zo ook in dit artikel - wordt ermee bedoeld een platform zoals Microsoft SharePoint met functionaliteiten als nieuwsvoorziening, contactinformatie, gecentraliseerde toegang tot documenten, samenwerkingsmogelijkheden, kalenders en planningssystemen.
Functie en functionaliteiten van een modern intranet
Het moderne intranet, mits juist ontworpen en ingezet, vervult een belangrijke functie binnen de organisatie. Het biedt medewerkers namelijk toegang tot alle bestanden, tools en middelen die ze nodig hebben om snel en slim te kunnen werken. Het is als het ware een toegangspoort voor samenwerking, communicatie en informatievoorziening. Het stroomlijnt bedrijfsprocessen en verbindt applicaties, bedrijfsprocessen en medewerkers, waarmee het de gaten die vallen tussen andere systemen en platformen opvult.
Belangrijke functionaliteiten van een modern intranet zijn bijvoorbeeld:
- Relevante en up-to-date informatie verschaffen
- Tools om met anderen binnen de organisatie in contact te komen
- Sociale functionaliteiten voor bijvoorbeeld het posten, delen en liken van berichten om de betrokkenheid te vergroten
- Zoekmogelijkheden
- Analytics
- Integratie met productiviteitstools zoals Microsoft 365 en koppelingen met andere zakelijke applicaties om data te kunnen gebruiken
- Personalisatieopties
- Een flexibel design.
Intranet en werknemerstevredenheid
Uit verschillende surveys is gebleken dat werknemers die tevreden zijn met het intranet ook een hoog niveau van werknemerstevredenheid hebben. Dat komt, zoals we later zullen toelichten, omdat het intranet onder meer werkplezier, uitdaging, carrièreontwikkeling, leren en persoonlijke ontwikkeling kan faciliteren en stimuleren.
Nu denk je misschien: waarom is werknemerstevredenheid dan zo belangrijk? Nou, omdat medewerkers die tevreden zijn, doorgaans ook erg betrokken zijn bij de organisatie. En dat zorgt ervoor dat ze productief en toegewijd zijn, hogere kwaliteit werk afleveren, zich minder vaak ziek melden en het bedrijf eerder zullen aanbevelen bij anderen als zijnde een goede werkgever. Bovendien heb je met een hoge werknemerstevredenheid belangrijke troeven in handen voor het behouden van bestaand personeel en het aantrekken van nieuw talent.
Nu bedrijven massaal overstappen op hybride werken, is het lastiger geworden om de werknemersbetrokkenheid en de medewerkerstevredenheid te waarborgen. Ter illustratie: 45 procent van de thuiswerkers voelt zich niet betrokken bij de organisatie. De voordelen van een goed intranet die we hierna opsommen illustreren hoe een intranet de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid significant kan vergroten.
Hoe het intranet tevredenheid stimuleert
Dankzij de volgende acht redenen kan een intranet leiden tot hogere werknemerstevredenheid.
1. Communicatie en informatieuitwisseling
Met een modern intranet beschik je over één gecentraliseerd systeem voor communicatie en informatie. Medewerkers kunnen zelf berichten posten, nieuwe dingen leren, kennis delen en zowel de organisatie als collega's leren kennen. Ze zijn daardoor beter geïnformeerd, voelen zich meer betrokken bij het reilen en zeilen van de organisatie en dragen meer bij aan het succes daarvan.
Duidelijke communicatie leidt bovendien tot snellere beslissingen en minder frustraties, waardoor medewerkers makkelijker kunnen focussen op hun (kern)activiteiten. Door dit alles gaan medewerkers met meer plezier naar hun werk en voelen ze zich tevredener.
2. Waardering en erkenning
Het erkennen en waarderen van medewerkers is cruciaal voor de medewerkerstevredenheid. Met een interactief en sociaal internet kun je ervoor zorgen dat werknemers zich gewaardeerd en erkend voelen. Zo kun je bijvoorbeeld succesverhalen delen, medewerkers in de spotlights zetten en toelichten waar iedere afdeling momenteel mee bezig is.
3. Werk gemakkelijker maken
Tools, communicatie, informatie: binnen een modern intranet breng je alles samen. Daardoor kunnen medewerkers efficiënt en frustratievrij werken, onder andere doordat ze bedrijfskritieke informatie snel kunnen vinden en delen. Dit zorgt voor meer werkplezier en dus voor een hogere werknemerstevredenheid.
4. Sociale interactie
Een goed modern intranet is vooral ook een sociaal intranet. De sociale component is essentieel voor werknemerstevredenheid: 60 procent van de medewerkers beschouwt collega's zelfs als de belangrijkste factor voor tevredenheid. Het intranet kan sociale interacties tussen en de betrokkenheid van medewerkers stimuleren, bijvoorbeeld via functionaliteiten als een activiteitenkalender, microblogs en een fotogalerij.
5. Stimuleren van leren en ontwikkeling
Het intranet kan je hub zijn voor leren en ontwikkeling. Je kunt er niet alleen alle relevante informatie samenbrengen, maar ook trainingen op plaatsen en aankondigingen voor cursussen en andere ontwikkelingsgerelateerde initiatieven op publiceren.
6. Versterken van de bedrijfscultuur
Een fijne bedrijfscultuur is een belangrijke driver voor werknemerstevredenheid. Je intranet is hiervoor een krachtig instrument, zeker als een deel van het personeel remote of hybride werkt. Op het intranet vinden medewerkers sociale tools, ze kunnen er gemakkelijk door samenwerken en je kunt er evenementen, verjaardagen, nieuwtjes en beleid aankondigen. Ook kun je het gebruiken om feedback te vragen, klachten te verzamelen, polls te organiseren en vragenlijsten uit te zetten, op basis waarvan je verbeteringen in de organisatie kunt doorvoeren.
Op deze manier wordt de bedrijfscultuur versterkt, de betrokkenheid vergroot en het aangaan van langdurige collegiale relaties gefaciliteerd.
7. Transparantie vanuit het management
Transparantie vanuit de leiding van de organisatie is een belangrijke factor voor werknemerstevredenheid: medewerkers willen graag in de loop worden gehouden. Op het intranet kunnen managers blogposts delen waarin ze hun visie geven en uitleggen wat er speelt, bedrijfscijfers publiceren, verwachtingen over de prestaties uiteenzetten en de doelen van de afzonderlijke afdelingen uit de doeken doen.
8. Onboarden van nieuwe medewerkers
Bij het onboarden van nieuwe medewerkers is er een wereld te winnen: slechts 12 procent van de medewerkers vindt dat de onboarding bij hun bedrijf goed was. Een intranet met accurate en up-to-date informatie - waar nieuwe medewerkers al toegang toe hebben voordat ze daadwerkelijk aan de slag gaan - zorgt voor een zachte landing.
Op het intranet kun je alle informatie die relevant is voor nieuwe medewerkers samenbrengen. Denk aan een handboek, checklists, FAQ's en nieuwsfeeds. Ook is het mogelijk om een speciale sectie voor nieuwelingen in te richten. Daar kunnen ze in een veilige omgeving connecten met gelijken, vragen stellen en opzoeken wie er expertise hebben op bepaalde vlakken.
Zo schaadt het intranet de werknemerstevredenheid
Een out-of-the-box of slecht ontworpen intranet kan om de volgende redenen juist een averechts effect hebben op de werknemerstevredenheid.
1. Eenrichtingsverkeer
Het is een veelgemaakte fout: het intranet wordt alleen gebruikt voor het publiceren van nieuws en andere statische informatie, al dan niet vanuit de behoefte om de informatiestroom volledig te kunnen beheersen. Dit resulteert er doorgaans in dat medewerkers zich niet gehoord, betrokken en gewaardeerd voelen en - bij gebrek aan interactiviteit - geen trigger hebben om op het intranet te kijken.
2. Informatie is verouderd of versnipperd
Zonder de juiste aandacht raakt informatie op het intranet al snel verouderd of versnipperd. De informatie klopt bijvoorbeeld niet meer, er zijn meerdere artikelen aan hetzelfde onderwerp gewijd of linkjes doen het niet meer. Resultaat: één bron van waarheid ontbreekt, het werken wordt moeilijker en vermoeiender en de frustraties stapelen zich op.
3. Niet gebruiksvriendelijk
De klacht klinkt vaak: het intranet is bijzonder ingewikkeld of onoverzichtelijk. Bij sommige organisaties zijn er zelfs trainingen nodig voordat medewerkers er een beetje mee uit de voeten kunnen.
Het gebrek aan gebruiksvriendelijkheid kan bijvoorbeeld komen door een gebrekkige visuele user interface (UI), matige zoekresultaten, content die vastzit in silo's, niet-intuïtieve navigatie en lange laadtijden. Gevolg: medewerkers ergeren zich rot en laten het intranet links liggen.
4. Niet toegespitst op de organisatie of gebruiker
Een out-of-the-box oplossing klinkt misschien leuk omdat het goedkoop is, maar voor een intranet is het zelden een goed idee. Hoe meer het intranet toegespitst is op de organisatie en de gebruiker, hoe beter.
Ook organisaties die kiezen voor een oplossing op maat gaan overigens vaak de mist in: de zoektocht naar het juiste platform en ontwerp moet beginnen met een inventarisatie van de behoeften van de gebruikers, niet van de benodigde functionaliteiten.
5. Focus op hoofdkantoor of kantoorwerkers
Vaak is de afdeling communicatie primair verantwoordelijk voor het intranet. Het gebeurt nogal eens dat te veel wordt gefocust op het hoofdkantoor, terwijl een significant deel van de medewerkers misschien wel werkt in vestigingen.
Wat we daarnaast veel zien: de focus van de content ligt in hoge mate op kantoorwerkers, waar veel mensen binnen het bedrijf juist in fabrieken, magazijnen, bij klanten thuis of waar dan ook buiten kantoor werken. Om deze mensen überhaupt te kunnen verleiden tot het gebruiken van het intranet, is een 100 procent mobile-proof platform vereist.
Breng alles samen in één adaptive digitale werkplek
De lijn tussen intranet en digitale werkplek vervaagt steeds meer. Beiden bieden immers tools om optimaal je werk te kunnen doen, dus is het logisch om deze samen te brengen.
Binnen Workspace 365 verenig je alles wat je nodig hebt: van intranet, communicatie en documenten, tot informatie, applicaties en meer.
Met verschillende intranet-elementen kun je gemakkelijk schalen op basis van de behoeften binnen jouw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een mededelingencentrum, Yammer, RSS-feeds en het adresboek. Daarnaast is het ook mogelijk om een volledig bestaand intranet te integreren.
Is je (sociaal) intranet geïntegreerd in je digitale werkplek? Dan stimuleert dit de interactie tussen medewerkers en afdelingen, werkt iedereen efficiënter en effectiever, wordt de betrokkenheid van medewerkers verbeterd en - last but not least - sluiten werknemers een stuk tevredener hun werkdag af.
