Hoens & Souren advocaten kon wel een frisse wind door hun IT-landschap gebruiken. Want moet je genoegen nemen met een IT-omgeving die je aan de ene kant functionaliteiten biedt die je niet gebruikt en tegelijkertijd geen ruimte laat voor doorontwikkeling en innovaties die je als organisatie nodig hebt om te groeien? En is het gebruik van eigen applicatieservers eigenlijk nog wel van deze tijd? “We waren op zoek naar iets nieuws,” vertelt Pierre van Voorst, advocaat en partner bij Hoens & Souren. “Hoe kunnen we de digitale werkomgeving en toepassingen waarvan we afhankelijk zijn bruikbaarder, veiliger en toekomstbestendig maken?” Tijd voor yellow arrow om er een oordeel over te vellen.

Met de digitale werkomgeving zijn we niet meer afhankelijk van een specifieke dienstverlener.

Een applicatie met een eigen willetje

“Ons doel was om zo veel mogelijk gebruik te gaan maken van cloudtoepassingen in de vorm van Software as a Service,” gaat Pierre verder. “Voor 99% van onze toepassingen bleek dat geen uitdaging te zijn voor het team van yellow arrow. Die ene procent zat ’m in NextMatters. Dit is voor ons een kernapplicatie voor documentbeheer, klantbeheer en urenregistratie in één. Hoewel het doet wat het moet doen is het een traditionele toepassing die zich niet eenvoudig op afstand laat gebruiken. Volgens onze toenmalige partner was hier niets aan te doen. yellow arrow bleek daar echter heel anders over te denken en paste ook deze traditionele applicatie op een flexibele en robuuste manier toe in onze nieuwe moderne werkplek.”

Alles vanuit één digitale werkplek

Workspace 365 moest alles gaan veranderen. Pierre legt uit: “Met de nieuwe digitale werkomgeving die op Workspace 365 gebaseerd is, zijn we niet meer afhankelijk van een specifieke dienstverlener. Al onze diensten staan in de Microsoft-cloud, waarvan we zelf eigenaar zijn. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat yellow arrow niet onmisbaar was in het proces. Integendeel, zonder hen hadden we nooit op zo’n zinvolle manier gebruik kunnen maken van het platform. Ze hebben het compleet voor ons op maat ingericht. Wat we niet gebruiken of nodig hebben, is niet zichtbaar of netjes uitgesloten. De periodieke beveiligingsscans die yellow arrow uitvoert, zijn ook meer dan welkom. Zo hebben we onze omgeving in een paar weken tijd een stuk veiliger gemaakt zonder dit ten koste te laten gaan van het gebruikersgemak. En als onze behoefte verandert of zich een belangrijke innovatie aandient, zorgt yellow arrow dat wij hiervan op de hoogte zijn en het toegepast wordt, naadloos aansluitend op onze digitale werkomgeving. Op die manier kunnen we ook meteen op onverwachte situaties inspringen en blijven door ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan de maatregelen die we moesten nemen rondom de uitbraak van het coronavirus.”

Pionier

Terug naar NextMatters. Hoe gaan we dat aanpakken? Pierre gaat verder: “Windows Virtual Desktop bood uitkomst. yellow arrow heeft op basis van deze dienst in Microsoft Azure een traditionele client-serverapplicatie ondergebracht, zonder de applicatie te vernieuwen of aan te passen. Dit laatste zat er gewoon niet in. Het gevolg is wel dat we nu veilig en onafhankelijk van tijd, locatie en apparaat kunnen werken over het internet. NextMatters is hierdoor overigens ook veel sneller geworden. Later bleek dat yellow arrow zomaar een stuk geschiedenis had geschreven: ze waren de eerste in Nederland die het kunstje had geflikt om NextMatters op deze manier beschikbaar te maken. Niet slecht!”

Vlekkeloze ingebruikname

Alles staat. Maar hoe werd de nieuwe werkwijze geïmplementeerd en ontvangen? Pierre is duidelijk: “Het hele team is enthousiast. We hebben geen overbodige pakketten meer, krijgen regelmatig relevante updates, zitten niet in de houdgreep van een IT-partner en werken eenvoudiger en doelgerichter. Wat wil je nog meer? Toen Workspace 365 in gebruik werd genomen, organiseerde yellow arrow een ontspannen training waarin de hele organisatie aan de hand werd genomen en op de hoogte werd gebracht. Zo ontdekten we meteen de handigheidjes in het systeem en konden we er direct zinvol mee aan de slag. Op die manier bleven opstartproblemen achterwege. Ook de service is geweldig; alle werknemers zijn te spreken over het soepele en informele contact. Is er iets onduidelijk of loop je ergens tegenaan? Gewoon een telefoontje en het wordt opgelost. Geen gedoe met wachtrijen of problemen die eindeloos in behandeling moeten worden genomen. Zo zou samenwerking altijd moeten zijn!

Zo ontdekten we meteen de handigheidjes in het systeem en konden we er direct zinvol mee aan de slag.

Hoens en Souren referentiecase Workspace 365

Ontvang ons nieuws


Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Wat is Workspace 365 whitepaper banner