Waarom zou je het intranet in je digitale werkplek integreren?

Wat is het intranet en waarom is intranet in je digitale werkplek zo handig? Over de jaren heen is het intranet veranderd. Eerder was het intranet vooral heel traditioneel en statisch, terwijl het intranet van nu veel meer draait om interactie. Ben je benieuwd wat de voordelen van intranet in je digitale werkplek zijn? Lees dan vooral verder!

Wat is het intranet?

Om intranet in jouw digitale werkplek te integreren, is het handig om te weten wat ‘intranet’ nou eigenlijk betekent. Een intranet is, voor medewerkers binnen een organisatie, een intern privénetwerk waarin in je informatie kunt delen met je collega’s. Naast het delen van informatie kun je via het intranet ook samenwerken en leuke nieuwtjes of belangrijks bedrijfsnieuws delen. Het traditionele intranet was vooral bedoeld voor het top-down verzenden van informatie. Tegenwoordig is het intranet veel actiever en gaat het veel meer om interactie. Daarom wordt het nu vaak het sociaal intranet genoemd.

Intranet vs. digitale werkplek

Wat is nou het verschil tussen het intranet en de digitale werkplek? Een digitale werkplek is een omgeving waarin je al jouw applicaties, informatie en documenten kunt openen om overal te kunnen werken op elk tijdstip. Het intranet is zoals eerder genoemd een privénetwerk binnen je organisatie waarin je informatie kunt delen met je collega’s.

Je kunt uiteraard je gehele bestaande intranet in je digitale werkplek integreren, maar je kunt ook intranet-elementen in je adoptive workspace gebruiken, zoals de mededelingen tegel, birthdays tile, contacten en veel meer, waardoor het je intranet en je digitale werkplek in één is. Het sociale aspect van je werk wordt dan niet los gezien van je digitale werkplek, maar als één geheel.

Een digitale werkplek en het intranet hebben vaak ook veel dingen hetzelfde, zoals het samenwerken in een bestand of documenten die belangrijk zijn om je dagelijkse werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Op deze manier hoef je niet continu te switchen tussen applicaties, maar krijg je al je informatie vanuit je intranet te zien in één digitale werkplek. Zo kun je video’s toevoegen, informatie delen via een mededelingencentrum en kun je bijvoorbeeld Yammer integreren in je digitale werkplek om continu op de hoogte te blijven van de informatie die wordt gedeeld door je collega’s.

Voordelen van het intranet in je digitale werkplek

1. Alle informatie op één platform. Of het nou taakgerichte of bedrijfsgerichte informatie is, alles kun je vinden op één platform. Door alle informatie te verenigen op één plek hoef je niet te wisselen tussen platformen, bespaar je mensen tijd met zoeken naar informatie op verschillende plekken en stroomlijn je processen en workflows, doordat belangrijke bedrijfsinformatie, -beleid en tools voor communicatie en samenwerking niet gescheiden zijn van documenten, applicaties en taakgerichte informatie. Zo kun je snel en gemakkelijk vanaf elk apparaat en elke locatie bij alle informatie die je nodig hebt om te werken.
2. Betere medewerkersbetrokkenheid. Doordat het intranet niet meer een aparte applicatie is, maar in je digitale werkplek is geïntegreerd, kunnen de medewerkers niet om deze informatie heen. Het staat namelijk gelijk in beeld zodra de medewerkers hun digitale werkplek openen. Zo kun je de adoptie van jouw intranet verhogen en effectiever communiceren met collega’s. Dit kan in de vorm van mededelingen, video’s, een intranet integratie of met een RSS feed.
3. Minder kosten, meer updates. Door het intranet te integreren in een digitale werkplek, worden de verschillende features elke keer geüpdatet zonder dat je daar tijd en geld hoeft in te stoppen. Zo is je intranet continu up-to-date en maak je gebruik van de nieuwste toepassingen

Waarom zou je een digitale werkplek kiezen die het intranet ondersteunt?

Zoals al eerder genoemd zitten er veel voordelen aan het verenigen van intranet en je digitale werkplek. Als je er voor kiest om dit te doen, is het niet meer dan logisch om een digitale werkplek te kiezen waarbij dit mogelijk is, in plaats te proberen deze integratie te realiseren in een werkplek waarbij dit niet kan. Door te kiezen voor een digitale werkplek die het intranet al ondersteunt voeg je de digitale werkplek en het intranet naadloos samen en maak je van beiden op dezelfde manier gebruik. Op deze manier kun je jouw volledige bestaande intranet integreren, of zelf gemakkelijk de werkplek op maat maken op basis van welke intranet-elementen je nodig hebt, zodat alles overzichtelijk blijft en je geen overbodige informatie hebt die ruimte in je werkplek opnemen.

Dit is steeds belangrijker geworden sinds COVID-19, waardoor mensen steeds meer moeten thuiswerken. Om deze reden moet er binnen het bedrijf goed gecommuniceerd worden. Daarnaast zie je je collega’s niet dagelijks meer en is een gesprekje tijdens de lunch of koffiepauze ook een stuk lastiger. Door een digitale werkplek te kiezen die het intranet ondersteunt kun je gemakkelijk medewerkers met elkaar in contact laten komen en informatie delen.

Selecteren van een digitale werkplek

Er zijn bedrijven zoals Workspace 365 die het intranet integreren in je digitale werkplek, waardoor je dit zelf niet hoeft te doen. Er zijn een aantal dingen waar je rekening mee moet houden als je een digitale werkplek wilt kiezen.

1. Statisch of innovatief

Wil je graag een specifieke functie? Dat betekent niet per se dat je hoeft te kiezen voor een oplossing die deze functie al heeft. Het is namelijk uiteindelijk goedkoper om een functie aan te vragen bij een organisatie die deze snel voor je zal ontwikkelen, dan te kiezen voor een oplossing die deze al heeft, maar verder niet of nauwelijks ontwikkelt – en dus op lange termijn zich niet snel genoeg zal aanpassen aan wat jij nodig hebt. Van de oplossingen die zich snel blijven ontwikkelen, krijgen functies vaak een update en blijven zich ontwikkelen om te zorgen dat jij je werk het beste kunt uitvoeren. Binnen Workspace 365 kun je elke drie weken nieuwe releases verwachten.

2. Co-creatie

Via applicaties zoals Yammer, SharePoint en Microsoft Teams kunnen teams samenwerken en/of content plaatsen. Op deze manier kan er gemakkelijk samengewerkt worden in documenten en kan je content gedeeld worden met de hele organisatie. Check bij je medewerkers met welke applicatie zij het fijnst en beste kunnen samenwerken en houdt er rekening mee of je deze kunt integreren bij jouw keuze voor een digitale werkplek.

3. Rol en omgeving

Het is belangrijk om voor een digitale werkplek te kiezen die ervoor zorgt dat mensen hun werk zo efficiënt en goed mogelijk kunnen uitvoeren. Op deze manier kunnen mensen die belangrijk werk doen zich focussen op primaire taken en het werk dat zij belangrijk vinden. Door een digitale werkplek te kiezen die zich aanpast aan de rol en omgeving van elk individu kan dit gerealiseerd worden.

Til jouw intranet naar een hoger niveau

Er zijn dus meer dan genoeg redenen om jouw digitale werkplek en jouw intranet te verenigen. Een project die een gezamenlijke inspanning is van Communicatie en IT. Hoe krijg je deze op dezelfde lijn? Hoe ziet een roadmap voor zo’n project er uit, en hoe helpt jou dit om IT-kosten te besparen? Je leest het allemaal in onze Elevate your Intranet whitepaper.