English
Eén goed beveiligde plek waar je gebruikers toegang hebben tot alle informatie, documenten en applicaties die voor hen relevant zijn. Te allen tijde beschikbaar, vanaf elke denkbare locatie, en vanaf elk denkbaar apparaat.
Van het gemak van een gepersonaliseerde digitale werkplek hoeven we je hopelijk niet meer te overtuigen. Maar let op: de ene digitale werkplek is de andere niet. Hoe je de digitale werkplek precies inricht, werkt op een hele directe manier door in het gebruikersgemak. Bovendien hebben de functies en eigenschappen van de digitale werkplek direct invloed op de mate waarin je je IT- en organisatiedoelen ook daadwerkelijk behaalt.
In deze blog zetten we daarom alle belangrijke must-haves voor je op een rijtje. Wat zijn de belangrijkste bouwstenen van de optimale digitale werkplek?
#1 Single Sign-On: één keer inloggen
Meerdere keren per dag moeten inloggen in verschillende systemen: voor veel werknemers is het een doorn in het oog. Single Sign-On (SSO) zorgt ervoor dat je gebruikers nog maar één keer hoeven in te loggen, op een centrale server. Van daaruit hebben ze vervolgens - via hun digitale werkplek - toegang tot alle applicaties en documenten die voor hen relevant zijn. Zo vinden ze snel wat ze nodig hebben en verliezen ze geen onnodige tijd meer met steeds weer dezelfde inlogprocedures.
Volgens schattingen bespaart SSO maar liefst 24 uur per werknemer per jaar, omdat er geen tijd wordt verspild aan het invoeren van inloggegevens of het zoeken naar wachtwoorden. Zo zorgt SSO onder de streep voor een verbeterde digital employee experience en voor flinke efficiencywinst.
Maar ook voor de IT-afdeling biedt SSO uitkomst. Doordat er minder inlogprocedures zijn, wordt het gebruikersbeheer een stuk makkelijker en overzichtelijker, met eenvoudige onboarding en offboarding. Ook het toevoegen van een nieuwe applicatie aan de digitale werkplek is snel voor elkaar.
#2 Multi-Factor Authenticatie (MFA): maximaal veilig
Virussen en andere malware, ransomware, e-mailfraude: cybercriminelen worden steeds inventiever en gaan steeds geraffineerder te werk. De optimale digitale werkplek is dan ook vooral een goed beveiligde werkplek.
Een goede manier om cyberrisico's te verkleinen is multi-factor authenticatie (MFA). Hierbij krijgen je gebruikers pas toegang tot hun digitale werkplek als ze zich aanvullend hebben geïdentificeerd via een mobiel apparaat. Bijvoorbeeld via een sms-code op hun telefoon of via een speciale MFA-app op hun telefoon of tablet (zoals Microsoft Authenticator).
In de praktijk blijkt MFA een hele effectieve methode om ongenode gasten buiten de deur te houden. Een hacker heeft immers niet meer genoeg aan alleen de combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord om ongeoorloofd een systeem binnen te dringen. Zeker als je gebruikmaakt van Single Sign-On is het slim om via MFA een extra drempel op te werpen. Desgewenst kun je er aanvullend voor kiezen om ook specifieke apps en systemen met gevoelige informatie extra te beveiligen aan de hand van MFA.
#3 Locatie- en apparaat-onafhankelijk: altijd en overal bereikbaar
Een optimale digitale werkplek past zich automatisch aan aan de omstandigheden, en is daardoor goed bereikbaar vanaf (bijna) elke locatie en vanaf elk apparaat. Of je nu werkt vanaf een desktop, laptop, tablet of smartphone: via de browser is de optimale digitale werkplek altijd en overal beschikbaar.
Handig voor mensen die vaak onderweg of mobiel zijn (zoals zorg- en salesmedewerkers), voor mensen die afwisselend thuis of op kantoor werken (wat nu steeds vaker voorkomt), of simpelweg voor iedereen die meer flexibiliteit wil.
#4 Conditional Access: onmisbare toegangscontrole
Niet elke gebruiker heeft elke applicatie nodig op elk apparaat. Het voordeel van een goed ingerichte digitale werkplek is nou juist dat de gebruiker alleen datgene ziet dat hij of zij nodig heeft. Dit wordt geregeld door Conditional Access, wat betekent dat gebruikers afhankelijk van hun rol toegang hebben tot bepaalde systemen, applicaties en documenten.
Dat is in de eerste plaats belangrijk voor je security. Conditional Access voorkomt dat mensen informatie en applicaties openen binnen bepaalde devices, browsers of netwerken. Je kunt het dan bijvoorbeeld onmogelijk maken om het bedrijfsnetwerk te bereiken via een privé-device. Om een applicatie die alleen in Chrome werkt te openen in Internet Explorer. Of om zonder de juiste rechten bepaalde gevoelige dossiers te openen.
Maar Conditional Access zorgt ook voor een maximaal gepersonaliseerde gebruikerservaring. Afhankelijk van hun rol en de bijbehorende rechten, krijgen gebruikers toegang tot specifieke lokale, hosted en web-applicaties. Zo zien mensen alleen nog maar wat voor hen relevant is. En houd je als organisatie vanzelf meer controle over wie waar en op welke manier de werkplek en applicaties bereikt.
#5 Een goede zoekfunctie
Via de goed beveiligde, gepersonaliseerde digitale werkplek heeft de gebruiker alleen nog maar toegang tot de systemen en applicaties die voor hem of haar relevant zijn. Handig! Maar: naarmate de organisatie groeit en het IT-landschap groter en complexer wordt, kan dat betekenen dat de gebruiker alsnog het overzicht verliest. Ook kan een nieuwe rol binnen de organisatie ertoe leiden dat de digitale werkplek mee verandert. Zie daar als gebruiker maar eens snel je weg in te vinden.
De oplossing: een goede zoekfunctie, die alleen maar relevante resultaten weergeeft en die ervoor zorgt dat gebruikers binnen de digitale werkplek snel en gemakkelijk de informatie vinden waarnaar ze op zoek zijn. Het resultaat: minder frustratie, minder tijdverlies, en snelle toegang tot alle relevante informatie.
#6 Geïntegreerd intranet
De laatste nieuwtjes binnen jullie branche. De inkoopprocedure binnen jullie bedrijf. De foto's van het laatste personeelsuitje. Als middel voor de interne communicatie is het social intranet ongeëvenaard. Het biedt informatie, zorgt voor verbinding tussen collega's en afdelingen en verbetert de onderlinge samenwerking.
Zo bezien biedt een intranet behoorlijk wat voordelen. Dan is het wel zo handig als medewerkers het intranet via de digitale werkplek kunnen bereiken, zodat ze alle functionele en sociale informatie op één plek kunnen terugvinden.
Een goede digitale werkplek biedt daarom de mogelijkheid om het intranet te integreren. Op die manier ontstaat een handig allround platform, waar bedrijfsaankondigingen pal naast het bedrijfsbeleid en applicaties staan. E​n waar communicatie en samenwerking hand in hand gaan met projecten, taken en documenten.
#7 Geïntegreerd systeem voor documentmanagement
Wat is de status van die ene offerte? Welke nieuwe inkoopafspraken hebben we ook alweer gemaakt met die ene supplier? Waar is de werktekening voor dat ene project ook alweer gebleven?
Van e-mails tot rapporten, van facturen tot werktekeningen: in het huidige informatietijdperk produceren organisaties elke dag weer enorme hoeveelheden documenten. Een goed systeem voor documentmanagement helpt je om je digitale informatievoorziening op orde te krijgen en ervoor te zorgen dat je medewerkers snel het juiste document vinden, op één centrale plek.
Maar: net als bij het intranet is het ook in dit geval handig als het document management systeem (DMS) geïntegreerd is in je digitale werkplek. Zodat documenten makkelijk beschikbaar zijn op elk apparaat en vervolgens direct gebruikt kunnen worden.
#8 Self-service
We regelen onze bankzaken online, boeken een hotel of appartement vanaf onze smartphone en rekenen in de supermarkt af bij de zelfscankassa. Zelf doen is steeds vaker het devies. Het voordeel: je bent niet langer afhankelijk van de beschikbaarheid van anderen en regelt je eigen zaken wanneer het jou uitkomt.
Precies zo werkt het steeds vaker in een zakelijke context. Steeds meer organisaties kiezen voor self-service, waarbij gebruikers veelvoorkomende processen (zoals het aanvragen van verlof, het indienen van declaraties of het indienen van een verzoek bij de helpdesk) zelf in gang kunnen zetten. Handig voor de medewerker zelf: die kan zijn of haar zaken afhandelen wanneer het hem of haar uitkomt. Maar ook voor de betreffende manager, HR-medewerker of IT'er, die alleen nog maar op afstand goedkeuring hoeft te verlenen en zo meer tijd overhoudt voor niet-standaard verzoeken.
Nog handiger is het als deze self-service is geïntegreerd in de digitale werkplek (en ook werkt voor de digitale werkplek zelf; bijvoorbeeld bij het aanvragen van applicaties). Op die manier heeft de gebruiker alles bij de hand, vanaf elke locatie en elk apparaat.
#9 Technologie-onafhankelijk platform
Een goede digitale werkplek zorgt ervoor dat gebruikers vanaf één centrale plek toegang hebben tot alle relevante applicaties, taken, processen en platformen, als het startpunt voor de werkdag. Dan is het wel belangrijk dat de digitale werkplek uit de voeten kan met alle mogelijke systemen, ongeacht de onderliggende technologie. Een goede digitale werkplek verenigt daarom alle systemen en platforms: van webapplicatie tot legacy-systeem. Zodat de gebruiker niet toch ook nog een ander systeem nodig heeft.
Op naar de digitale werkplek
De optimale digitale werkplek koppelt een vlekkeloze digital employee experience kortom aan strikte beveiliging en maximale efficiencywinst. Meer weten over de mogelijkheden? Probeer dan de gratis demo van Workspace 365 en ervaar zelf hoe de optimale digitale werkplek er in de praktijk uitziet.
