Savant Zorg & Ictivity

Een digitale werkplek op maat voor Savant Zorg

Savant Zorg, met zeven zorglocaties en 1.800 medewerkers, gebruikte jarenlang hun intranet Savantplein voor interne communicatie, wat leidde tot informatie-overload en onduidelijkheid. Daarom kozen ze voor één platform dat alle applicaties, informatie en communicatie samenbrengt om het werk van zorgmedewerkers te vereenvoudigen.

Leestijd 6 min | case study

Uitdaging

Savant Zorg merkte dat hun oude intranet niet effectief was. Zorgmedewerkers moesten vaak zoeken naar relevante informatie en applicaties, wat kostbare tijd verspilde. Vooral thuiszorgmedewerkers waren moeilijk te bereiken, omdat ze weinig achter een computer zaten. Dit leidde tot frustratie, inefficiëntie en een gebrek aan betrokkenheid bij interne communicatie.

Oplossing

Samen met partner Ictivity heeft Workspace 365 een digitale werkplek geïmplementeerd die volledig afgestemd is op de behoeften van elke medewerker. Met behulp van een relevantiematrix werd vastgesteld welke informatie en tools voor specifieke functies nodig waren. Voor thuiszorgmedewerkers werd een eenvoudige mobiele versie van de werkplek ontwikkeld, zodat zij ook onderweg toegang hebben.

Resultaat

De nieuwe digitale werkplek Savantplein zorgt ervoor dat medewerkers alleen relevante informatie en applicaties zien. Alle medewerkers blijven nu beter op de hoogte en interne communicatie is gestroomlijnd. Bovendien is de werkplek klaar voor de toekomst met vervolgstappen voor een soepele preboarding voor nieuwe medewerkers.

Met teams verdeeld over verschillende locaties of werkzaam in de thuiszorg, is een intranet voor de meeste zorgorganisaties een belangrijk middel om zorgmedewerkers betrokken, op de hoogte en geïnspireerd te houden. Maar in een sector waarin tijd kostbaar is, is het cruciaal dat de informatie die op het intranet verschijnt relevant is en iets toevoegt. Als zorgmedewerker is een weg banen door irrelevante informatie het laatste waar je tijd voor vrij maakt. Informatie moet makkelijk vindbaar zijn en bovenal afgestemd zijn op je primaire werkzaamheden.

Informatie-overvloed

Savant Zorg heeft zeven verpleeg- en verzorgingshuizen en levert thuiszorg in Helmond en omstreken. Om hun 1.800 medewerkers op de hoogte te houden van bedrijfs-, afdelings-, en locatienieuws gebruikt zorgorganisatie Savant Zorg al jaren hun intranet Savantplein. Via Savantplein werd belangrijke informatie gedeeld, maar het was niet duidelijk of ze hiermee alle zorgmedewerkers bereikten. Daarom werd ook af en toe via e-mail en het elektronisch patiëntendossier gecommuniceerd. Hierdoor werden zorgmedewerkers overspoeld met informatie en was het niet duidelijk waar ze wat konden vinden. Daarom besloot Savant Zorg dat het tijd was voor verandering. Het doel? Eén platform ontwikkelen met alle applicaties, informatie en communicatie afgestemd op de behoeften van de zorgmedewerkers, om het dagelijkse werk te vereenvoudigen.

Afgestemd op de zorgmedewerker

Samen met onze partner Ictivity is Workspace 365 geimplementeerd als de basis voor het nieuwe Savantplein. Anne-Marie van den Hout, adviseur ICT en functionaris gegevensbescherming bij Savant Zorg, vertelt hoe ze de digitale werkplek en het intranet samen hebben gebracht in één gepersonaliseerde werkplek voor iedere zorgmedewerker van Savant Zorg. “Savantplein moest een werkversneller worden. Daarom zijn we gaan onderzoeken wat onze zorgmedewerkers nodig hebben om Savantplein beter bij hun belevingswereld te laten aansluiten. Al snel werd duidelijk dat de werkplek meer afgestemd moest worden op de individuele medewerker. Dus niet langer meer alle informatie en applicaties op één stapel, maar alleen datgene wat nodig is voor je functie en werkzaamheden.”

Relevantiematrix

Om een werkplek in te richten die naadloos aansluit bij het werk van verschillende zorgmedewerkers, moet je met hen in gesprek gaan. Daarom zijn alle Savant-medewerkers in verschillende werkgroepen bij de vernieuwing aangehaakt. “Met Ictivity en een dwarsdoorsnede van onze organisatie zijn we om tafel gegaan”, licht Anne-Marie toe. “Samen hebben we Ictivity’s relevantiematrix ingevuld. In deze matrix maken we tot op het kleinste niveau inzichtelijk welke collega’s welke soort informatie en applicaties nodig hebben en wanneer. Hier hebben we veel tijd aan besteed, want op basis van deze matrix is Ictivity aan de slag gegaan met de technische inrichting van Workspace 365 als nieuwe digitale werkplek.”

Techniek versus behoeften

Een groot verschil met de eerdere versie van Savantplein, is dat er aan iedere medewerker is gedacht. Zo stonden de thuiszorgmedewerkers van Savant Zorg altijd een streepje achter als het om Savantplein gaat. “We konden hen niet altijd goed bereiken, omdat ze nauwelijks achter een computer zitten”, licht Anne-Marie toe. “Dat maakt het lastig om Savantplein en het nieuws bij te houden. Het was een wens van ons om hier iets voor te verzinnen.” De oplossing: een simpele versie van Workspace 365 die zorgmedewerkers op hun telefoon kunnen bekijken via de mobiele app. Het is een mooi voorbeeld van hoe techniek en de behoeften van gebruikers samenkomen.

Focus op de mens

Het doel van het nieuwe Savantplein is om het dagelijkse werk van zorgmedewerkers te vereenvoudigen, zodat zij zich kunnen focussen op het verlenen van zorg. Om dat doel te behalen, was het van groot belang dat de zorgmedewerkers weten hoe ze het platform optimaal kunnen gebruiken. Anne-Marie: “Met een verandering als deze, moet je voldoende aandacht besteden aan de adoptie. Dat was één van de redenen om met Ictivity te gaan samenwerken: zij richten zich niet alleen op de techniek maar bovenal op de mens.” De livegang van het nieuwe Savantplein en Workspace 365 is daarom in samenwerking met Ictivity voorafgegaan door verschillende communicatierondes, een e-learning, fysieke en digitale ‘op weg help-sessies’ en Ictivity’s eCoach voor vragen toen de werkplek eenmaal uitgerold was.

Gestroomlijnde communicatie

Uit Savantplein 1.0 is inmiddels de stekker getrokken; het nieuwe Savantplein is nu in gebruik. “De reacties vanuit zorgmedewerkers op de nieuwe digitale werkplek zijn positief”, stelt Anne-Marie. “Ik hoor terug dat de nieuwe werkplek goed bevalt. Onze zorgmedewerkers loggen nu in op de digitale werkplek en zien daar nieuws, informatie én kunnen met SSO inloggen op hun applicaties die relevant zijn voor hun werkzaamheden en locatie van waaruit ze werken. We hebben onze interne communicatie flink gestroomlijnd. Mijn verwachting is dan ook dat onze medewerkers, inclusief thuiszorgmedewerkers, beter op de hoogte zijn van wat er speelt binnen de organisatie. En dat Savantplein werken makkelijker maakt.”

Uit de onlangs gehouden enquête kwam ook positieve feedback. Zo werd de wens geuit om nog meer Savantplein te personaliseren. Daar gaan we mee aan de slag. Het is altijd onze bedoeling geweest om Savantplein continu te verbeteren. Daarom hebben we ook een feedback knop op Savantplein. Want het is voor ons van het grootste belang dat we ideeën van de werkvloer vertalen naar Savantplein.

Doorontwikkelen voor blije zorgmedewerkers

Savant Zorg koos er bewust voor om te starten met een standaardversie van Workspace 365. Dit sloot het best aan bij de behoeften van zorgmedewerkers. Nu de werkplek in de basis staat, is het tijd om pijlen te richten op doorontwikkeling. Daarom kijken we gezamenlijk naar nieuwe Workspace 365-functionaliteiten die bij Savant Zorg passen.

Een concreet voorbeeld hiervan is de inzet van Workspace 365 voor preboarding van nieuwe medewerkers. Het idee is dat zij zodra ze hun contract getekend hebben, op Savantplein kunnen inloggen om alvast wegwijs te worden in de organisatie. Met Ictivity leggen we hier momenteel de laatste hand aan. Ook verkennen we de mogelijkheden om Workspace 365 in te zetten als basis voor een partnerportaal. Hiermee wordt het in de toekomst voor Savant Zorg makkelijker om digitaal samen te werken met externe (zorg)partners. Anne-Marie: “In dit soort toepassingen zijn we heel geïnteresseerd, omdat het onze organisatie beter maakt. Dat is waar het onderaan de streep allemaal om draait: dat onze zorgmedewerkers nog blijer worden en hun werk makkelijker kunnen uitvoeren.”

Key takeaways

Relevante zorgwerkplek voor iedere medewerker

De werkplek van Savant Zorg is afgestemd op de individuele zorgmedewerker en de rol van waaruit hij of zij de digitale werkplek bezoekt. Dit geeft medewerkers toegang tot die informatie, nieuws en applicaties die ze voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Meer efficiëntie

Tijd is schaars in de zorg, waardoor de digitale werkplek geen obstakel mag vormen. Met het nieuwe Savantplein besteden de zorgmedewerkers van Savant Zorg geen kostbare werktijd meer aan het zoeken naar informatie of de juiste applicaties, wat de werkefficiëntie vergroot.
Beter bereik

Met Workspace 365 krijgen de zorgmedewerkers van Savant Zorg de juiste informatie aangereikt, waardoor belangrijk nieuws niet verdwijnt tussen voor hen irrelevante onderwerpen.
Adoptie

Naast de inrichting van de nieuwe werkplek is er ook veel aandacht besteed aan adoptie, om de zorgmedewerkers het nieuwe Savantplein te laten omarmen. Met diverse communicatiemiddelen, training en een eCoach zijn de medewerkers meegenomen in de vernieuwing.
Stevige basis voor doorontwikkeling

Met het nieuwe Savantplein is een stevige basis gelegd om te kunnen doorontwikkelen. Samen met Savant Zorg en partner Ictivity kijken we naar nieuwe functionaliteiten en toepassingen om het werkgemak van Savants medewerkers verder te vergroten.

Wat is Workspace 365?

Workspace 365 is niet alleen een platform, maar het vereenvoudigt ook het IT-landschap. Het helpt jou en je team om de ultieme digitale werkfocus te bereiken, zodat je je kunt concentreren op belangrijke taken die echt impact maken.

Download whitepaper