English
De tijd van het oeverloze heen en weer kaatsen van Microsoft Word-, PowerPoint- of Excelbestanden is voorbij. Online samenwerken aan documenten is de manier om met meerdere collega's tegelijk en real-time aanpassingen door te voeren. Efficiënt, veilig en nog leuk ook. In deze blog zetten we de voordelen en tips op een rij rond het samenwerken en delen van documenten.
Samenwerken in de cloud
Een herkenbaar probleem uit het verleden: welke versie van het document waaraan jij en je collega's werkten was nu de juiste? Stress, gedoe. Gelukkig behoort dit tot het verleden dankzij het samenwerken in de cloud via tools die documenten delen en samenwerken makkelijk maken, zoals diverse applicaties in Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams) en Google Drive. Het leest net zo simpel als het in de praktijk werkt: je typt een opmerking of wijziging in het document en jouw collega's die het document ook geopend hebben - niet via een bijlage, maar via een veilige link - zien dat real-time gebeuren en kunnen er direct op reageren.
Altijd en overal samenwerken aan documenten
De voordelen van gelijktijdig samenwerken aan documenten zijn legio. Jij en je collega's kunnen snel en interactief communiceren; misverstanden ruim je gelijk uit de weg. Digitaal samenwerken ging nog nooit zo soepel. En misschien nog wel belangrijker: er is één versie, één waarheidsdocument waar iedereen - tegelijk of niet - aan werkt. Vergeet de tijd van versies 1a, 1b en 1c, van verkeerde samenvoegingen en dubbel werk.
Documenten delen en samenwerken in de cloud is de oplossing. Groot voordeel is ook dat je altijd kunt beschikken over de versie van het document met de meest recente wijzigingen. Ook als je systeem er tijdelijk mee ophoudt. Die nachtmerrie van vroeger, dat je helemaal opnieuw moest beginnen als je pc vastliep en je wijzigingen niet had opgeslagen, komt niet meer voor.
Eén documentenapp in Workspace 365
Niet gek dus dat online samenwerken aan documenten een vlucht neemt. Steeds meer bedrijven en organisaties hebben de meerwaarde ontdekt en willen niet anders meer. Wij geven ze groot gelijk. Bovendien faciliteren we deze vorm van samenwerken met de digitale werkplek die wij leveren. Belangrijk onderdeel daarvan is namelijk een gebruiksvriendelijk documentmanagementsysteem (DMS), dat ervoor zorgt dat je documentenstroom efficiënt en geordend is.
Al je documenten, of ze nu opgeslagen zijn op de netwerkschijf of in Office 365-applicaties als SharePoint, OneDrive of Teams, vind je binnen Workspace 365 terug in één documentenapp - en dankzij herkenbare iconen zien ze er ook nog eens allemaal hetzelfde uit. Centraal, overzichtelijk en beschikbaar op ieder apparaat.
De documentenapp oogt niet alleen simpel, dat is ze ook in gebruik. IT-vaardig of niet: elke eindgebruiker vindt er zijn weg in. Dus ook als het gaat om werken in en met documenten is Workspace 365 jouw startpunt. Log in en je hebt jouw dashboard met al jouw documenten daarin paraat. Je kunt er meteen mee aan de slag, alleen of samen met je collega's. Anytime, any place, anywhere.
Vijf tips rond samenwerken aan documenten
1. Faciliteer als organisatie samenwerken in documenten
Doet jouw organisatie nog niks aan online samenwerken? Schaf er een oplossing voor aan. Want vaak zie je in deze situatie dat medewerkers onderling al wel besloten hebben om in de cloud documenten te delen en samen te werken. Daarvoor gebruiken ze applicaties als Dropbox of Google Drive, die niet beheerd worden door de interne organisatie. Stel dat een van die medewerkers uit dienst gaat? Dan bestaat de kans dat je al zijn of haar bestanden kwijt bent. Bovendien is het een potentieel beveiligingslek. Kies dus voor een oplossing en richt die op maat in voor je organisatie.
2. Hanteer een overzichtelijke structuur
Is de huidige structuur een-op-een te gebruiken voor online samenwerken? Of moet jouw organisatie over op een meer project-gebaseerde manier van werken, bijvoorbeeld met gebruik van Teams, waardoor je de hiërarchie en indeling van documenten moet aanpassen? Wanneer je ook je oude documenten nog vaak nodig hebt, dan is de documentenapp van Workspace 365 een handige oplossing. Daarin kun je namelijk ook je netwerkschijf integreren. Al je documenten, oud of nieuw, in één document management systeem.
3. Maak duidelijke instructies voor de manier van werken met documenten
Stel dat je Office 365 aanschaft om makkelijker samen te werken, dan kun je er niet vanuit gaan dat medewerkers direct weten hoe het werkt en wat de voordelen zijn. Eindgebruikers moeten zich de nieuwe manier van werken eerst eigen maken. Deel bijvoorbeeld een instructiefilmpje waarin wordt uitgelegd waarom jullie voortaan documenten delen via een link en niet meer als bijlage en laat weten waar jullie documenten opslaan.
4. Documenten delen als bijlage is ouderwets
Deel documenten altijd als een link in plaats van een bijlage. Dan kun je de link ook altijd weer uitschakelen. En als je wat aanpast is het meteen zichtbaar voor je collega. Zo voorkom je dat er oude versies van documenten rondzwerven.
5. Gebruik de functies binnen het Microsoft pakket
Maak gebruik van alle samenwerkingsfuncties binnen Word, Excel en PowerPoint. Plaats commentaar op tekst via de officiële review-functie binnen Microsoft Word zodat deze niet per ongeluk in de tekst blijven staan. Zet Track Changes aan om te laten zien waar je teksten aanpast. Ontdek, leer en pas toe!
