Werkplekbeheer

Leestijd 8 min

1 september 2021

Het belang van goede mappenstructuren in de digitale werkplek

Kelly van der Horst

Vindbaarheid is altijd belangrijk geweest voor een positieve digitale medewerkers ervaring. Medewerkers moeten hun informatie snel en probleemloos kunnen vinden. Tijd die verspild wordt met zoeken naar slecht vindbare documenten, gaat ten koste van de productiviteit en zorgt alleen voor frustratie.

Voor een goede vindbaarheid op de digitale werkplek heb je verschillende zaken nodig: intuïtieve navigatie, een krachtige zoekfunctie, functies voor tagging en filters om zoekopdrachten te verfijnen, en een goed georganiseerde mappenstructuur om documenten te vinden. Hiervan lijkt de digitale mappenstructuur soms een beetje een ondergeschoven kindje, hoewel het een cruciaal aspect is voor het efficiënt en effectief vinden en ontdekken van content. Met de tips in dit artikel willen we een eind maken aan dat onrecht - want elke organisatie heeft baat bij een goede mappenstructuur.

Het belang van een goede mappenstructuur

Helaas zijn de mappenstructuren regelmatig een grote puinhoop. Of het nu gaat om intranet of individuele SharePoint-bibliotheken, vaak is er geen beheer en kunnen meerdere mensen mappen aanmaken. Dit betekent dat zij uiteindelijk een dumpplaats voor bestanden worden. In het ergste geval veranderen ze in een soort van 'zwarte gaten', waarin documenten verdwijnen, en nooit meer worden gevonden!

Een van de redenen waarom een mappenstructuur soms meer wegheeft van een labyrint uit een horrorfilm, is dat er vanaf het begin nauwelijks is nagedacht over de structuur. Het loont absoluut de moeite om goed na te denken over een digitale mappenstructuur die:

gebruikers tijd bespaart bij het vinden van de nodige informatie, ook als die meteen nodig is
het risico beperkt dat medewerkers een verkeerd document gebruiken
bijdraagt aan een positieve medewerkers ervaring
gebruikers uitnodigt na te denken over waar ze hun documenten willen bewaren, in plaats van de mappen te gebruiken als een digitale stortplaats
de algehele digitale werkplek duurzamer en eenvoudiger te beheren maakt
klaar is voor toekomstige, gestructureerde methodes voor contentmanagement, zoals SharePoint-migraties of de introductie van nieuwe zoekmogelijkheden.

Wat zijn de kenmerken van een goede mappenstructuur?

Een goede mappenstructuur heeft grofweg drie belangrijke doelen:

Medewerkers kunnen snel en vol vertrouwen de nodige informatie vinden.
Dankzij de goede structuur vinden medewerkers eenvoudig - en alweer, vol vertrouwen - de juiste plek om hun bestanden op te slaan.
De structuur is duurzaam, zodat deze kan groeien zonder de noodzaak tot reorganisatie, en zonder dat deze vervalt in een digitale stortplaats.

Om deze drie doelen te bereiken, moet de digitale mappenstructuur meestal voldoen aan deze voorwaarden:

Intuïtieve naamgeving: Namen van mappen moeten eenvoudig te begrijpen zijn, de inhoud ervan duidelijk weergeven en duidelijk maken wat de gebruiker in de onderliggende mappen kan verwachten. Verwarrende labels zorgen voor een onduidelijke mappenstructuur.
De juiste balans tussen fijnmazigheid en vindbaarheid: Hierbij gaat het om het juiste aantal mappen, met daarin een passend aantal items. Je hebt niet veel aan honderden mappen met elk één document, maar twee of drie mappen met elk honderden documenten is ook niks.
De juiste diepte: Door hoeveel onderliggende mappen moet de gebruiker gaan voordat die eindelijk het gezochte item vindt? Een hiërarchie van 12 mappen diep is waarschijnlijk te veel. Maar als je te weinig niveaus hebt, kun je misschien niet al je content kwijt.
Een consistente structuur: De logica van een consistente aanpak helpt bij het doorzoeken van de mappen. Bedenk echter, dat verschillende elementen van je mappenstructuur mogelijk anders georganiseerd moeten worden. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer je werkt met een bredere mappenstructuur die opgezet is met het oog op verschillende gebruikersgroepen en doeleinden.
Een duurzame structuur die flexibel genoeg is om mee te groeien met je behoeften: Zo kun je bijvoorbeeld nieuwe categorieën en meer documenten toevoegen zonder de bestaande mappenstructuur radicaal te wijzigen.
Het juiste beheer: Er moet gezorgd worden voor de juiste machtigingen en er moet een verantwoordelijke zijn voor het beheer van de structuur. Misschien moeten er verschillende eigenaren worden aangewezen voor delen van de mappenstructuur.

Hoe bepaal je een goede mappenstructuur?

Voordat je aan de slag gaat met het ontwerp van je mappenstructuur, moet je twee dingen weten. Ten eerste: er is geen ideale structuur. Iedereen heeft een mening over een mappenstructuur, over wat waar moet worden bewaard, en hoe informatie moet worden georganiseerd. Soms is een goede mappenstructuur een beetje een compromis.

Verder is het goed om te weten dat, wanneer verschillende delen van je mappenstructuur gericht zijn op verschillende behoeften en functies, je soms gebaat bent bij meerdere benaderingen. Zo classificeert je marketingteam het werk misschien aan de hand van sectoren of klanten. Maar het kan goed zijn dat het projectbureau en de overige projectmanagers het werk indelen aan de hand van het jaar waarin het project loopt. Dit kan dan van invloed zijn op hoe je organisatie marketing- en projectinformatie organiseert.

Voor je digitale mappenstructuur moet je dus ook denken aan zaken als:

Je publiek, en hoe ze werken en denken: Wie zal toegang hebben tot de mappen? Wie gaat de documenten gebruiken? Hoe denken die gebruikers? Welke werkprocessen volgen ze? Dit is informatie die leidend kan zijn voor je mappenstructuur. Zo heb je misschien één benadering voor mappen en documenten die door iedereen in de organisatie worden gebruikt, en een andere voor mappen voor specifieke projectteams.
De functie van de documenten in de mappenstructuur: Verschillende delen van je mappenstructuur kunnen verschillende functies hebben. Er zijn mappen met informatie die gebruikt wordt voor het oplossen van zakelijke problemen. Deze mappen worden regelmatig gebruikt. Andere mappen hebben eerder de functie van een naslagwerk dat bewaard wordt in verband met naleving. En in weer andere mappen vinden we werkdocumenten voor dagelijkse projectresultaten, die verschillende conceptversies omvatten. Dergelijke functies kunnen bepalend zijn voor je mappenstructuur.
Machtigingen: Autorisatie volgt mapniveau. Daarmee kan het bepalend zijn voor de structuur van je mappen.
Beheer: Zijn er medewerkers die het beheer (nodig) hebben voor een deel van je mappenstructuur? Dit kan bepalend zijn voor je mappenstructuur. Immers, met overlappende beheersgebieden wordt je structuur al snel een chaos.
Naamgeving en vastgelegde termen: Worden er al vaste namen en termen gebruikt in je organisatie? Dit kan van invloed zijn op de namen van je mappen.
Taal: Worden er verschillende talen gebruikt in je organisatie? Waarschijnlijk hebben jullie dan één primaire taal, maar wellicht heeft het impact op de namen die je gebruikt. Alles moet immers begrijpelijk zijn voor iedereen.

Voorbeeld van een goede mappenstructuur

Met zoveel variabelen is het best lastig om een goede mappenstructuur te bepalen. Wat werkt voor organisatie A, werkt misschien niet voor organisatie B.

Maar we willen in elk geval een voorbeeld geven van een verwarrende digitale mappenstructuur en een betere optie.

Het gaat om een map met HR-procedures en -formulieren die iedereen in het bedrijf regelmatig en vaak moet gebruiken, waarbij iedereen ook de nieuwste versie moet hebben. De HR-functie heeft het beheer en de verantwoordelijkheid over de map.

Slecht voorbeeld:

HR-afdeling

HR-documenten

Salaris & arbeidsvoorwaarden

ATW

Overige

Overig beleid

Loopbaan

Vacatures

Wervingsformulieren

Interne promotie

Overige

Prestatiebeheer

Werknemershandboek

Concepten

Er is aardig wat mis met dit voorbeeld. Wat dacht je hiervan:

een map genaamd 'HR-afdeling', hoewel deze door medewerkers van verschillende afdelingen geraadpleegd wordt
verwarrende namen: werknemers die geen specialisten zijn, hebben waarschijnlijk geen idee dat ATW staat voor Arbeidstijdenwet
een map met concepten - iets waartoe andere werknemers nooit toegang zouden mogen hebben
door meermaals 'Overige' te gebruiken, is het geheel onduidelijk wat die mappen bevatten
ontbrekende informatie die waarschijnlijk elders is ondergebracht. Waar is bijvoorbeeld de informatie over opleiding en ontwikkeling?

Goed voorbeeld:

Beleid, procedures en formulieren

Personeelszaken

Arbeidstijdenwet

Jaarlijks verlof

Loopbaan & promotie

Medewerkershandboek

Onboarding nieuwe werknemers

Opleiding en ontwikkeling

Ouderschapsverlof

Pensioeninformatie

Prestatiebeheer

Recruitment

Waarden

Werken op afstand

Salaris & arbeidsvoorwaarden

Dit voorbeeld van een digitale mappenstructuur is beter vanwege:

duidelijke namen
geen vage mappen 'Overige'
alfabetische volgorde
een completer en meer gedetailleerd overzicht van onderwerpen
de structuur is onderdeel van een grotere structuur die ook andere procedures kan omvatten, bijvoorbeeld die van IT. Zo zijn alle procedures en beleid op één plek te vinden.

Aan de slag met een nieuwe mappenstructuur

Het voorbereidende werk is vaak het moeilijkste. Hierna is het relatief eenvoudig om een goede mappenstructuur met de juiste mappen te maken. Zo is een van de meest populaire functies van Workspace 365 de Documenten App. Het is een tool om alle documenten waarmee medewerkers werken, naar een enkele digitale werkplek en mappenstructuur te migreren.

Dit biedt de mogelijkheid om mappen waarin medewerkers toegang hebben tot hun bestanden opnieuw te definiëren, door Microsoft 365 (voorheen bekend als: Office 365), je netwerkschijf, One Drive en SharePoint (met inbegrip van je Teams-mappen) samen te brengen. Je ontwerpt je ideale mappenstructuur door:

Beleid op te stellen, deels aan de hand van de bovengenoemde aspecten.
Beheer te organiseren: machtigingen, verantwoordelijkheden, etc.
Samenwerking met alle belanghebbenden.
Verzamelen van input (bestaande structuren, naamgeving, etc.) op basis waarvan een conceptstructuur wordt opgesteld.
Testen van conceptstructuur met gebruikers en makers van documenten. Is de structuur begrijpelijk en werkbaar voor hen?
Mapping van oude structuur naar nieuwe structuur.
Implementatie van nieuwe mappenstructuur op het platform van je organisatie.
Doorvoering van eventuele verbeteringen.

Is het tijd om je mappenstructuur te herzien? Maak een afspraak voor een demo!

Het loont de moeite om eens goed naar je mappenstructuur te kijken. Als je structuur niet meer functioneert, is dit je kans om een nieuwe, geweldige mappenstructuur te ontwikkelen.

Wil je zien hoe Workspace 365 je netwerkschijf, SharePoint-sites (inclusief Teams-documenten) en je OneDrive integreert in één gebruiksvriendelijke Documenten App en in één mappenstructuur? Neem contact op voor een gratis demo!