Document- en applicatietoegang samenbrengen

Het was essentieel om studenten en medewerkers één plek te bieden waar ze naartoe konden gaan, waarvandaan ze alles konden bereiken. Daarom waren document- en applicatietoegang twee van de belangrijkste elementen die de digitale werkplek moest bevatten.

Dit betekent dat de werkplek links naar apps en tools moest bevatten, zodat medewerkers en studenten daartussen konden navigeren, en ze snel moesten kunnen vinden wat ze nodig hadden.

Vereenvoudiging van Office 365 en Microsoft 365

Er is overwogen om alleen Office 365 als landingspagina te gebruiken, zegt Peter Beasley. Maar in de afgelopen zes maanden werd duidelijk dat het gebruik van een laag bovenop Office 365 eigenlijk precies is wat ze nodig hadden.

Volgens Peter is het gebruik en de integratie van Office 365-elementen één van de mooie elementen van Workspace 365; ze geïntegreerd te hebben en OneDrive- en SharePoint-functionaliteiten beschikbaar te hebben in één eenvoudige interface.

“Zij (de eindgebruikers, red.) weten niet per se wat OneDrive of SharePoint is, die gaan naar hun werkplek.”

Een gefaseerde uitrol tijdens een pandemie

Larkmead School werkte al aan hun cloudtransitie voorafgaand aan de COVID-19-pandemie, maar het had zeker invloed op het proces. Peter, die de projectleider was, vertelde ons erover.

Stap voor stap de digitale werkplek lanceren

Bij de implementatie en uitrol was naast Peter een collega van het IT-team, het senior leiderschapsteam, de Business Manager van de school en diverse andere stakeholders binnen de school betrokken.

Het implementeren van de digitale werkplek was onderdeel van een breder project, waarbij ze eigenlijk alles op het domein veranderden. Om de overgang soepel te laten verlopen, begonnen ze klein met één of twee gebruikers, en rolden het langzaam uit naar de bredere populatie van medewerkers en studenten.

Ze kozen ervoor om het op deze manier te doen, vooral omdat het project zo groot was – en ze er zeker van wilden zijn dat ze het goed deden. Tot nu toe vindt Peter dat de investering beloond wordt.

“We wilden niet zomaar iets lanceren dat totaal anders is en dat het project dan geen succes zou worden.”

COVID-19 als boost voor digitaal gebruik

De wereldwijde pandemie had geen negatieve invloed op het transitieproces. In feite heeft het het project mogelijk vooruit geholpen en daadwerkelijk geholpen bij het gebruik en de acceptatie van de digitale werkplek.

Met meer onderwijs dat online en op afstand plaatsvindt, waren studenten op zoek naar een digitale werkplek om toegang te krijgen tot de applicaties en informatie die ze nodig hadden.

Voortdurend in ontwikkeling om de optimale digitale werkplek te creëren

Sinds de eerste dag heeft Larkmead School veel aan hun werkplek moeten toevoegen en ze blijven het continu verbeteren.

Door de vele functionaliteiten en mogelijkheden die Workspace 365 te bieden heeft, was het even wennen voor studenten en medewerkers. Ze omarmden de verandering echter heel snel en het is goed ontvangen.

“Ik denk dat we gerust kunnen zeggen dat het een succes is geweest, aangezien we het elke dag gebruiken.” In de toekomst willen ze zoveel mogelijk blijven integreren in de werkplek en deze nog meer gebruiken.

De volgende stappen voor Larkmead School

Er zijn veel mogelijke vervolgstappen, denkt Peter, en de kansen die het hen als Trust biedt zijn enorm.

“Vanuit het perspectief van de Trust zou het iets kunnen zijn waarop we zouden willen voortbouwen en toevoegen aan meerdere scholen binnen de Trust. Om de samenwerkingsmogelijkheden die er nu zijn te vergroten en samen te smelten tot één centrale tendens.”

De sleutel om ervoor te zorgen dat de volgende stappen succesvol zijn, wat deze ook mogen zijn, is om ze in de juiste snelheid en op het juiste moment te nemen.