In 2019 was het duidelijk: er moest iets veranderen. "Elke school had zijn eigen intranet, zijn eigen manier van werken, en mensen vertrouwden sterk op e-mail," zegt Paul Schoemaker, lid van het ICT-team. "We hadden een centraal systeem nodig dat voor iedereen werkte, maar ook flexibel genoeg was voor elke locatie."

Eén startpunt voor iedere gebruiker

In samenwerking met yellow arrow implementeerde Galilei Workspace 365 als een uniforme laag over Microsoft. "We wilden een herkenbare en toegankelijke omgeving bieden waarin alles samenkomt: applicaties, documenten en communicatie."

Nu begint iedereen zijn dag in dezelfde digitale werkplek. Groepsrechten bepalen de toegang tot apps, documenten en tools, afgestemd op rol, doelgroep en locatie. Tegelijkertijd kan elke school zijn eigen Hub personaliseren met relevante lokale updates.

"Iedereen komt binnen via dezelfde deur, maar kan daarna zijn eigen route volgen," zegt Paul.

Van IT-silo's naar samenwerking tussen scholen

Voorheen werkte elke school met eigen systemen, gescheiden intranetten en aparte IT-beheerders. "Systeembeheerders werkten nauwelijks samen of wisten hoe collega's elders werkten," legt Paul uit. Sinds zijn komst in 2018 richt hij zich actief op betere samenwerking.

"We hebben nu een proactief team van systeembeheerders die elkaar ondersteunen op alle locaties. Iedereen werkt nog steeds vanaf zijn eigen plek, maar de samenwerking is veel sterker geworden."

Deze centrale aanpak zorgt voor meer synergie en functionaliteit met hetzelfde aantal mensen. "Dat is essentieel, zeker gezien de toenemende druk op IT-support in het onderwijs."

Communicatie die wél gelezen wordt

Vroeger waren nieuwsbrieven lang, soms wel negen pagina's, en de betrokkenheid was laag. Tegenwoordig worden interne updates gedeeld via De Hub in korte, hapklare berichten. "Mensen lezen de berichten nu echt," zegt Paul. "Korte berichten zorgen voor meer zichtbaarheid en meer impact."

Het is niet alleen overzichtelijker, maar ook gerichter. Het bestuurskantoor kan communicatie afstemmen op doelgroep, school of rol, allemaal vanuit één centrale plek.

Effectieve onboarding: duidelijkheid vanaf dag één

Omdat er regelmatig nieuwe collega's starten, is een goede onboarding onmisbaar. "Zonder duidelijke begeleiding verdwalen nieuwe medewerkers al snel in de digitale omgeving," vertelt Paul. Daarom krijgen nieuwe collega's al vóór hun eerste werkdag toegang tot de Workspace, waar een speciale tegel hen wegwijs maakt met handleidingen en uitleg. Op sommige scholen is er daarnaast persoonlijke begeleiding door coaches. "Locaties die hier actief op inzetten, krijgen veel minder supportvragen. Duidelijke onboarding maakt echt een verschil."

Kritisch kijken naar ROI en toekomstige kansen

Ook na vijf jaar succes blijft Paul gefocust op impact. "Ik kijk altijd naar de ROI. We investeren elk jaar weer opnieuw geld en tijd in de digitale werkplek, dus het is belangrijk dat we er alles uithalen," zegt hij.

Sommige integraties, zoals Magister of Zermelo, worden weinig gebruikt en veel docenten geven nog steeds de voorkeur aan tools zoals SharePoint of Outlook voor specifieke taken. Paul ziet dit niet als een tekortkoming, maar als onderdeel van een continu veranderende relatie tussen mens en technologie.

"We vragen ons af of sommige functies, zoals centrale toegang of de intranetstructuur, in de toekomst ook via Microsoft kunnen worden aangeboden, met de juiste externe ondersteuning. Dat is het onderzoeken waard. Maar dat doet niets af aan de waarde die Workspace 365 nu al biedt."

Voor nieuwe medewerkers en leerlingen is die waarde direct zichtbaar.