Voorafgaand aan de uitrol verving Waterschap Rivierenland traditionele fileservers door moderne oplossingen zoals SharePoint, OneDrive en Microsoft Teams. Dit legde de basis voor een soepele implementatie van MoDeX.
MVP: Een werkplek voor de muskusrattenbeheerders
Als Minimum Viable Product (MVP) koos Waterschap Rivierenland voor een specifieke doelgroep: de muskusrattenbeheerders. Deze buitendienstmedewerkers bestrijden muskusratten, die met hun gegraven tunnels en holen een groot risico vormen voor de Nederlandse waterkeringen. Hun werkgebied strekt zich uit van de Noordzeekust tot de Duitse grens en van Noord-Limburg tot Friesland. Op kantoor in Tiel zijn ze zelden te vinden—hooguit twee keer per jaar.
Marsha Bos licht toe:
"Door eerst de afdeling MRB te migreren en van deze pilot te leren, konden we de communicatie beter stroomlijnen. Eventuele onduidelijkheden en weerstand konden we in een later stadium direct opvangen."
Omdat muskusrattenbeheerders vooral werken met SaaS-applicaties zoals TrAPP (vangstregistratie), UBW (tijdregistratie) en ADP (HR-selfservice), kon de pilot snel en efficiënt worden uitgevoerd. De overstap startte in juli 2024.
Een soepele onboarding, ondanks digitale drempels
Hoewel IT voor velen van hen een noodzakelijk kwaad is, verliep de onboarding soepel. Binnen één dag werden iPhones geback-upt, laptops ingesteld en medewerkers persoonlijk begeleid bij de overstap naar MoDeX. Dankzij een intensieve sessie gingen ze positief naar huis—klaar om weer aan de slag te gaan in de natuur.
De pilot bewees dat succesvolle onboarding verder gaat dan technologie alleen: begrip voor de gebruiker is minstens zo belangrijk. Muskusrattenbeheerders zijn geen digitale experts—en dat hoeft ook niet. Door in te spelen op hun specifieke werk- en leerstijlen verliep de transitie soepel.
Richard Berger:
"Ondanks hun beperkte digitale vaardigheden, maakten zij met geduld de overstap naar MoDeX. Dit onderstreept het belang van toegankelijke, gebruiksvriendelijke oplossingen."
Een standaardaanpak werkt niet voor iedereen. Onboarding moet aansluiten bij de unieke behoeften van gebruikers—niet alleen om hen tevreden te houden, maar ook om ambassadeurs te creëren voor toekomstige veranderingen.
Een organisatiebrede onboarding: aandacht voor de gebruiker
Na de succesvolle MVP werd Workspace 365 vanaf september 2024 stapsgewijs uitgerold naar de overige 900 medewerkers. Open Line en Waterschap Rivierenland ontwikkelden samen een zorgvuldig onboardingproces om een soepele overgang te garanderen.
Marsha Bos onderstreept het belang van een gestructureerde aanpak:
“Een succesvolle implementatie valt of staat met adoptie. Open Line bood een solide basis waar wij met communicatie goed op konden aansluiten. Dankzij de trainingen wisten we zeker dat alle collega's betrokken werden.”
Richard Berger vult aan:
“Bij Waterschap Rivierenland stond de gebruiker centraal. Door een stapsgewijze begeleiding konden we ervoor zorgen dat medewerkers zich comfortabel voelden met hun nieuwe werkplek.”
Om de overgang zo toegankelijk mogelijk te maken, volgden medewerkers interactieve trainingssessies van 120 minuten in groepen van maximaal 24 personen. Tijdens deze sessies leerden zij hun nieuwe werkplek kennen en personaliseren. Al op de eerste dag stelde 60% van de medewerkers hun persoonlijke werkplek direct in.
Vernieuwd intranet: alles op één plek
Naast de cloudtransitie vernieuwde Waterschap Rivierenland ook hun intranet, genaamd STROOM. Dit al bestaande intranet voldeed niet meer aan de eisen en zou begin 2025 worden uitgefaseerd. Hoewel er eerst een SharePoint-oplossing werd overwogen, bleken de intranetfunctionaliteiten van Workspace 365 eenvoudiger, gebruiksvriendelijker en kostenefficiënter.
Marsha Bos legt uit waarom deze integratie zo belangrijk is:
“Door het intranet te integreren met de werkplek, zorgen we ervoor dat collega's niet meer op verschillende plekken hun informatie hoeven op te halen. Dit vergroot de efficiëntie en het bereik van het nieuws.”
Dankzij de Hub en een integratie met Microsoft Engage hebben de medewerkers van Waterschap Rivierenland met Workspace 365 alles op één centrale plek, niet alleen als digitale werkplek, maar dus ook als intranet voor de interne communicatie.
Positieve reacties van medewerkers
De nieuwe digitale werkplek wordt enthousiast ontvangen door medewerkers van Waterschappen Rivierenland. Vooral de intuïtieve interface, snelle toegang tot documenten en de mogelijkheid om de werkplek naar eigen wens in te richten, worden als grote voordelen ervaren.
Marsha Bos deelt haar algemene ervaring met Workspace 365:
English
