Aanbesteding: van traditionele IT omgeving naar toekomstbestendige werkplek
In de laatste ronde van het aanbestedingstraject werden de drie overgebleven service providers uitgenodigd om een presentatie te geven. Hierbij waren ze onder de indruk van de manier waarop Open Line een combinatie bood tussen de traditionele IT omgeving, een nieuwe infrastructuur en een toekomstbestendige werkplek. Daarnaast moest de omgeving in staat zijn om de uitbreidingsstrategie van de Faber Group te faciliteren.
“Wij noemden deze fase voor de grap ook wel de beauty contest. Het aanbod moest technisch natuurlijk aansluiten op onze wensen, maar ook het uiterlijk van de digitale werkplek vonden wij heel belangrijk. Door de digitale werkplek, Workspace 365, sprong Open Line er nog verder uit en werd onze keuze duidelijk.”
Tom Peeters, Group IT Director bij Faber Group.
Stap 1: Samenvoegen van het intranet en de digitale werkplek
De eerste stap voor het lanceren van Workspace 365 was het samenvoegen van het intranet en de digitale werkplek. In het verleden had Faber Group een intranet, deze werd echter nauwelijks gebruikt. Om die reden wilden ze dit vernieuwen en samenbrengen in de digitale werkplek.
“Workspace 365 is voor onze medewerkers de start van hun dag. Ze zien hun mails, agenda, video’s, het laatste nieuws en kunnen van daaruit al hun applicaties openen. Het mooie is dat we het kunnen koppelen aan andere platformen waardoor we zelf kiezen welke technieken we gebruiken op de achtergrond.” Joeri van Etten, Marketing & Communication Advisor bij Faber Group.
Binnen de werkplek werd als eerst het nieuws uit SharePoint ontsloten. Hierdoor krijgen alle medewerkers inzicht in het nieuws vanuit het hoofdkantoor. Als vervolgstap wordt ook het nieuws van de verschillende divisies aange-boden aan de personen voor wie dit relevant is.
“Sinds het lanceren van de nieuwe werkplek kunnen medewerkers eenvoudig informatie vinden en krijgen we bijna geen vragen meer waar zij bepaalde documenten of policies kunnen vinden. Daarnaast zien we dat het nieuws goed ontvangen wordt.” Aldus Joeri.
Stap 2: Centraliseren van IT en vernieuwen digitale werkplek
De volgende stap naar de moderne werkplek werd gezet door alle infrastructuur en de moderne werkplek onder te brengen bij Open Line. Het gebruik van dezelfde partners en technologie heeft veel voordelen, terwijl de flexibiliteit en huisstijl behouden blijft. Zo kan ieder separaat label een gepersonaliseerde werkplek krijgen, inclusief toegang tot relevante applicaties en nieuws.
“Door samen met Open Line te werken zijn we in staat om helemaal af te komen van ‘eilandautomatisering’ en gaan we zoveel mogelijk naar één standaard. We zien dat we hier op den duur enorme kosten mee kunnen besparen doordat alles minder omslachtig wordt en we gebruik maken van dezelfde standaarden binnen onze groep.” Aldus Tom Peeters.
Stap 3: Aanbieden van elk type applicatie, op ieder apparaat
Binnen de werkplek openen mensen eenvoudig al hun applicaties. In de werkplek zien zij alleen de applicaties die voor hun rol relevant zijn. Dit kunnen zowel de lokaal geïnstalleerde applicaties zijn, als de virtuele applicaties (op basis van Citrix) en webapplicaties. Door single sign-on te implementeren kunnen mensen alle applicaties met één klik openen, zonder steeds opnieuw in te loggen.
Vereenvoudigen van Microsoft oplossingen
Binnen de werkplek worden oplossingen van Microsoft ontsloten om deze eenvoudiger te maken in gebruik. Zo zien medewerkers het nieuws vanuit SharePoint, kunnen ze eenvoudig zoeken naar teams in Teams en documenten aanmaken vanuit de werkplek. Hierdoor konden medewerkers sneller wennen aan de nieuwe oplossing en kunnen ze eenvoudig documenten openen, bewerken en veilig delen vanaf
ieder apparaat.
Plannen voor de toekomst
De digitale werkplek blijft zich continu ontwikkelen. Een van de projecten waar ze nu aan werken is om nog meer divisies onder te brengen bij Open Line en om alle lokale brands te helpen om een eigen intranet te bieden binnen de werkplek.
“We zijn erg blij met de werkplek en de samenwerking met Open Line. Wat we heel fijn vinden is het persoonlijke contact. Je kunt namelijk alles vastleggen in contracten, maar er is altijd wel iets wat daar niet in vaststaat. Ze gaan hier flexibel mee om en schakelen snel.”
Aldus Tom Peeters.
English
