Wat er gebeurde toen Phoenix Legal alles op één plek bracht
Phoenix Legal Services uit Cardiff ondersteunt al meer dan 22 jaar juridische professionals. Maar naarmate het bedrijf groeide, konden hun interne systemen niet meer bijbenen. Medewerkers werkten met losse tools, communicatie was onduidelijk en er ging veel tijd verloren.
Samen met Flotek en HUB365 bouwde Phoenix Legal een centrale, veilige digitale werkplek. Zo kreeg iedereen eenvoudig toegang tot alles wat ze nodig hebben: van dossiers tot interne updates.
Hoe ze dit gedaan hebben
Voor Workspace 365
✘ Meerdere leveranciers met losse systemen en werkwijzen
✘ Belangrijke documenten stonden verspreid over verschillende platforms
✘ Medewerkers wisten niet waar ze terechtkonden voor IT-support
✘ Hoge druk op interne support door onduidelijke technologie
✘ Tijdverlies door zoeken naar documenten en schakelen tussen systemen
✘ Weinig zicht op updates en lage betrokkenheid
Met Workspace 365
✓ Eén veilige, centrale digitale werkplek via HUB365
✓ Centrale, rolgebaseerde toegang tot alle tools en informatie
✓ Eén aanspreekpunt: Flotek regelt alle IT en communicatie
✓ Minder supporttickets dankzij een intuïtieve en duidelijke omgeving
✓ Veel tijdwinst dankzij centrale zoekfunctie en slimme indeling
✓ Betrokken medewerkers dankzij een persoonlijke welzijnszone en intern nieuwsoverzicht
De uitdaging: alles versnipperd
De grootste uitdaging voor Phoenix Legal was dat alles langs elkaar heen liep. Collega’s gebruikten verschillende systemen en leveranciers voor hun dagelijkse werk, waardoor het overzicht vaak ontbrak. IT-ondersteuning duurde langer, communicatie liep stroef en frustratie groeide. Hybride en remote werken maakte dat nog ingewikkelder: documenten stonden verspreid over allerlei platforms en niemand wist precies waar wat te vinden was. Zonder één centrale plek om samen te werken en informatie te delen, daalden de productiviteit en de betrokkenheid van het team.
De oplossing: HUB365 als centrale werkplek
Samen met Flotek introduceerde Phoenix Legal HUB365: een digitale werkplek, gebouwd op Workspace 365. HUB365 brengt e-mail, agenda’s, documenten, communicatie, taken en alle zakelijke applicaties samen in één persoonlijk dashboard.
“Zie het als een intranet, maar dan beter. Met HUB365 communiceer je makkelijk met collega’s én heb je alles binnen handbereik. Documenten vind je nu op één centrale plek in plaats van overal te moeten zoeken. — Stephen Averill, Managing Director, Phoenix Legal Services
Gebouwd voor juridische professionals
Juridische professionals werken met gevoelige data, strikte compliance-eisen en hoge targets voor declarabele uren. HUB365 helpt door toegang te versimpelen, ruis te verwijderen en focus te brengen.
“Eenvoud betekent voor advocatenkantoren meer declarabele tijd,” zegt Jay Ball, CEO van Flotek. “Hoe eenvoudiger het werk, hoe productiever mensen zijn, en hoe minder tijd ze verliezen aan technologie.”
“Vroeger zagen we kantoren worstelen met losse systemen. Nu geven we ze één omgeving met één inlog. Dat scheelt stress, tijd en laat mensen focussen op hun cliënten in plaats van op technologie.”
“Eenvoud betekent voor advocatenkantoren meer declarabele tijd. Hoe eenvoudiger het werk, hoe productiever mensen zijn, en hoe minder tijd ze verliezen aan technologie.”
Jay Ball
CEO van Flotek
Bedrijfscultuur als onderdeel van de digitale werkplek
Phoenix Legal ging nog een stap verder door HUB365 te gebruiken om hun waarden tot leven te brengen. Ze creëerden een welzijnszone met rustgevende geluiden, interne campagnes en directe links naar mentale gezondheidsresources. Zo werd de digitale werkplek meer dan alleen een hulpmiddel, het werd een dagelijkse weerspiegeling van wie ze zijn als organisatie.
“Ik ben fan van HUB365, omdat ik hier al mijn taken voor de dag zie staan. Ik kan mijn e-mails bekijken, afspraken plannen en het helpt ook bij het overzicht houden voor klanten.” — Matthew Schofield, Finance Assistant
Een partner die je kunt vertrouwen: de rol van Flotek
Flotek leverde niet zomaar technologie. Ze ontwikkelden de oplossing samen met Phoenix Legal.
“Het belangrijkste dat Jay en zijn team doen, is luisteren,” vertelt Averill. “Ze nemen onze ideeën serieus en helpen ons ze te realiseren.”
“Als strategisch partner willen we begrijpen hoe jouw organisatie werkt,” vult Jay Ball aan. “Zo creëren we een werkplek die past bij elke rol, van juridisch medewerker tot directeur.”
Het resultaat: duidelijkheid, eenvoud en focus
Phoenix Legal werkt nu in één digitale omgeving die mensen en klanten ondersteunt. Met één login, één platform en één aanspreekpunt werkt het team gestructureerder en met meer focus.
Zou dit werken voor jouw organisatie?
Werk je in de juridische sector en herken je deze uitdagingen? Plan dan een gratis consult in. Ontdek hoe een digitale werkplek je helpt om eenvoudiger te werken, meer declarabele tijd vrij te maken en je collega’s beter te ondersteunen.
Wat is Workspace 365?
Workspace 365 is niet alleen een platform, maar het vereenvoudigt ook het IT-landschap. Het helpt jou en je team om de ultieme digitale werkfocus te bereiken, zodat je je kunt concentreren op belangrijke taken die echt impact maken.
English
