Workspace 365

Savant Zorg & Ictivity

Savant Zorg bouwt met Fanny Fazant aan een werkplek die zorgmedewerkers echt helpt

Savant Zorg, met zeven zorglocaties en 1.800 medewerkers, gebruikte jarenlang hun intranet Savantplein voor interne communicatie, wat leidde tot informatie-overload en onduidelijkheid. Daarom kozen ze voor één platform dat alle applicaties, informatie en communicatie samenbrengt om het werk van zorgmedewerkers te vereenvoudigen.

Leestijd 6 min | case study

Uitdaging

Zorgmedewerkers moesten informatie uit verschillende systemen halen, waardoor ze veel tijd kwijt waren aan zoeken en minder focus hadden op cliënten. Daarnaast wisten medewerkers vaak niet waar ze bepaalde informatie konden vinden, wat voor extra frustratie zorgde.

Oplossing

Savant bouwt met Workspace 365 en de AI-gids Fanny Fazant aan één centrale digitale werkplek waarin informatie en ondersteuning samenkomen. Deze digitale gids wordt momenteel getest en is ontworpen om medewerkers via één ingang snel naar de juiste informatie of persoon te leiden.

Resultaat

In de testfase ervaren medewerkers al dat ze sneller antwoorden kunnen vinden. Het doel is om hiermee structureel minder zoekwerk, meer rust en uiteindelijk meer tijd voor zorg en cliënten te realiseren.

In de zorg telt elke minuut. Toch gaat er in de praktijk nog veel tijd verloren aan iets wat niets met zorg zelf te maken heeft: zoeken. Zoeken naar protocollen, contactpersonen, verlofregelingen of de juiste applicatie. Voor zorgmedewerkers, die vaak maar een paar minuten hebben tussen cliënten door, is dat niet alleen onhandig maar ook frustrerend.

Bij Savant Zorg zagen ze dat al langer gebeuren. Wat begon als de wens om informatie, communicatie en applicaties beter samen te brengen in één digitale werkplek, groeide uit tot een volgende stap: een intelligente werkplek met Fanny Fazant. Deze digitale gids helpt medewerkers om sneller betrouwbare antwoorden te vinden, direct vanuit de werkplek die zij al dagelijks gebruiken.

De basis: één werkplek die aansluit op de praktijk

Savant Zorg beschikt over zeven verpleeg- en verzorgingshuizen en biedt daarnaast thuiszorg in Helmond en omgeving. Met 1.800 medewerkers, verspreid over meerdere locaties, is goede interne communicatie van groot belang. Lange tijd werd hiervoor intranet Savantplein gebruikt, aangevuld met e-mail en het elektronisch patiëntendossier.

In de praktijk zorgde dit echter voor versnippering. Informatie kwam via verschillende kanalen binnen, waardoor medewerkers zelf moesten uitzoeken waar ze moesten zijn. Juist in de zorg is daar weinig ruimte voor, omdat het werk vraagt om snel en efficiënt handelen.

Om die reden besloot Savant Zorg het anders aan te pakken. In samenwerking met Ictivity werd Workspace 365 geïmplementeerd als basis voor een digitale werkplek die beter aansluit bij de dagelijkse praktijk. Zoals Anne-Marie van den Hout het verwoordt: “Savantplein moest een werkversneller worden. Daarom zijn we gaan onderzoeken wat onze zorgmedewerkers nodig hebben.”

Die nieuwe aanpak begon met luisteren naar de medewerkers. Samen werd in kaart gebracht welke informatie en applicaties zij nodig hebben en op welk moment. Met behulp van de relevantiematrix werd dit vertaald naar een werkplek die alleen toont wat van belang is voor iemands rol en werkzaamheden.

Voor de medewerkers betekende dit een duidelijke verbetering. Dankzij een mobiele werkplek kregen zij eenvoudig toegang tot de juiste informatie en applicaties, op een manier die aansluit bij hun werkdag.

Van meer overzicht naar minder ruis

Met het vernieuwde Savantplein ontstond meer rust. Medewerkers loggen in en zien direct wat voor hen relevant is. Ze hebben via Single-Sign On toegang tot hun applicaties en communicatie is overzichtelijker geworden.

De reacties waren positief. Medewerkers gaven aan dat ze sneller kunnen vinden wat ze nodig hebben en dat de werkplek beter aansluit op hun dagelijkse praktijk.

Tegelijkertijd bleef Savant luisteren. Via feedback en gesprekken op de werkvloer kwamen nieuwe inzichten naar voren. Want hoewel de basis stond, bleef één uitdaging bestaan.

De volgende stap begon op de werkvloer

Ondanks de vele verbeteringen moesten medewerkers in de praktijk nog regelmatig zelf zoeken naar informatie. Dat kostte soms onnodig tijd.

Op de werkvloer kwamen daarom een aantal herkenbare punten terug: medewerkers wilden snel een protocol kunnen vinden of weten bij wie ze iets moesten melden, maar moesten daarvoor vaak meerdere applicaties openen of eerst uitzoeken welke afdeling bij hun vraag hoorde.

Die frustratie zat soms in iets kleins, zoals een vergeten wachtwoord, maar kon ook ontstaan door onzekerheid wanneer collega’s het antwoord zelf niet zeker wisten. In andere gevallen lag het probleem vooral in het ontbreken van een duidelijk startpunt: medewerkers wisten simpelweg niet waar ze moesten beginnen met zoeken.

Om beter te begrijpen waar die knelpunten precies zaten, ging Savant opnieuw in gesprek met zorgmedewerkers. Uit die gesprekken ontstond uiteindelijk het idee voor Fanny Fazant.

Fanny Fazant als digitale gids voor zorgmedewerkers

Fanny Fazant is de volgende stap in de ontwikkeling van Savantplein. Waar de digitale werkplek eerst informatie en applicaties samenbracht, wordt nu onderzocht hoe Fanny medewerkers kan helpen om sneller antwoord te krijgen op hun vragen.

Het idee is eenvoudig. Een zorgmedewerker hoeft niet meer te bedenken in welk systeem iets staat. Medewerkers kunnen straks hun vraag stellen via computer, tablet of mobiel en direct antwoord krijgen of worden geholpen naar de juiste persoon.

Daarmee wordt de werkplek niet alleen persoonlijker, maar ook intelligenter.

Wat Fanny bijzonder maakt, is dat het geen losse chatbot is. Samen met Ictivity en Workspace 365 koos Savant voor één overkoepelende AI-assistent boven de bestaande systemen. Geen chatbot per applicatie, maar één digitale gids die informatie samenbrengt.

Gebouwd op het fundament van Workspace 365

Fanny Fazant kon alleen ontwikkeld worden omdat de basis al goed stond. Workspace 365 bracht eerder al informatie, communicatie en applicaties samen in Savantplein. Daardoor was er een centrale plek waar medewerkers dagelijks werken.

De digitale gids wordt momenteel getest en is ontworpen om gekoppelde applicaties te doorzoeken en informatie alleen op te halen wanneer daarom gevraagd wordt. Er wordt geen data opgeslagen. Dit zorgt voor actuele antwoorden en past bij de eisen rondom privacy.

Eén antwoord op een complexe praktijk

De complexiteit van dit project zit niet alleen in techniek, maar vooral in vertrouwen. In de zorg moet een medewerker kunnen vertrouwen op het antwoord.

Daarom wordt tijdens de testfase zorgvuldig gekeken hoe Fanny informatie uit verschillende applicaties kan combineren, van HR-systemen en facilitaire tools tot zorgprotocollen en medicatietoepassingen. Per bron wordt bepaald wat toegankelijk is.

Daarnaast moet de oplossing werken voor 1.800 medewerkers in verschillende rollen en met verschillende digitale vaardigheden. De drempel om Fanny te gebruiken moet daarom zo laag mogelijk zijn.

Wat Fanny Fazant oplevert

Fanny wordt momenteel getest binnen de organisatie. De eerste reacties zijn positief: medewerkers ervaren dat ze sneller antwoord kunnen krijgen op hun vragen en minder hoeven te zoeken naar informatie.

De verwachting is dat dit niet alleen tijd oplevert, maar er ook voor zorgt dat er meer aandacht naar cliënten kan gaan.

Ook wordt verwacht dat medewerkers meer rust en zekerheid ervaren in hun werk, doordat zij eenvoudiger toegang hebben tot de juiste informatie. Voor ondersteunende afdelingen kan dit betekenen dat er minder vragen binnenkomen, waardoor er meer ruimte ontstaat voor werkzaamheden die extra waarde toevoegen.

Voor nieuwe medewerkers kan Fanny bovendien helpen om sneller wegwijs te worden binnen de organisatie.

Samen blijven bouwen aan meer tijd voor de zorg

Voor Savant is dit geen eindpunt, maar een ontwikkeling die voortdurend doorgaat. Zowel de digitale werkplek als Fanny Fazant worden stap voor stap verder verbeterd op basis van ervaringen en feedback uit de organisatie.

Door eerst met Workspace 365 een sterke basis neer te zetten en vervolgens samen met Ictivity verder te bouwen, ontstaat een werkplek die steeds beter aansluit op de dagelijkse praktijk van zorgmedewerkers.

Zo groeit de digitale werkplek mee met de organisatie, met steeds hetzelfde doel voor ogen: minder tijd kwijt zijn aan zoeken en meer aandacht kunnen geven aan waar het uiteindelijk om draait, de zorg voor cliënten.

Wat is Workspace 365?

Workspace 365 is niet alleen een platform, maar het vereenvoudigt ook het IT-landschap. Het helpt jou en je team om de ultieme digitale werkfocus te bereiken, zodat je je kunt concentreren op belangrijke taken die echt impact maken.

Download whitepaper