Voor accountants en adviseurs is snel kunnen schakelen essentieel. Bij Scheers Groep werken collega's dagelijks met verschillende vakapplicaties, zoals Exact Online, Twinfield, Nextens en Loket.nl. Daarnaast was er een verouderd intranet dat nauwelijks nog werd gebruikt.

De organisatie wilde één centrale plek waar collega's hun applicaties, informatie en nieuws eenvoudig kunnen vinden. Samen met IT-partner Insign.it koos Scheers Groep daarom voor Workspace 365. Inmiddels starten collega's op alle vier de vestigingen hun werkdag vanuit dezelfde digitale werkplek.

Tijd voor een nieuwe digitale werkplek

Scheers Groep is een accountants en advieskantoor met ruim 90 collega's, verdeeld over de vestigingen in Roermond, Hoensbroek, Maastricht en Nederweert.

De oude digitale omgeving voldeed niet meer aan de wensen van de organisatie. Het intranet draaide al sinds 2012 op een server en werd steeds minder gebruikt. Informatie zoals handboeken, verjaardagen en interne berichten was wel beschikbaar, maar het beheren van de omgeving kostte veel tijd. Daardoor bleef de inhoud steeds vaker achter.

De organisatie ging daarom op zoek naar een oplossing die eenvoudiger te beheren was en beter aansloot op de dagelijkse praktijk.

Een goede basis, daarna zelf verder

Samen met Insign.it werd een basis ingericht waarin collega's direct toegang kregen tot hun belangrijkste applicaties.

De eerste versie van de werkplek bestond vooral uit applicaties en snelkoppelingen. Daarna vulde Scheers Groep de omgeving zelf verder aan met nieuws, foto's, verjaardagen en andere interne informatie.

Al snel bleek dat de organisatie het beheer grotendeels zelf kon uitvoeren. Na een korte uitleg was extra ondersteuning nauwelijks meer nodig.

Alle applicaties op één plek

Voor collega's is de grootste verandering dat alle veelgebruikte applicaties nu vanuit één omgeving beschikbaar zijn.

Exact Online, Twinfield, Nextens, Loket.nl, VisionPlanner, SnelStart, Visma, Power BI en Microsoft 365 komen samen in één overzichtelijke werkplek.

Iedere collega ziet alleen de applicaties en informatie die voor het eigen werk belangrijk zijn. Veelgebruikte toepassingen staan direct in beeld, terwijl minder gebruikte informatie op de achtergrond blijft. Dat zorgt voor een rustige en overzichtelijke werkplek.

Eén manier van werken

Een belangrijk doel van de invoering was dat iedereen op dezelfde manier zou gaan werken.

Daarom verdwenen de losse snelkoppelingen van het bureaublad. Wie de browser opent, komt automatisch uit in de digitale werkplek.

Ondanks de verschillende functies en leeftijden binnen de organisatie verliep de overstap soepel. Dankzij de eenvoudige inrichting hadden collega's weinig uitleg nodig en werd de nieuwe werkwijze snel onderdeel van de dagelijkse routine.

Inmiddels gebruiken vrijwel alle collega's de digitale werkplek iedere dag.

Meer dan alleen applicaties

De digitale werkplek is ook uitgegroeid tot de centrale plek voor interne communicatie.

Nieuws, foto's, verjaardagen en het smoelenboek brengen collega's van de vier vestigingen dichter bij elkaar. Medewerkers reageren op berichten en blijven makkelijker op de hoogte van wat er binnen de organisatie speelt.

Ook het beheer ligt grotendeels bij de organisatie zelf. Verschillende collega's voegen actief nieuwe content toe en zorgen ervoor dat de werkplek actueel blijft.

Klaar voor de volgende stap

Nu de basis staat, kijkt Scheers Groep verder. De volgende stap is om gegevens uit verschillende systemen nog beter samen te brengen binnen de digitale werkplek. Zo hoeven collega's minder tussen applicaties te schakelen en vinden zij informatie nog sneller terug.

De ervaring van Scheers Groep laat zien hoe belangrijk een goede voorbereiding daarbij is. Door vooraf na te denken over de inrichting van de werkplek, blijft de omgeving overzichtelijk en groeit deze eenvoudig mee met de organisatie.

Minder zoeken, meer tijd voor klanten

Voor Scheers Groep zit de grootste winst in de eenvoud van de werkdag.

Collega's hoeven niet langer te zoeken tussen verschillende snelkoppelingen of systemen. Applicaties, informatie en interne communicatie komen samen op één centrale plek.

Daardoor kunnen accountants en adviseurs zich richten op wat voor hen het belangrijkst is: klanten adviseren en ondersteunen. De techniek ondersteunt dat proces op de achtergrond, terwijl de digitale werkplek stap voor stap blijft meegroeien met de organisatie.

Over Insign.it

Het is de ambitie van het Venlose Insign.it om voor haar opdrachtgevers een strategische partner te zijn die, naast innovatieve, flexibele en technologische oplossingen, ook bijdraagt aan hun strategische doelen. Het ervaren team en vele partnerships stellen Insign.it in staat om optimaal aansluitende IT-oplossingen te bieden. Met Insign.it als jouw Workspace 365-partner heb je dan ook de keuze uit een breed dienstenportfolio, waarmee wij organisaties volledig kunnen ontzorgen.