Christelijke College Groevenbeek

Verbeterde interne communicatie voor Christelijk College Groevenbeek

Christelijk College Groevenbeek is een school met alle leerwegen: van vmbo basis met leerwegondersteuning tot tweetalig vwo en heeft twee locaties, in Ermelo en Putten. De school heeft te maken met verschillende doelgroepen, zoals personeel, docenten en leerlingen.

Om alle afdelingen en groepen binnen de organisatie met elkaar te verbinden en de interne communicatie te verbeteren, was er behoefte aan een digitale werkplek.

3 min read | case study

Uitdaging

De communicatie in Groevenbeek verliep via verschillende kanalen, waardoor het voor het personeel moeilijk was om belangrijke informatie te vinden.

Oplossing

De nieuwe digitale werkplek werd geïntroduceerd en biedt een centraal platform voor communicatie en toegang tot applicaties.

Resultaat

Medewerkers vinden nu snel belangrijke updates via de Hub, waardoor de betrokkenheid wordt verbeterd en de overvloed aan informatie wordt verminderd.

Christelijk College Groevenbeek is een brede school met alle leerroutes: van vmbo basis met leerwegondersteuning tot en met tweetalig vwo en heeft twee locaties, in Ermelo en Putten. De school heeft te maken met verschillende doelgroepen, zoals medewerkers, leraren en leerlingen. Om alle afdelingen en groepen binnen de organisatie met elkaar te verbinden en de interne communicatie te verbeteren, was er behoefte aan een digitale werkplek.

In deze referentiecase lees je meer over de uitdagingen van Christelijk College Groevenbeek en hoe de nieuwe digitale werkplek heeft geholpen om de interne communicatie te verbeteren en medewerkers met elkaar te verbinden.

Start van de zoektocht

De communicatie binnen Christelijk College Groevenbeek verliep via verschillende kanalen, waardoor informatie lastig te vinden was voor medewerkers. De mail is het belangrijkste communicatiemiddel binnen Christelijk College Groevenbeek. Via de mail werd een wekelijkse nieuwsbrief gestuurd met veel nieuws. In deze nieuwsbrief stond zoveel informatie, dat het niet altijd goed werd gelezen en medewerkers belangrijke informatie mistte. Naast dit communicatieprobleem was het ook de wens om alle applicaties in één digitale werkplek te hebben, die via Single Sign-On geopend kan worden.

Implementatie van de digitale werkplek

In mei 2022 werd gestart met Workspace 365 en in het nieuwe schooljaar werd de digitale werkplek gelijk geïmplementeerd. Voordat de digitale werkplek bij de medewerkers werd geïntroduceerd, is de werkplek een aantal keer getest onder de projectgroep, die bestond uit het team van PR & Communicatie en ICT.

Op de eerste dag van het nieuwe schooljaar werd de nieuwe digitale werkplek geïntroduceerd bij alle medewerkers door middel van een presentatie door de Voorzitter College van Bestuur.

De werkplek werd getoond, waardoor het voor iedereen direct duidelijk was waar ze mee gingen werken en hoe de digitale werkplek er precies uit zag. Ook hingen er posters in de school om te communiceren dat al het nieuws nu via de Hub in de digitale werkplek wordt gecommuniceerd.

“Het zat hem vooral in de kracht van herhaling, elke keer laten weten dat het in de Hub staat, om mensen weer naar de digitale werkplek te sturen.” - Laura Sint Nicolaas.

Verbeterde interne communicatie

Om informatie sneller te vinden en de samenwerking tussen medewerkers te verbeteren, is één van de belangrijkste features de Hub voor Christelijk College Groevenbeek. De Hub staat centraal binnen de school als communicatiemiddel voor belangrijk nieuws.

Met maximaal drie berichten per dag blijft de tegel overzichtelijk en worden belangrijke mededelingen, zoals geboortenieuws, vacatures en schoolactiviteiten, snel en efficiënt gedeeld met alle medewerkers. Met de nieuwe feature van evenementen binnen de Hub zal de school binnenkort ook gebruik gaan maken van The Hub voor interne events.

Alle applicaties op één centrale plek

Het Christelijk College Groevenbeek maakt gebruik van diverse applicaties, waarvan een belangrijke Zermelo is. Met de Micro App van Zermelo wordt het rooster van medewerkers direct getoond in de digitale werkplek.

Naast deze Micro App ontvangen medewerkers meldingen van andere applicaties als er een taak moet worden afgehandeld of als een taak in behandeling is. Ook wordt de tegel van de meest gebruikte documenten en de snelkoppeling naar Magister veel gebruikt binnen de school. Door het gebruik van deze features worden processen geoptimaliseerd en kan er efficiënter worden gewerkt door de medewerkers.

Een moderne werkplek met veel toekomstperspectief

Het gebruik van de digitale werkplek wordt steeds meer omarmd door de medewerkers binnen Christelijk College Groevenbeek. Met name de Globale Zoekfunctie wordt steeds vaker gebruikt door de medewerkers.

“Het leuke is dat medewerkers steeds meer ontdekken wat de mogelijkheden van de digitale werkplek zijn en hierdoor steeds efficiënter kunnen werken.” - Laura Sint Nicolaas.

Daarnaast komen collega’s met nieuwe ideeën voor de digitale werkplek, wat de innovatie en ontwikkeling van de digitale werkplek in de toekomst alleen maar beter maakt en nog meer laat aansluiten op de behoeften van de medewerkers.

Volgende stappen

De digitale werkplek is sinds het begin van het schooljaar in 2022 geïmplementeerd onder de medewerkers en zal dit jaar ook onder de leerlingen uitgerold worden. Met de nieuwe integratie met Magister hebben leerlingen direct toegang tot hun cijfers en rooster, en kunnen ze snel het laatste schoolnieuws raadplegen. Door de digitale werkplek ook onder de leerlingen uit te rollen, kunnen de leerlingen hun informatie sneller vinden en kunnen ze efficiënter samenwerken.

Tips van Groevenbeek Christelijk College

Als advies geeft Laura Sint Nicolaas mee om niet huiverig te zijn voor verandering bij het uitrollen van een nieuwe digitale werkplek. Het is belangrijk om medewerkers mee te nemen in de huidige problemen en uitdagingen binnen de organisatie en om uit te leggen waarom de nieuwe digitale werkplek van toegevoegde waarde is.

“Door medewerkers continu te betrekken in het proces, zullen zij de nieuwe digitale werkplek sneller omarmen en beter begrijpen hoe de digitale werkplek hun werk versimpelt.” - Laura Sint Nicolaas.

Met Workspace 365 heeft Christelijk College Groevenbeek alle communicatie en applicaties samengebracht op één centrale plek, waardoor het vinden en delen van informatie wordt vereenvoudigd en de samenwerking tussen de medewerkers is verbeterd.

Wat is Workspace 365?

Workspace 365 is niet alleen een platform, maar het vereenvoudigt ook het IT-landschap. Het helpt jou en je team om de ultieme digitale werkfocus te bereiken, zodat je je kunt concentreren op belangrijke taken die echt impact maken.

Download whitepaper