De uitdaging: inloggen kost zorgmedewerkers te veel tijd

In de zorg telt elke minuut. Toch ging er bij ZorgAccent dagelijks veel tijd verloren aan iets wat niets met zorg te maken heeft: inloggen. Steeds opnieuw, op meerdere momenten per dag.

Priscilla Wagenvoort, communicatieadviseur bij ZorgAccent, vertelt hoe dit in de praktijk werkte:

"We hoorden met enige regelmaat dat als zij hun rapportage aan het schrijven waren terwijl ze bij één van de cliënten waren, en dat ze gedeeltelijk al beginnen in het begin, en als ze dan hun uur afronden, het systeem weer opnieuw opstarten en hun hele rapportage weg was."

Naast verloren rapportages was ook het herhaaldelijk inloggen een dagelijks obstakel. Collega's moesten inloggen bij het starten van de dag, bij het wisselen van apparaat, bij het openen van het cliëntdossier. Zeker in de wijkzorg, waar medewerkers soms maar een half uur per cliënt hebben, vreet dit ritme direct in de beschikbare zorgtijd.

"Heel simpel: één keer inloggen. Dat moest echt anders. Dat was hun grootste obstakel eigenlijk, dat we op het dagelijkse werkveld elke keer de computer afsloot of de tablets, en dan moesten we opnieuw inloggen.”

Van zoektocht naar keuze: de weg naar Workspace 365

ZorgAccent was al een tijdje op zoek naar een nieuw intranet. Niet zomaar een nieuwe applicatie erbij, maar één centrale plek waar medewerkers alles konden bereiken. De wens was helder: het werk makkelijker maken, niet ingewikkelder.

Priscilla was eerst sceptisch. Haar achtergrond in de commerciële wereld had haar geleerd dat verandering zo klein mogelijk moet zijn.

"Workspace 365 is wel een hele grote verandering, maar het maakt het ons juist wel veel eenvoudiger. Dus het heeft bij mij wel even moeten nadenken en ik moest even schakelen."

Na een gesprek met het Customer Success-team van Workspace 365, Jacco en Robin, draaide de blik volledig om. Binnen één uur had Priscilla de basis staan.

"Binnen één uur was ik al om, want ik kreeg gewoon hele andere inzichten. Ik kreeg ideeën, ik kreeg mogelijkheden."

Van twijfelaar werd ze ambassadeur.

De uitrol: van één dag live gaan tot brede onboarding

ZorgAccent ging in november live met Workspace 365, van de ene op de andere dag, door een technische noodzaak. Om medewerkers zo goed mogelijk mee te nemen, organiseerde ZorgAccent drie webinars vooraf, waarin het systeem werd doorgelopen en vragen beantwoord.

Nu loopt de onboarding gefaseerd: iedereen krijgt nieuwe apparatuur en wordt ingewerkt op de nieuwe werkplek.

"We zijn nu langzaamaan aan het onboarden bij iedereen en iedereen krijgt de nieuwe apparatuur, en ik hoor eigenlijk alleen maar positieve dingen."

Tuurlijk zijn er nog aandachtspunten, erkent Priscilla, maar de stemming op de werkvloer is duidelijk: medewerkers zijn blij met de nieuwe manier van werken.

Communicatie opnieuw uitgevonden: van zenden naar verbinden

Een van de interessantste kantelpunten in het ZorgAccent-traject was de verschuiving in hoe communicatie wordt ingezet. In de beginfase werden mededelingen gebruikt als primaire communicatievorm. Al snel bleek dat die nauwelijks gelezen werden. Priscilla greep in.

"Ik heb de hele pagina eigenlijk binnen een paar maand alweer helemaal omgegooid. En ik merk ook dat het meer begint te leven. Er komt meer reactie op."

De focus verschoof naar communities: kortere, meer sociale berichten, waarbij collega's zelf hun verhalen kunnen delen en informatie kunnen zoeken. Denk aan social media-achtige posts in plaats van lange nieuwsberichten.

"We willen eigenlijk gewoon dat het gesprek plaatsvindt en dat ze de verbinding gaan zoeken."

Eén startpunt voor alle vragen

Achter al deze keuzes zit één overkoepelende ambitie: medewerkers één startpunt geven voor alles wat ze nodig hebben. Of het nu gaat om een zorgvraag, een HR-vraag of een praktische vraag over de organisatie.

"Het zou niet uit moeten maken welke vraag je als medewerker hebt. Je zou geholpen moeten kunnen worden vanuit één startpunt."

Dat vraagt om samenwerking tussen afdelingen die traditioneel los van elkaar opereren. Bij ZorgAccent zitten IT, communicatie, HR, informatiemanagement en AI-ontwikkeling daarom bewust samen aan tafel bij projecten als de moderne werkplek.

"We doen het wel samen. En daarin proberen we ook, als we informatie bieden, de juiste informatie kort en krachtig over te brengen."

Blik op de toekomst: AI en de intelligente werkplek

ZorgAccent is niet alleen bezig met de basis, maar kijkt ook al vooruit naar de volgende stap: intelligentere ondersteuning via AI. Tijdens het evenement in Nijkerk in februari, georganiseerd door Workspace 365, raakte Priscilla enthousiast over de mogelijkheden van Kelly, de digitale gids.

"Ik vond het een heel mooi initiatief en ik zie daar veel kansen in. Een hele mooie vraag stellen waarbij onze collega's ook heel snel geholpen kunnen zijn."

Interne koppeling met het cliëntdossier en eigen documentatie wordt gezien als logische volgende stap. Het idee dat een medewerker simpelweg een vraag kan stellen aan een digitale gids en direct het juiste protocol krijgt, past precies bij de behoefte op de werkvloer.

"Ik kan dus gewoon tegen mijn telefoon praten en de vraag stellen: wat is mijn rooster van vandaag, en wat is het protocol dat ik moet toepassen bij mevrouw X?"

Samen blijven bouwen aan meer tijd voor de zorg

Voor ZorgAccent is de implementatie van Workspace 365 geen eindpunt, maar een fundament. Een basis van waaruit medewerkers steeds beter ondersteund worden van eenmalig inloggen, naar gepersonaliseerde communicatie, naar uiteindelijk een intelligente werkplek die medewerkers actief helpt in hun werk.

De drijfveer blijft dezelfde als aan het begin: het werk eenvoudiger maken voor de mensen op de werkvloer, zodat zij zich kunnen richten op waar het écht om gaat: de zorg voor cliënten en bewoners.