De uitrol van de digitale werkplek voor Stichting Cedergroep

Tijdens de zomerperiode van 2021 is Stichting Cedergroep overgestapt van hun oude IT omgeving naar hun nieuwe digitale werkplek, Workspace 365. Wij spraken met Jorrit Groenevelt, Teamleider ICT & financiën, over hun ervaring met de keuze voor een digitale werkplek voor educatie en de uitrol hiervan.

Met vijf locaties geeft Stichting Cedergroep onderwijs aan bijna zesduizend leerlingen en worden zij ondersteund door ongeveer 850 medewerkers. Het creëren van verbinding en uniformiteit tussen deze verschillende scholen is daarom een rode draad in de zoektocht voor de digitale werkplek voor ruim 6.800 gebruikers.

De start van de zoektocht: uniformiteit onder verschillende scholen

Vorig jaar startte Stichting Cedergroep de zoektocht naar een digitale werkplek, met als grootste drijfveer: uniformiteit creëren onder de verschillende locaties. Doordat de stichting uit verschillende scholen bestaat is het van belang dat deze op dezelfde eenvoudige wijze kunnen werken. Maar welk systeem of product werkt het beste voor verschillende scholen?

Na het vergelijken van verschillende aanbieders en producten kozen zij voor een trial van Workspace 365. Workspace 365 trok de aandacht als product door het gemak in beheer en de mogelijkheid tot verschillende integraties. Ook Single Sign-On speelde hier een grote rol in.

Voor de Cedergroep is het van belang dat medewerkers en studenten zo eenvoudig mogelijk kunnen werken. Ze moeten in één oogopslag alles kunnen zien op een centrale plek en hier slechts één keer voor inloggen.

“We willen het liefst dat je op een portaal binnenkomt en niet meerdere keren hoeft in te loggen”, aldus Jorrit Groenevelt.

Zelf aan de knoppen kunnen zitten

De uiteindelijke doorslag kwam doordat de werkplek dynamisch en overzichtelijk genoeg is voor Cedergroep. Andere aanbieders leverden een SharePoint omgeving, waarbij zij plug-ins gebruikten en alles kant-en-klaar opleverden. Dit was niet de dynamische oplossing waar de Cedergroep naar op zoek was.

Met Workspace 365 zijn zij in staat om ook zelf aan de knoppen te zitten en aanpassingen door te voeren. Deze mogelijkheid maakt de digitale werkplek nog aantrekkelijker voor organisaties die zelf over deze technische kennis beschikken.

Daarnaast is het voor gebruikers met weinig tot geen technische kennis, dankzij grote gebruiksgemak, mogelijk om hun eigen werkplek gemakkelijk te personaliseren.

Digitale vaardigheid van studenten en medewerkers

Niet alleen gemak in beheer, maar ook gebruiksgemak is voor de Cedergroep erg belangrijk. In een scholengemeenschap heb je te maken met verschillende gebruikersgroepen. Zij beschikken niet allemaal over dezelfde digitale vaardigheid.

Wanneer de Cedergroep begon over SharePoint en OneDrive, wisten medewerkers al niet waar zij dit terug konden vinden. En eenmaal gevonden, hoe ga je verder waar je gebleven was? Dankzij het document management systeem van Workspace 365 worden alle documenten samen gebracht van OneDrive, SharePoint en bijvoorbeeld de netwerkschijf. Hierdoor maakt het voor de gebruiker niet uit waar de documenten zich bevinden, om ze eenvoudig terug te vinden.

Met het document management systeem is het voor de gebruikers ook nog eens gemakkelijk om documenten intern te delen en in documenten samen te werken.

De uitrol op verschillende locaties

De Cedergroep is allereerst begonnen met de uitrol onder een kleine groep. Er werd een demo-omgeving klaargezet waar de werkplek werd getest, om te kijken hoe deze werd ontvangen. Vervolgens is er een werkgroep samengesteld waarmee de werkplek per school is uitgerold.

De reacties bij de scholen waren zeer positief. “Met name de laatste vestigingen zeiden alleen maar: dit hadden we al een jaar eerder moeten hebben.” – Jorrit Groenevelt.

Eenvoudig aan te passen

Door het inzetten van een testgroep bleek al snel dat sommige processen niet handig waren. Jorrit: “Het is prettig dat je eenvoudig dingen kan aanpassen. Werkt iets niet zoals je het in eerste instantie voor ogen had, dan pas je dit aan”. Zo heeft Cedergroep dit vanuit de kleine testgroep steeds groter uitgerold.

Daarnaast heb je te maken met verschillende scholen. Na het succesvol uitrollen van de digitale werkplek, is ervoor gekozen dezelfde aanpak door te zetten naar de andere scholen. Daarbij werd duidelijk gecommuniceerd dat er per locatie de mogelijkheid was om dingen aan te passen.

“Wij hadden de eerste werkplek nu succesvol uitgerold. Daarna besloten wij hoe we dat bij andere scholen ook wilde doen, waarbij wij zeiden: er is alle flexibiliteit om nog te schuiven, als je iets op een andere manier wilt.” – Jorrit Groenevelt

Reacties van studenten en docenten

Doordat je in het onderwijs met verschillende typen gebruikers te maken hebt, zijn de reacties ook verschillend. Studenten pakken het eenvoudig op en geven reacties als: “Het is makkelijk in gebruik.” Voor medewerkers is het effect groter. Jorrit: “Bij docenten merk je andere reacties, zeker toen we net begonnen. Alles ziet er overzichtelijker uit en ik kan snel vinden wat ik zoek.”

Ontdek in deze gids meer over de uitrol en adoptie van de digitale werkplek.

Alles in één overzicht

Door het gebruik van de digitale werkplek én de integraties met verschillende applicaties, is alles verzameld in één overzicht. Daarnaast zorgt de implementatie van Single Sign-on ervoor dat gebruikers slechts één keer hoeven in te loggen om toegang te krijgen tot hun applicaties. Dit bespaart tijd en frustratie!

Tijdbesparing beheer en management

Niet alleen de tijdbesparing in het zoeken naar documenten, applicaties, informatie over de lessen en het verkrijgen van toegang speelt een rol. Ook op het beheer van het portaal wordt veel tijd bespaart. De uniformiteit onder de verschillende locaties maar ook type gebruikers, vereenvoudigt het beheer.

Iedereen werkt met hetzelfde portaal. Vervolgens wordt met behulp van groepen bepaald wie welke applicatie of informatie te zien krijgt. Zo zien zij alleen de applicaties die relevant zijn voor hen.

Daarnaast krijgen de Cedergroep ook veel minder vragen over waar gebruikers informatie terug kunnen vinden. Gebruikers vinden volgens Jorrit nu zelf alles gemakkelijk terug of maken gebruik van de globale zoekfunctie om informatie te vinden.

“Natuurlijk kost het tijd om het (e.d. de digitale werkplek) te implementeren, maar uiteindelijk win je dat wel terug.” – Jorrit Groenevelt.

Samenwerking met Workspace 365

De korte lijnen maken het gemakkelijk voor de Cedergroep om te communiceren over de wensen omtrent de digitale werkplek. Acties worden zo sneller doorgevoerd en de wensen komen direct terecht bij Workspace 365. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het aanvragen van Micro Apps, zoals is gedaan met Zermelo. En verdere uitbreiding met nieuwe integraties of vragen over het optimaliseren van het gebruik van de werkplek.  

Voortdurende ontwikkeling

Voor het educatielandschap zijn er nog talloze ontwikkelingsmogelijkheden, onder andere op het gebied van integraties met de digitale werkplek. Dankzij deze ontwikkelingen kunnen organisaties steeds een stap verder zetten op het gebied van het vereenvoudigen van de processen, zodat medewerkers én studenten steeds eenvoudiger kunnen werken vanuit de werkplek.

Durf keuzes te maken

Het kiezen van een digitale werkplek en ook het uitrollen hiervan is geen eenvoudige taak. Jorrit vertelt: “Durf te doen. En durf keuzes te maken.” Zorg voor een kleine projectgroep waarmee je dingen bespreekt en behandelt wat handig lijkt per vestiging of locatie. Door het flexibel insteken van de digitale werkplek is er voldoende ruimte om eenvoudig wijzigingen aan te brengen.

Geef jouw onderwijsorganisatie een boost

Wil jij weten hoe je jouw digitale werkplek een boost geeft? Wij zijn hier om te helpen. Neem contact met ons op, vraag een gratis demo aan of bekijk één van deze handige bronnen voor meer informatie:

• Onderzoeksrapport: De Digitale Student. Ontdek hoe ruim duizend studenten denken over de huidige staat en de toekomst van ICT in het onderwijs.
• 11 componenten voor de ideale digitale werkplek voor het onderwijs. In dit artikel onderzoeken we wat de ideale digitale werkplek nodig heeft, en welke elementen kunnen worden gebruikt om deze te creëren.
• Zoveel meer dan een applicatieportaal: 7 functies van de adaptive workspace. Wil je weten welke waarde Workspace 365 kan toevoegen voor jouw organisatie, naast het samenbrengen van applicaties en informatie? Lees meer in dit artikel.
• De overstap naar een echte digitale werkplekoplossing. Ontdek in deze blog hoe Larkmead School overstapte naar een echte digitale werkplek.