Van een heftige storm naar een pandemie
Helaas was er net te weinig tijd, de volgende storm kwam maar dan in de vorm van een coronapandemie. De druk werd nog hoger en het werd snel duidelijk dat alleen een access portal niet voldoende was. Medewerkers moeten in staat zijn op een andere manier en nog eenvoudiger hun werk te doen.
Gelukkig handelde Keith Hollins snel en vergeleek hij diverse aanbieders van digitale werkplekken, waaronder Citrix en Workspace 365. Bij het kiezen van de digitale werkplek was het van groot belang dat er echt aan de medewerkers wordt gedacht. “Je kunt de meest fantastische technologie hebben, maar als de medewerkers zich er niet gemakkelijk op kunnen aanpassen, dan zal het mislukken.” Allerdale koos uiteindelijk voor Workspace 365 door de gebruiksvriendelijke interface en de mogelijkheid om alle benodigde functies te combineren in de werkplek.
Eén startpunt van de werkdag voor Allerdale
Voor de medewerkers van Allerdale Borough was het essentieel om eenvoudig toegang te krijgen tot de verschillende applicaties. De digitale werkplek zorgt ervoor dat zij nu vanuit 1 portaal toegang krijgen, in plaats van de 7 systemen die zij voorheen moesten opstarten. Zo maakte Allerdale onder andere gebruik van online applicaties, een Citrix omgeving en een los intranet.
Dankzij de implementatie van Single Sign-On, kunnen zij nu alle applicaties met één klik openen vanuit de digitale werkplek, zonder opnieuw in te loggen. Daarnaast past de werkplek zich automatisch aan op de medewerker, waardoor zij alleen applicaties zien die voor hen relevant zijn.
Alle informatie samengevoegd
Allerdale gebruikte een lange tijd verschillende systemen als SharePoint en OneDrive voor het opslaan van documenten. Door alle informatie te bundelen in de digitale werkplek, zijn gebruikers nu minder tijd kwijt aan het zoeken naar informatie die zij op een gewenst moment nodig hebben.
De informatie wordt op een vereenvoudigde manier getoond in de documenten app die een vertrouwde look en feel heeft. Alles is opgesplitst op een traditionele manier: Mijn documenten en gedeelde mappen. “Gebruikers begrijpen dit beter dan alle verschillende applicaties.”, aldus Keith Hollins.
Interne communicatie vereenvoudigd
Voor het vereenvoudigen van interne communicatie heeft Allerdale twee vormen van mededelingen geïntegreerd. Als eerste maken zij gebruik van de Mededelingen-tegel, met daarin een aantal categorieën die zij kunnen vullen met informatie en mededelingen direct vanuit de werkplek.
Als aanvulling hierop tonen zij de feeds vanuit Yammer en SharePoint in de werkplek met behulp van de RSS. Bijvoorbeeld informatie voor specifieke groepen. Zo zorgt Allerdale ervoor dat alle interne informatie verzameld is in de werkplek en gebruikers niet meer naar SharePoint moeten om de aankondigingen te lezen.
Hoe Allerdale de digitale werkplek heeft uitgebracht
Na de trial met Workspace 365 is Allerdale aan de slag gegaan met de verdere ontwikkeling. Tijdens de testfase werd het bijvoorbeeld al snel duidelijk dat de testgroep aangenaam verrast was: “Waarom hebben we dit niet al jaren?”.
De werkplek is erg intuïtief, waardoor medewerkers van alle leeftijden en met verschillende digitale vaardigheden, eenvoudig en snel aan de slag konden binnen de werkplek. De enige vorm van training is het doorlopen van de verschillende tabs en buttons in de werkplek én de uitleg hoe je de persoonlijke pagina inricht.
English
