Digitale transformatie is een hot topic. Veel bedrijven willen nog steeds de volledige kracht van de cloud benutten om een breed scala aan succesvolle resultaten voor hun bedrijf te behalen, waaronder het introduceren van nieuwe manieren om te werken, het faciliteren van nieuwe producten en diensten, het boosten van de productiviteit, het beïnvloeden van cultuur en het behalen van een concurrentievoordeel. De pandemie heeft de economie fragiel gemaakt, en nu steeds meer processen en diensten digitaal plaatsvinden, zal de focus op de digitale transformatie centraal blijven staan.

Hoewel velen gebruik hebben gemaakt van de cloud en de voordelen ervan hebben ingezien, zijn er nog altijd veel organisaties nog bezig met overstappen naar de cloud, vaak door middel van investeringen in Microsoft 365 en het Azure platform. Zelfs bedrijven die meer digitaal volwassen zijn moeten mogelijk nog fases afronden om alles te verplaatsen naar de cloud.

De uitdagingen van legacy systemen

Eén van de grootste uitdagingen voor organisaties die proberen over te stappen naar de cloud is wat ze met hun legacy systemen en software moeten doen. Dit zijn systemen die niet in staat zijn om waarde voor het bedrijf te genereren of een digitale transformatie te realiseren, maar wel gebruikt worden door medewerkers. Het kan moeilijk zijn om van deze systemen af te stappen.

Ze kunnen niet makkelijk geïntegreerd worden met nieuwe cloud-gedreven digitale werkplekken, en ze kunnen een minder geschikte of verouderde gebruikerservaring hebben. Het is vaak ook moeilijk om ze te updaten en duur om ze te onderhouden.

Veel legacy systemen en software zijn oud en on-premise, maar werknemers zijn nog steeds afhankelijk van ze voor hun dagelijkse werkzaamheden. Soms zijn dit op maat gemaakte oplossingen die al een decennium lang gebruikt worden en eigenlijk hun levensduur al overschreden hebben, maar essentieel zijn voor een specifiek proces.

Er zijn ook een aantal legacy systemen en software die technisch gezien cloud-gebaseerd zijn, maar niet overgezet kunnen worden naar je primaire cloud provider. Het is ook opmerkelijk dat sommige legacy systemen en software redelijk nieuw kunnen zijn, maar simpelweg niet de performance, schaalbaarheid, flexibiliteit en aanpasbaarheid bieden die zakelijke voordelen stimuleren.

Waarom vormen legacy systemen een belemmering voor de digitale transformatie?

Deze legacy systemen kunnen vanwege een aantal bijbehorende uitdagingen een belemmering en hindernis vormen voor de digitale transformatie:

  • Volume: Het aantal legacy systemen kan vaak, in het bijzonder bij grote wereldwijde organisaties opgebouwd door acquisities, aanzienlijk zijn.
  • De moeilijkheid om het te vervangen: Legacy systemen kunnen niche of op maat gemaakt zijn, waardoor ze moeilijk te vervangen zijn zonder dat er nog een versie op maat gemaakt moet worden, wat de meeste IT-functies willen voorkomen.
  • Weerstand tegen verandering: Het kan zijn dat gebruikers en systeemeigenaren geen nieuwe systemen willen, en de nieuwe hulpmiddelen die worden geïntroduceerd dus niet omarmen.
  • Je kunt niet van ze afstappen: Werknemers en organisaties zijn afhankelijk van deze systemen bij hun dagelijkse werkzaamheden, dus kunnen ze er niet simpelweg vanaf stappen.
  • Risico: Sommige risicofuncties zijn nog nerveus over de overgang van de legacy mogelijkheden naar de cloud, hoewel dit in de afgelopen Jaren is afgenomen met dank aan robuuste beveiliging en beheer.
  • Gebrek aan integratie: Het kan lastig zijn om legacy systemen en software met moderne systemen te integreren, dus worden ze meestal als losse applicaties en platforms gebruikt, met weinig waarde.

In de praktijk kunnen legacy systemen de digitale transformatie echt belemmeren. Sommige organisaties hebben zoveel legacy systemen dat ze de digitale transformatie uitstellen omdat het simpelweg te veel werk is.

Wat nog vaker voorkomt, is dat legacy systemen de digitale transformatie afremmen, waardoor het slechts deels behaald kan worden; het kan ondertussen ook een hoop pijn, moeite en inefficiëntie veroorzaken.

Een organisatie die probeert te veranderen, wellicht door het introduceren van Microsoft 365 en tegelijkertijd hun legacy systemen behoudt, verdubbelt zowel de moeite om het te onderhouden als de kosten, en kan de volledige overgang met jaren vertragen. Ze ondermijnen ook de positieve impact van het verplaatsen naar de cloud door een periode van chaos, verwarring en inefficiëntie. In de moeilijke jaren na de pandemie zal dit het laatste zijn waar iedereen op zit te wachten.

Workspace 365 Ultieme Gids Digitale Transformatie

Waarom hebben organisaties zoveel legacy systemen?

Er zijn talloze redenen waarom bedrijven met een hoog aantal legacy systemen opgescheept zitten. Enkele van deze redenen zijn:

  • De overname van kleinere bedrijven die elk hun eigen systemen en zelfs hun eigen legacy applicaties hebben, waardoor een bedrijf legacy oplossingen vergaart.
  • Eerder gedecentraliseerde aanpakken door IT-beheer, waardoor verschillende divisies en locaties hun eigen “lokale” technologieoplossingen hebben opgebouwd.
  • Een overwicht aan op maat gemaakte oplossingen met mogelijkheden die moeilijk te vervangen zijn door platforms die meer algemeen zijn.

Wanneer er veel legacy systemen gebruikt worden kan het ook een uitdaging zijn om dit aantal te verminderen door:

  • Onwil om te veranderen bij belanghebbenden of gebruikers die gewend zijn aan een specifiek systeem, en niet de tijd of zin hebben om over te schakelen.
  • Politieke redenen, bijvoorbeeld wanneer er spanning is tussen een globale en lokale functie, waardoor beslissingen over verandering van de software worden uitgesteld.
  • De aanzienlijke inspanning en het budget dat nodig is om enkele gespecialiseerde of op maat gemaakte applicaties waar mensen nog steeds afhankelijk van zijn te vervangen.
  • Licentieovereenkomsten waardoor organisaties nog altijd betalen voor bepaalde software.
  • Technische of gegevensafhankelijkheid waardoor het systeem tijdelijk niet kan worden vervangen.
  • De enorme bijkomende logistieke en investeringsuitdagingen bij een project om het aantal legacy systemen te verminderen, wat betekent dat er wordt besloten dit probleem niet aan te pakken.

Wat zijn andere problemen met legacy systemen?

Het hebben van veel legacy systemen verhindert niet alleen de ambities voor digitale transformatie – het kan ook negatieve consequenties hebben voor de alledaagse dingen.

Een negatieve werknemerservaring

Het hebben van te veel legacy systemen kan een negatieve impact hebben op de werknemerservaring. Het portfolio van verschillende applicaties, systemen en hulpmiddelen die werknemers moeten gebruiken in hun werkweek om hun werk gedaan te krijgen kan verbijsterend zijn. Wanneer je te veel applicaties hebt die je moet openen kan dit verwarrend, inefficiënt, frustrerend en zelfs overweldigend worden.

Beperkte adoptie

Eén van de sleutels tot succes bij digitale transformatie is ervoor zorgen dat de cloud oplossingen gebruikt gaan worden. Wanneer er nog legacy systemen gebruikt worden waar mensen van afhankelijk zijn, en er overlappende functies zijn, kan dit de aanname van de nieuwe cloud-based hulpmiddelen beperken. Als er veel gebruik wordt gemaakt van een legacy systeem in een bepaalde afdeling of op een bepaalde locatie, kan de adoptie langzamer verlopen in sommige delen van het bedrijf.

Uitgeputte bronnen

Het simpelweg onderhouden van meerdere systemen kan hulpbronnen, waaronder IT-support, tot het uiterste uitrekken waardoor problemen moeilijker op te lossen zijn. Het kan ook de tijd en moeite beperken die teams kunnen steken in het ondersteunen van de verandering naar nieuwe systemen, wat ook weer problemen veroorzaakt.

Afnemende energie en voorbijgaand momentum

Een digitale transformatie vereist focus, energie, doorzettingsvermogen en momentum. Werken met verouderde legacy systemen die een slechte gebruikerservaring hebben kan ontmoedigend en afleidend zijn voor digitale werkplek teams, IT-functies en gebruikers, wat hun energie opzuigt en het momentum uit het digitale transformatieprogramma haalt.

Hoe een moderne, hybride werkplek kan helpen

We gaan niet doen alsof er een makkelijk antwoord is op al deze problemen en uitdagingen als gevolg van het hebben van te veel legacy systemen. Echter is er een aanpak die kan helpen en ook het voordeel heeft dat werknemers het geweldig vinden. We hebben veel voorbeelden gezien waarin een product zoals Workspace 365 een organisatie helpt over te stappen naar de cloud.

Een enkele, moderne en hybride werkplek creëren waar werknemers toegang hebben tot al hun systemen en apps die ze dagelijks nodig hebben, of ze nu web-based zijn, hosted, lokaal of on-premises, kan overtuigende ondersteuning bieden bij de digitale transformatie.

Hier zitten al je systemen, of ze nu nieuw of legacy zijn, in één gezamenlijke “hybride” gebruikerservaring die continuïteit biedt tijdens een evoluerend technisch landschap. Werkplekken kunnen ook worden gericht op verschillende divisies en locaties om ze relevant te maken.

Digitale transformatie ondersteunen

Deze aanpak ondersteunt de digitale transformatie en beheert de uitdagingen die bij legacy systemen horen op verschillende manieren:

  • Het vermindert verwarring bij werknemers en maximaliseert efficiëntie door alles op één plek te houden, waardoor de digital employee experience direct verbetert tijdens de overgang.
  • Het ondersteunt continuïteit tijdens de verandering gezien werknemers hetzelfde systeem gebruiken via een bekende interface, zelfs terwijl een legacy systeem wordt vervangen door een cloud-aanbod.
  • Het biedt toegang tot Microsoft Office bestanden vanuit één plek of ze nu in de cloud of on-premises zijn opgeslagen, wat wederom de verwarring vermindert en versiebeheer rond documenten ondersteunt; je kunt bijvoorbeeld SharePoint, OneDrive en een netwerkschijf combineren.
  • Het kan helpen om het gewenste adoptiepatroon te stimuleren omdat je controle hebt over welke elementen worden weergeven, wat helpt om van het legacy systeem af te stappen wanneer je deze niet meer nodig hebt, en de nadruk te leggen op de nieuwe cloud applicaties waarvan je wil dat mensen ze gaan gebruiken.
  • Het kan verschillende ervaringen creëren voor verschillende groepen, om een meer gefaseerde aanpak te ondersteunen, zoals per locatie van legacy systemen af te stappen.
  • Door veranderingsinspanningen en verwarring bij werknemers te verminderen, kunnen digitale werkplekteams hun tijd en energie besteden aan het beter ondersteunen van de digitale transformatie.

Laat legacy systemen je niet tegenhouden!

Bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om mogelijkheden tot digitale transformatie te missen, maar sommige laten zich tegenhouden door hun legacy systemen. Als je zou willen ervaren hoe Workspace 365 je overstap naar de cloud kan ondersteunen, vraag dan de gratis demo aan!

Workspace 365 Demo NL banner

Ontvang ons nieuws


Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Georgien Modijefsky

Georgien Modijefsky

Master of Content

Heb je verdere vragen over de demo omgeving, Workspace 365 of heb je feedback voor ons? Stuur een bericht naar: georgien@workspace365.net

Update: Nieuwe mobiele lay-out en uitgebreid adresboek

Update: Nieuwe mobiele lay-out en uitgebreid adresboek

In deze update laten we je een geweldige lay-out zien van de mobiele werkplek.  Het vernieuwde design maakt het gemakkelijk om documenten te creëren en te bladeren door je persoonlijke werkplek. In update 3.33 hebben we het vernieuwde adresboek geïntroduceerd. We...

Het gevaar van informatiestress (en hoe je het voorkomt)

Het gevaar van informatiestress (en hoe je het voorkomt)

Overspannenheid, burn-outs, depressies, verminderde productiviteit en creativiteit: de gevolgen van informatiestress zijn niet mis. Maar wat is informatiestress precies? Wat zijn de oorzaken? Tot welke schadelijke gevolgen kan het leiden? En hoe kun je het – als...

Het belang van goede mappenstructuren in de digitale werkplek

Het belang van goede mappenstructuren in de digitale werkplek

Vindbaarheid is altijd belangrijk geweest voor een positieve digitale medewerkers ervaring. Medewerkers moeten hun informatie snel en probleemloos kunnen vinden. Tijd die verspild wordt met zoeken naar slecht vindbare documenten, gaat ten koste van de productiviteit...

Zelf de werkplek proberen?

Bedankt voor het aanmelden, de demo wordt na bevestiging verzonden naar je mailbox.