Wat is een DMS en welke systemen zijn er?

Een DMS, dat staat voor document management systeem, is tegenwoordig onmisbaar voor bedrijven. Helemaal sinds de massale cloud-migratie en het werken op afstand. Maar wat is een DMS precies? Welke systemen zijn er? En hoe kun je verschillende document management systemen met elkaar vergelijken?

De noodzaak van een DMS

Al voor de coronacrisis besloten bedrijven in groten getale om papierloos te gaan werken en locatieonafhankelijk werken te faciliteren, met als gevolg dat het bedrijfsleven in een snel tempo naar de cloud migreerde. De coronacrisis heeft dit alles nog verder in een stroomversnelling gebracht. Nu (zo goed als) alle documenten digitaal zijn en medewerkers zich op verschillende locaties bevinden, is er een noodzaak om het documentbeheer te stroomlijnen en vooral in goede banen te leiden.

Beschik je als bedrijf niet over een document management systeem? Dan zijn medewerkers veel langer aan het zoeken naar documenten, kunnen bestanden zoek raken én loop je het risico dat er meerdere versies van documenten in omloop zijn.

Wat is een DMS?

Dat roept de vraag op: wat is nou precies een DMS en waarvoor dient het? Een DMS zorgt er kort door de bocht voor dat alle documenten centraal beschikbaar zijn en dat je documentenstroom efficiënt en geordend verloopt.

Functionaliteiten die daarvoor in meer of mindere mate zijn vereist, zijn bijvoorbeeld bestandsbeheer, versiecontrole, het verbeteren van workflows, samenwerkingstools, documentbewerking, het beheren van toegangsrechten, back-up en recovery, het delen van bestanden, classificatie van documenten, cloud-opslag, e-signing, het scannen van documenten om papieren documenten te digitaliseren en het simultaan kunnen werken in documenten.

De voordelen van een DMS

Een DMS gaat over veel meer dan alleen bestanden kunnen opslaan en delen. Het ziet toe op één van de meest fundamentele aspecten van succesvolle organisaties: samenwerken. Tot welke voordelen leidt de implementatie van een DMS dan precies? Allereerst: je faciliteert er papierloos werken mee, wat talloze pluspunten heeft op het gebied van onder meer milieu, efficiëntie, business agility en zelfs medewerkersgeluk.

Bedrijven komen tegenwoordig bijna om in de grote bergen data. Een DMS helpt om de opslag en uitwisseling van gegevens gemakkelijker en sneller te maken en om workflows te automatiseren. Daarnaast verschaft het een veilige manier voor het delen van bestanden, onder meer doordat je toegangsrechten zeer precies kunt regelen. Niet onbelangrijk: een DMS betekent dat je nieuwe en betere manieren hebt om informatie uit te wisselen, waardoor je betere besluiten neemt en eerder kunt anticiperen op veranderingen binnen de organisatie of in de markt.

Je maximaliseert de waarde van een DMS door het te integreren met andere bedrijfsapplicaties. Doordat document management systemen werken met documenten - die vaak het fundament vormen onder bedrijfsprocessen - kunnen DMS-systemen fungeren als motor voor veel bedrijfsprocessen, aangezien ze andere applicaties voorzien van gegevens en functionaliteiten. Met je DMS kun je bijvoorbeeld online content creëren, bewerken en verwerken, waarna je de informatie publiceert via een marketing automation systeem.

Welke DMS-systemen zijn er?

Omdat de noodzaak tot het hebben van een DMS zo groot is, is de markt zo omvangrijk. Er zijn talloze kwalitatief goede en betrouwbare DMS-en. Tot de bekendste systemen behoren ongetwijfeld SharePoint en OneDrive for Business uit de Microsoft-stal en Dropbox Business.

SharePoint en OneDrive integreer je ook gemakkelijk in de Documenten App van Workspace 365, samen met je netwerkschijf.

SharePoint is Microsofts DMS binnen Microsoft 365. Bij dit platform voor content management draait het echt om samenwerking: het is vooral bedoeld om in teamverband bestanden mee op te slaan en te delen. Het biedt volop mogelijkheden voor real-time samenwerken (al dan niet binnen documenten). Daarnaast kun je onder meer intranetpagina's maken en flows koppelen aan bestanden. Door deze veelzijdige aard wordt SharePoint veel breder gebruikt dan alleen als DMS, zo zetten bedrijven het ook in voor onder andere projectmanagement of als HR-portaal.

Een ander veelgebruikt DMS, vooral onder bedrijven die veel werken met Microsoft-technologie, is OneDrive for Business. In tegenstelling tot SharePoint heeft dit meer een individueel karakter, wat ook blijkt uit het feit dat documenten die worden opgeslagen standaard niet worden gedeeld. In de basis is OneDrive for Business vooral een synchronisatieproduct voor het opslaan en delen van bestanden zoals documenten. Voor kleinere bedrijven of organisaties met beperkte complexiteit kan het prima fungeren als DMS, maar het is goed om op te merken dat de scope van DMS-functionaliteiten vrij klein is.

Het DMS van Workspace 365

Workspace 365 is een adaptive digitale werkplek met een soort ingebouwd DMS: de Documenten App. In plaats van losse documentensystemen zoals de netwerkschijf, SharePoint, OneDrive, documenten in Microsoft Teams en andere opslaglocaties, wordt alles getoond binnen één documentenapplicatie. Daarmee zijn al je documenten ook beschikbaar op ieder apparaat: op je mobiel, laptop of tablet kun je documenten zoeken, bewerken én delen.

Binnen dit DMS kun je gebruikmaken van verschillende opslagmogelijkheden (zoals SharePoint, OneDrive for Business of de netwerkschijf), waarbij iedere documentoplossing hetzelfde wordt weergegeven. Het handige: deze weergave komt overeen met Windows Verkenner, waardoor je gebruikers er snel aan gewend zijn.

Een documentenapplicatie tackelt het probleem dat wanneer organisaties met SharePoint, OneDrive for Business én een netwerkschijf werken, niet altijd duidelijk is waar medewerkers documenten moeten opslaan. Het DMS van Workspace 365 is eenvoudig te integreren binnen je Microsoft 365-omgeving, maar kan natuurlijk ook worden aangeboden binnen je Workspace 365-werkplek.

Wil je meer weten over Workspace 365? Neem dan contact met ons op of neem een kijkje op onze gratis demo omgeving.