Hoe trainingssessies helpen bij de lancering van de digitale werkplek, Workspace 365

Het opstellen van het doel, de inventarisatie en het inrichten zijn de eerste stappen voor het opzetten van de digitale werkplek. Daarna is het tijd voor de lancering. De digitale werkplek wordt geïntroduceerd bij de medewerkers, waarna zij worden getraind en de eerste feedback wordt verzameld. Maar hoe ziet zo’n trainingssessie eruit? En welke vormen van training zijn er? Deze en meer vragen beantwoorden we voor je in deze blog.

Welke vormen van training zijn er om de adoptie van de digitale werkplek te verhogen?

Voordat er een trainingssessie voor de digitale werkplek Workspace 365 plaatsvindt, moeten de hoofdprocessen en uitdagingen van de organisatie eerst in kaart worden gebracht. Dit kan door middel van een inventarisatiesessie. Met deze sessie worden de gebruikersgroepen gedefinieerd, wordt bepaald welke apparaten er worden gebruikt, waar mensen werken (kantoor, thuis of onderweg) en welke applicaties er worden gebruikt binnen de organisatie. Op basis van deze informatie wordt er een training vormgegeven. Om dit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, wordt per gebruikersgroep een trainingssessie gegeven. Denk hierbij aan de volgende trainingen:

Train de trainer

De ‘’train de trainer’’ sessie is voor iedereen die anderen wilt leren hoe je gebruik maakt van en werkt met Workspace 365. Bijvoorbeeld IT partners die hun medewerkers of medewerkers van klanten willen leren hoe je optimaal gebruik maakt van Workspace 365.

Train de medewerker

Bij de ‘train de medewerker’ sessie worden de medewerkers getraind. Dit kan door zowel de IT partner als door ons worden verzorgd, afhankelijk van de wensen en hoeveel kennis de IT partner op dat moment van de werkplek heeft. Deze trainingssessies worden gegeven op het moment dat je de digitale werkplek gaat lanceren. Dit gaat geleidelijk en de training is afgestemd op verschillende gebruikersgroepen. Hierbij wordt aangeraden om met minimaal twee personen deel te nemen aan de sessie om bijvoorbeeld situaties op te schrijven en feedback te delen.

Welke gebruikersgroepen worden als eerst getraind?

Dit verschilt en ligt onder andere aan de grootte van de organisatie. Na de inventarisatiesessie wordt er een testgroep gedefinieerd om de werkplek te testen. Deze groep wordt als eerst getraind. Op basis van de feedback van deze testgroep, wordt de werkplek verbeterd. Daarnaast wordt er vaak een gebruikersgroep getraind die de werkplek al (gedeeltelijk) snapt, zij worden de Captains van de werkplek. De Captains zijn er om hun collega’s te ondersteunen en te helpen de werkplek te begrijpen.

Hoe ziet een trainingssessie eruit?

De inhoud van een trainingssessie verschilt uiteraard per organisatie en gebruikersgroep. Het is een interactieve sessie die ongeveer anderhalf uur duurt, waarbij de sessie op maat gemaakt is op basis van de behoeften van de partner of klant. Er sluiten tussen de tien tot maximaal veertien personen aan. Alle partners en klanten hebben op het moment van de trainingssessie al een omgeving waarop ze kunnen inloggen, soms gebruiken ze deze nog niet.

De training wordt gegeven met behulp van een demo omgeving die aangepast is zodat deze lijkt op die van de klant. In de sessie heeft iedereen hun eigen omgeving open en klikt mee met de instructies en opdrachten die worden gegeven. Ook kan er gebruik worden gemaakt van de ‘How to tegel’, waarin video’s staan die de basis features en applicaties van de werkplek duidelijk uitleggen.

Hoe zorg je dat mensen die de training niet gevolgd hebben up-to-date zijn?

Voor mensen die na (langdurig) verlof weer terugkomen of voor nieuwe medewerkers is het belangrijk dat zij weten hoe zij de werkplek moeten gebruiken. Dit wordt op verschillende manieren gerealiseerd. Zo zijn er de aangewezen Captains die meewerken om de werkplek succesvol te maken. Zij vinden het leuk om mensen die de werkplek minder goed snappen, of nog niet weten hoe ze het moeten gebruiken, mee te nemen in het proces. Daarnaast geven de How to video’s een goed beeld van de basis functies van de werkplek. Medewerkers zien alleen de video’s die voor hem/haar relevant zijn, op basis van de permissies die zij hebben en de applicaties waar ze toegang toe hebben.

Naast dat de Captains veel collega’s helpen en de How to video’s een goede tool zijn om de werkplek te begrijpen, raden wij de partner aan om nazorgdagen te organiseren. Hierbij is de partner aanwezig en wordt de feedback van de trainingssessies geëvalueerd en is er tijd voor vragen over het gebruik van de werkplek. Daarnaast is er vaak een vast contactmoment met de klant om het gebruik van de werkplek te meten, extra workshops in te plannen en/of nieuwe functies te bespreken. De documentatie over de nieuwe functies is te vinden op onze Support Portal.

Het belang van de IT Manager tijdens een trainingssessie

Wanneer er een trainingssessie wordt gegeven aan een klant van een IT partner, is het noodzakelijk dat er minimaal één persoon van de partner én klant (IT Manager) aanwezig is. Het is namelijk hun verantwoordelijkheid om alle feedback goed te verwerken en ondersteuning te bieden tijdens de sessies.

Daarnaast kan het voorkomen dat mensen tijdens een sessie gegevens kwijt zijn of geen toegang hebben tot applicaties waar zij bij moeten kunnen. Dan is het belangrijk dat een IT verantwoordelijke van zowel de partner als klant bij de sessie aanwezig is om hier direct op in te spelen en de mensen op weg te helpen.

Veel gestelde vragen door medewerkers

Hoe stel ik mijn email handtekening in in de Email App van Workspace 365?

  Open de Email App en klik op ‘Nieuw.’

  Ga naar Handtekening -> Instellingen.

Hier kun je je handtekening naar eigen wens aanpassen.

Hoe verstuur ik een mail uit een gedeelde mailbox in de Email App van Workspace 365?

Navigeer naar de Email-App en klik op het oogje in het linker menu rechts bovenaan. Hier kun je meerdere emailadressen (mailboxen) toevoegen. Als je op de drie puntjes bij het emailadres klikt, kun je emailadressen activeren of instellen als standaard emailadres waarmee je emails verstuurt.

Waarom zijn sommige tegels grijs als ik mijn werkplek wil wijzigen?

Als een tegel grijs is op het moment dat je je werkplek wilt wijzigen, komt dat omdat die tegel in een gedeelde groep staat. Alleen de beheerder heeft toegang tot het bewerken van die tegel en/of groep. De beheerder kan jou wel eigenaar van de gedeelde groep maken en daarmee rechten geven tot het bewerken van de gedeelde groep.

Waarom zijn sommige tegels grijs als ik vanaf een ander apparaat werk?

Om mensen zo effectief en efficiënt mogelijk te laten werken, worden alleen de applicaties en informatie getoond die voor hen relevant zijn. Dit kan door middel van Conditional Access. De beheerder kan jou toegang geven tot een applicatie op basis van jouw apparaat, besturingssysteem, browser of IP adres. Als applicaties niet beschikbaar zijn voor jou, kan de beheerder ervoor kiezen om de applicatie helemaal niet te tonen of de tegel grijs te maken.

Als je met je muis over de grijze tegel beweegt, zie je waarom je op dat moment geen toegang hebt tot die applicatie en eventueel ook wat je kan proberen om wel de applicatie te kunnen openen.

Wat is het verschil tussen een link delen of een document als bijlage toevoegen in een email?

Als je een document als bijlage in een email toevoegt, stuur je als het ware een kopie van het bestand. Dit kan door de ontvanger geopend en eventueel bewerkt worden, zonder dat jij dit ziet. Hierdoor ontstaan dus meerdere versies van hetzelfde document (soms zelfs met conflicten).

Wanneer je een link (bijvoorbeeld via email) deelt, deel je in feite de locatie van het bestand. De ontvanger kan het bestand openen en wanneer zij toestemming hebben, ook bewerken. Als het bestand wordt bewerkt, zie jij dit ook gelijk, omdat er in hetzelfde bestand gewerkt wordt. De ontvanger van de link kan andere documenten op deze locatie niet bereiken.

Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?

OneDrive binnen Office 365 is oorspronkelijk bedacht als persoonlijke documentopslag, terwijl SharePoint juist bedoeld is voor samenwerken. In beiden kun je online of lokaal documenten opslaan en synchroniseren naar al je apparaten. Het verschil is dat bij OneDrive jouw documenten niet standaard gedeeld zijn. Met SharePoint sla je documenten op in een gedeelde bibliotheek (SharePoint site) en worden ze beschikbaar gemaakt aan personen die rechten hebben tot deze site. In deze blog vind je meer informatie.

Wat is het verschil tussen lokale en online editors?

In de online editors kun je documenten eenvoudig bewerken. Je opent bijvoorbeeld een Word document in je browser in Word Online. In de lokale editor heb je toegang tot de meer geavanceerde functies. Deze lokale editor moet geïnstalleerd staan op jouw computer. Daarnaast werken sommige functies anders in de twee omgevingen. Hier lees je meer.

Hoe maak ik goed gebruik van de mappenstructuur in de Documenten App van Workspace 365?

In de Documenten App van Workspace 365 zijn OneDrive, SharePoint en misschien zelfs de fileserver (netwerkschijf) samengebracht in één gebruiksvriendelijke interface. Voor veel mensen is het verschil in gebruik van OneDrive en SharePoint nog onduidelijk. In de Documenten App sla je onder ‘Mijn documenten’ al je persoonlijke bedrijfsdocumenten op, ook wel OneDrive genoemd. SharePoint is daarentegen voor bedrijfs-breed gebruik en dus goed voor de samenwerking met collega’s. Als een document voor een collega ook van toepassing is, sla je deze op in een SharePoint teamsite. De namen van de teamsites zijn voor elk bedrijf anders en worden bepaald door de beheerder. Zij bepalen ook tot welke teamsites jij toegang hebt. Zelf kan je er wel voor kiezen om bepaalde teamsites te verbergen zodat je deze niet ziet, wat voor meer overzicht kan zorgen. Daarnaast wordt het aangeraden om bestanden die je opslaat in SharePoint, altijd een duidelijke naam te geven, zodat je collega’s weten wat voor bestand het is.