Hoe werkt SSO (Single Sign-On)?

Om je digitale werkplek te laten slagen, moet die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Eén daarvan is dat de virtuele werkplek het leven van je medewerkers eenvoudiger moet maken. Je personeel wil zonder gedoe toegang hebben tot de apps en informatie die ze nodig hebben voor hun werk. Een digitale werkplek die alom wordt gebruikt en geliefd is onder je medewerkers, zorgt voor onbelemmerde toegang, meer efficiëntie en een hogere productiviteit.

De inzet van Single Sign-On - SSO in het kort - is cruciaal om zo'n optimale digitale werkplek te creëren. Met SSO gebruiken je medewerkers hun bestaande inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) voor alle verschillende apps die ze nodig hebben voor hun werk. Toegang is dus heel eenvoudig.

We weten allemaal hoe vervelend het is om allerlei verschillende wachtwoorden voor verschillende applicaties te moeten onthouden. En die moeten natuurlijk ook eens in de zoveel tijd opnieuw worden ingesteld. SSO maakt daar een eind aan. Geen wonder dan ook dat het een alom geprezen oplossing is. Je medewerkers hoeven nog maar één set gegevens te onthouden en de IT-afdeling ontvangt veel minder verzoeken voor hulp bij vergeten wachtwoorden.

In deze blog vertellen we alles over SSO: wat is het, hoe werkt het en waarom is het van belang?

Wat is Single Sign-On?

Single Sign-On is een softwareoplossing waarmee je werknemers met één gebruikersnaam en wachtwoord veilig kunnen inloggen op verschillende applicaties. Al die verschillende inloggegevens - die uit noodzaak vaak toch ergens op een papiertje worden gekrabbeld! - zijn daarmee verleden tijd. De gebruiker hoeft, nadat die eenmaal is ingelogd op het netwerk of de digitale werkplek, zich nergens opnieuw aan te melden. Vaak gebeurt dit met een Microsoft ID, gebaseerd op de Azure Active Directory.

SSO zorgt er vervolgens voor dat de identiteit van de gebruiker op alle aangewezen apps wordt bevestigd.

Hoe werkt SSO?

SSO gebeurt niet vanzelf. Je IT-afdeling stelt Single Sign-On in, als integraal onderdeel van het beleid van je bedrijf voor identiteits- en toegangsbeheer. Je IT-specialisten kunnen kiezen uit verschillende SSO-oplossingen, zoals Azure Active Directory, Okta, HelloID en SecureAuth. De meeste digitale oplossingen bieden ondersteuning voor SSO, omdat de producenten daarvan weten hoe belangrijk het is voor de ervaring en breed gedragen acceptatie van medewerkers.

Zo werkt SSO in de praktijk:

1. De gebruiker meldt zich met zijn/haar inloggegevens aan bij de SSO-dienst; veelal is dit de eerste keer dat iemand zich aanmeldt bij het netwerk.
2. De dienst maakt vervolgens een token aan, dat bevestigt dat die persoon gecontroleerd en geauthentiseerd is.
3. Als de gebruiker hierna een app opent, gaat die app op zoek naar de token.
4. Wanneer de authenticatietoken wordt gevonden, weet de app dat het individu zich al heeft aangemeld, waarna toegang tot de app wordt geboden.

In de praktijk gebeurt dit natuurlijk allemaal razendsnel, zodat de gebruiker de app zonder haperingen kan openen.

Wat zijn de voordelen van Single Sign-On?

In een eerdere blog vertelden we al over zeven voordelen van Single Sign-On, met als belangrijkste:

Betere werknemerservaring, hogere productiviteit

SSO zorgt voor een betere digitale werknemerservaring en verhoogt de productiviteit omdat medewerkers minder tijd kwijt zijn met inloggen. Dit kan oplopen tot wel 30 minuten per week, ofwel 24 uur per jaar!

Breed gedragen adoptie

Omdat SSO het gebruiksgemak van de aangewezen apps vergroot, zorgt het voor een hogere acceptatiegraad van al die verschillende apps. Mensen gebruiken een app sneller wanneer ze zich niet hoeven aan te melden - net zoals ze sneller een kamer binnenlopen als de deur open staat!

Lagere werkdruk voor je IT-afdeling en helpdesk

Ook je IT-afdeling profiteert van SSO. Het is ineens veel makkelijker om nieuwe applicaties uit te rollen, omdat hierbij geen nieuwe gebruikersnamen en wachtwoorden hoeven te worden toegekend. Met het toegenomen gebruiksgemak maken de nieuwe apps ook een goede eerste indruk! Je IT-afdeling zal je dankbaar zijn dat ze minder tijd kwijt zijn aan tickets voor hulp bij wachtwoorden. Ze kunnen zich hierdoor richten op activiteiten die meer waarde opleveren.

Betere beveiliging

Een ander groot pluspunt van SSO is dat je apps veel beter beveiligd zijn wanneer een medewerker de organisatie verlaat. In zo'n geval hoeven toegangsrechten slechts eenmaal te worden ingetrokken, om ervoor te zorgen dat die persoon geen enkele app of systeem kan openen. En SSO werkt ook goed met multi-factor authenticatie. Als je aanvullende beveiliging nodig hebt, zorg je gewoon dat de juiste standaarden worden gebruikt in je hele digitale omgeving.

SSO in de praktijk

Er zijn allerlei voorbeelden van situaties waarin SSO zijn waarde bewijst:

• Een medewerker wil een IT-probleem melden met een tool als Zendesk of ServiceNow.
• Een collega dient een verlofaanvraag in met een HR-systeem zoals Workday.
• Vervolgens wil een manager die verlofaanvraag beoordelen, ook in Workday.
• Een werknemer wil een vliegticket boeken via de bedrijfsportal.
• Dezelfde werknemer betaalt vervolgens een treinreis naar de luchthaven, en registreert deze onkosten in een systeem als Concur.
• Een medewerker heeft toegang nodig tot werkdocumenten die worden bewaard op de Google Drive.

Zonder SSO zou het betreffende individu in elk voorbeeld een aparte gebruikersnaam en wachtwoord moeten onthouden, om vervolgens in te loggen. Al met al geen optimale ervaring.

SSO en de digitale werkplek

Je haalt het meeste uit SSO als je het gebruikt voor toegang tot een adaptieve werkplek zoals Workspace 365, waar je in één omgeving informatie hebt over al je verschillende apps. Je medewerkers hebben één veilige werkplek, met één set inloggegevens. Ze hoeven niet op zoek te gaan naar al die afzonderlijke apps. Nee, die worden weergegeven als Micro Apps, elk gericht op een enkele taak. Als gebruiker zie je de meest kritieke informatie en kun je vrijwel alle belangrijke taken uitvoeren.

Voor Workspace 365 is Single Sign-On een belangrijk onderdeel van het platform, dat ook toegang biedt tot bepaalde apps van buiten de Azure-marktplaats (SSO wordt vaak gebaseerd op aanmeldingen bij Microsoft).

SSO is terecht geliefd

SSO is niet iets om te negeren. Je medewerkers zijn er dol op; het bespaart hen veel tijd en gedoe. Je IT-afdeling loopt er ook mee weg. Het draagt bij aan een betere beveiliging, bespaart de IT'ers tijd en inspanningen en het maakt hun gebruikers blij. Producteigenaren en teams die werken met de digitale werkplek zijn er ook gek mee. Voor hen betekent het dat hun tools sneller geaccepteerd worden.