Microsoft Teams als je digitale werkplek?

Sommige bedrijven gebruiken Microsoft Teams als een chat- of videotool en missen het vermogen om een echte digitale werkplek te leveren. Maar zoals je misschien weet, is Teams één van de vlaggenschipproducten van Microsoft 365 en veel IT-dienstverleners en organisaties hebben Teams met genoegen omarmd tijdens de pandemie (meer dan 115 miljoen dagelijkse gebruikers). Laten we dus kijken hoe jij Microsoft Teams kunt transformeren van een eenvoudig communicatiemiddel tot een echte digitale werkplek.

Hoe begin jij je dag?

De kans is groot dat je werkt in de IT, Communicatie of HR.

Neem een paar seconden om te denken over de onderstaande vragen, zowel vanuit jouw eigen perceptie, als van die van jouw collega’s.

Waarmee begin jij jouw werkdag? Wat is de eerste applicatie die je opent? Is het jouw agenda? Jouw mailbox? Is het Microsoft Teams? Of is het een line-of-business applicatie?

Noteer dit even (mentaal, digitaal of op een Post-It)

We zien bij klanten dat veel organisaties de Scrum-methode hebben ingevoerd tijdens het thuiswerken. Mensen beginnen hun dag met een stand-up (korte dagelijkse meeting om de plannen voor die dag te bespreken). Hierdoor beginnen veel mensen hun dag nu met Microsoft Teams als hun eerste applicatie.

Super, dus het antwoord is Microsoft Teams? Nope. Hoewel kantoormedewerkers deze overstap en masse hebben gemaakt, is dit niet per se zo voor front-line medewerkers. En deze groep maakt 80% van het totale personeelsbestand uit. Zij werken net zoals voorheen en hebben Microsoft Teams misschien toegevoegd om de shadow-IT te vervangen die ontstaan is met WhatsApp.

Lees hier meer over Microsoft Teams als vervanging voor WhatsApp.

Impact van Microsoft Teams-notificaties op jouw ‘productiviteit’

E-mail werd gezien als een verstorende factor in jouw werkdag. Met elke e-mail notificatie werden mensen afgeleid en moesten ze zich opnieuw concentreren op hun taak. Gelukkig helpt Microsoft Teams met het reduceren van e-mails. Het is echter wel een nieuwe potentiële stoorfactor in jouw werkdag.

Snelle vraag: vind je het fijn om te switchen tussen schermen/programma’s?

Ik gok van niet. En toch switchen mensen 1.100 keer per dag tussen applicaties, volgens een onderzoek van Pega, waarin ze 5 miljoen uur aan desktop activiteit bestudeerden.

Er zijn nu veel manieren om de hoeveelheid notificaties terug te dringen in Teams, en het is geweldig handig voor samenwerken. Maar het blijft een tool waar naartoe je ook een aantal keer per dag moet switchen.

Stel je de impact op je productiviteit voor van dit oneindig aantal keer switchen. Het aantal kliks en switches is een duidelijk negatief fenomeen dat teruggedrongen moet worden.

Verander Microsoft Teams in een digitale werkplek

Ter verduidelijking, Microsoft Teams is ontworpen als samenwerkingstool. De focus van Teams ligt op het stimuleren van samenwerking tussen mensen. Je kunt het echter transformeren naar een digitale werkplek, aangezien Microsoft erg open staat voor softwareleveranciers om tools te creëren bovenop Teams.

In dit artikel wil ik 3 methodes toelichten om Teams te transformeren tot een digitale werkplek:

1. Gebruik de Microsoft App Store

Binnen de omgeving van Microsoft Teams kan je een grote catalogus raadplegen vol met out-of-the-box integraties. De technische set-up hiervan is meestal niet al te ingewikkeld. Het vraagt echter wel kennis van de behoeften binnen de organisatie en welke tools deze kunnen vervullen.

Het mooie van Microsoft Teams is dat je workflows kunt maken met één van de apps uit de app store of met Microsoft Power Automate. Als je deze manier kiest, kun je beter wel beschikken over een tech-savvy team binnen je organisatie die zijn weg weet in de wereld van API’s. Hier is een geweldige bron om je eigen Teams-apps te ontwikkelen en een handleiding voor het publiceren van apps naar Teams.

2. Contacteer Microsoft Partners

Als je geen team hebt die kan focussen op het verbeteren van Microsoft Teams binnen jouw organisatie, kan het raadzaam zijn contact op te nemen met een Microsoft Partner. Deze kunnen een geweldige boost geven aan je innovatiesnelheid.

Alle Workspace 365 partners zijn ook Microsoft Partners. Een groot voordeel is dat deze partners al vaker bedrijven hebben geholpen met dezelfde uitdagingen als die waar jij nu voor staat. Ze identificeerden al eerder de gevaren en risico’s en kunnen je helpen deze te voorkomen (of op te lossen, indien je deze reeds tegenkwam).

3. Integreer Workspace 365 binnen Microsoft Teams (eenvoudigste methode)

Goed nieuws voor alle gebruikers van Workspace 365. Je kan Workspace 365 met al haar functionaliteiten eenvoudig integreren in Microsoft Teams. Dit vereenvoudigt jouw toegang tot al jouw applicaties en informatie en brengt al jouw Micro Apps naar Teams.

Het doel van Workspace 365 is om complexiteit voor mensen te overwinnen. Wij focussen op het maximaliseren van de tijd die medewerkers kunnen spenderen aan hun primaire taken, door een gepersonaliseerde digitale werkplek te creëren waar ze met één login alles wat ze nodig hebben kunnen bereiken.

Het grote voordeel van Workspace 365 is dat je het kunt gebruiken als uniforme werkplek voor jouw organisatie, om één enkel startpunt te creëren. Bovendien kun je veel Workspace 365 toepassingen integreren in jouw huidige IT-omgeving.

Dat gezegd hebbende, het maakt niet uit of mensen hun dag beginnen in de browser, hun intranet, Microsoft Teams, hun mobiel, tablet of wat dan ook. Waar ze ook beginnen, ze hebben een uniforme werkplek die hen tijd bespaart, het aantal logins en switches vermindert, en meer.

Bekijk hier hoe je Workspace 365 toevoegt aan Microsoft Teams (vanaf 05:24):

De toekomst van Microsoft Teams & Workspace 365

Momenteel onderzoeken we de mogelijkheden voor een globale uitrol van Workspace 365 binnen Microsoft Teams. Als dit iets is waarin je geïnteresseerd bent, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief om up-to-date te blijven.

Je digitale werkplek integreren in Microsoft Teams zal de productiviteit van je medewerkers die vertrouwd zijn met Teams in hun dagelijkse bezigheden een boost geven. Bovendien integreren we Microsoft Teams ook in Workspace 365.

1. Vind je Teams-kanalen

Met de Microsoft Teams live tile kun je eenvoudig Teams-kanalen opzoeken en gebruiken. Open het Teams-kanaal via de online of lokale applicatie.

2. Vind en raadpleeg je Teams Documenten

Vanuit de live tile kun je ook documenten openen van het Teams kanaal. Deze worden geopend via de Documentne App van Workspace 365. Hier kunnen mensen eenvoudig navigeren tussen OneDrive, SharePoint, Teams en netwerkschijf-documenten. Alle opslagmogelijkheden hebben dezelfde interface, waardoor het gemakkelijk te gebruiken is voor iedereen.