Wat is het extranet?

De term intranet kent iedereen wel, maar het begrip extranet is een stuk minder bekend. Een extranet maakt het mogelijk om te communiceren en samen te werken met mensen van buiten de organisatie. We leggen uit wat een extranet precies is, wat het verschil is met een intranet en hoe Workspace 365 het mogelijk maakt om een intranet te integreren en een extranet voor externen op te zetten.

Extranet: intranet voor mensen buiten de organisatie

We trappen af met een lesje Latijn. Intra betekent binnen, extra buiten. Dit verklaart wat een intranet is: een soort privénetwerk binnen een organisatie waarmee medewerkers toegang krijgen tot bepaalde informatie, bestanden, tools en diensten. Wat betreft functionaliteiten kun je denken aan bijvoorbeeld nieuwsvoorziening, contactinformatie, gecentraliseerde toegang tot documenten, samenwerkingsmogelijkheden, kalenders en planningssystemen.

Het extranet kunnen we het beste zien als een (gedeelte van het) intranet dat toegankelijk is voor mensen van buiten de organisatie. Een extranet maakt het mogelijk om veilig informatie en bestanden beschikbaar te stellen aan zowel klanten, leveranciers als andere zakelijke partners, waardoor je makkelijk en efficiënt met hen kunt communiceren en samenwerken.

Vaak kunnen externen via een extranet een stuk méér dan alleen informatie raadplegen. Denk aan gegevens wijzigen, bestellingen plaatsen of communiceren met jouw organisatie. De term extranet wordt overigens niet zo vaak meer gebruikt, tegenwoordig is de term portaal (of in het Engels: ‘portal’) een stuk gangbaarder.

Toepassingen en voordelen van een extranet

Tal van organisaties gebruiken een extranet. Enkele voorbeelden van toepassingen zijn:

• Zorgorganisaties die patiënten hun dossier laten inzien.
• Organisaties die een productcatalogus of bepaald nieuws willen delen met klanten, zonder dat de rest van de wereld dit kan zien.
• Scholen die bepaalde (privé)informatie beschikbaar stellen aan leerlingen, denk aan nieuwtjes of cijfers.
• Belastingadviseurs die het extranet gebruiken om veilig informatie uit te wisselen met klanten.

Een goed ontworpen extranet heeft een hoop voordelen. Zo kun je als organisatie bijvoorbeeld efficiënter, effectiever en veiliger communiceren en samenwerken met klanten, leveranciers en andere partners. Het aantal fouten kan worden gereduceerd, denk bijvoorbeeld aan klanten die zelf hun bestelgeschiedenis kunnen raadplegen. Een extranet kan zorgen voor een verbetering van klantenserviceproces doordat klanten zelf informatie kunnen opzoeken en zo in staat zijn om hun probleem op te lossen. En de klantenloyaliteit kan een boost krijgen doordat klanten het fijner vinden om met je samen te werken.

Verschil tussen extranet en intranet

Om het verschil tussen een extranet en een intranet te kunnen illustreren, moeten we eerst wat beter uitleggen wat precies wordt bedoeld met een intranet. Dit interne netwerk geeft medewerkers of studenten dus toegang tot bepaalde informatie, bestanden, tools en diensten, waarmee het een toegangspoort is voor samenwerking, communicatie en informatievoorziening. Dankzij een intranet kunnen medewerkers bijvoorbeeld snel de juiste informatie vinden, efficiënt en effectief communiceren met anderen binnen de organisatie, sociale functionaliteiten gebruiken en analytics raadplegen.

Er zijn enkele belangrijke verschillen tussen intranetten en extranetten. Het belangrijkste verschil: waar een intranet voor intern gebruik is, is een extranet ook voor (bepaalde) mensen van buiten de organisatie toegankelijk. Daarnaast is een intranet op functioneel gebied heel breed, van een adressenboek tot documentmanagement en van een kalender tot sociale elementen. Terwijl een extranet meestal maar één of enkele functionaliteiten heeft, zoals een portaal om de bestelgeschiedenis te raadplegen of een omgeving waarin bedrijven bepaalde documenten met hun belastingadviseur kunnen delen.

Workspace 365: intranet integreren en extranet opzetten

Het moderne intranet, het extranet en de digitale werkplek zijn allemaal nauw verbonden met elkaar. Workspace 365 is een digitale werkplek waarin alles wordt samengebracht in één omgeving: niet alleen je intranet, maar ook communicatie, informatie, documenten, taken en tools. Naast het integreren van een volledig bestaand intranet, is het ook mogelijk om losse intranetelementen zoals API-integraties, een mededelingencentrum en virtuele applicaties en desktops te gebruiken.

Omdat Workspace 365 zo veelzijdig en flexibel is, zijn er ook veel klanten die onze adaptive workspace op een andere manier inzetten. Een aantal klanten gebruikt het bijvoorbeeld als extranet. Dat wil zeggen: klanten, leveranciers en andere externen hebben toegang tot een bepaald deel van Workspace 365. Welk deel dit is, kun jij vanzelfsprekend van te voren helemaal zelf definiëren.