Werknemers zijn erg druk. Ze hebben elke dag taken die ze moeten voltooien en dingen die moeten worden gedaan. Hoe vaak heb jij het gevoel gehad alsof er niet genoeg uren in een dag zitten, of werd je overweldigd door de lengte van je to-do lijst?

Er zijn echter manieren waarop intranetten, digitale werkplekken en IT-teams kunnen helpen. De manier waarop we onze dagelijkse digital employee experience inrichten kan een positieve impact hebben op de productiviteit, wat de werkdag een stukje makkelijker maakt zodat het voltooien van taken en het vinden van de juiste informatie sneller kan en minder moeite kost. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan, waaronder het bieden van toegang tot de juiste informatie en hulpmiddelen zodat ze binnen de workflow vallen, en het versimpelen van werkplektoepassingen waar werknemers toegang toe moeten hebben. Het kan overweldigend zijn en inefficiëntie veroorzaken wanneer er te veel apps zijn waar werknemers gebruik van moeten maken en open moeten houden.

Het intranet en de digitale werkplek combineren

Intranetten en digitale werkplekken zijn twee van de belangrijkste kanalen die de digital employee experience helpen verbeteren. Beiden spelen ze een rol in het vereenvoudigen van de toegang tot de juiste hulpmiddelen, websites en materialen in een handige, samengevoegde weergave die de werknemers helpt. Echter worden deze kanalen meestal gezien als twee aparte kanalen, waarbij de focus van intranet meer ligt op content en communicatie, en de digitale werkplek meer gericht is op applicaties, transacties en taken.

In werkelijkheid wordt het verschil tussen deze twee kanalen echter steeds kleiner; de meeste moderne intranetten of sociale intranetten hebben integraties, samenwerkingen en toegang tot apps als kern in de gebruikerservaring, terwijl de meeste digitale werkplekken toegang tot content en updates bevatten. Het verschil tussen het intranet en digitale werkplekken zit hem vaak in hoe organisaties de kanalen intern omschrijven; we hebben bijvoorbeeld een paar intranetten gezien die meer op digitale werkplekken lijken.

Het hebben van twee aparte kanalen is niet altijd logisch. Een krachtige aanpak van een intranetstrategie is om je intranet met je digitale werkplek te integreren zodat er slechts één plek is waar werknemers alles kunnen vinden wat ze nodig hebben. Het idee van het hebben van een ‘one-stop shop’ om de werkdag te beginnen is erg populair onder werknemers, aangezien dit ervoor zorgt dat er één plek minder is die werknemers moeten bezoeken voordat ze hun werkdag starten. Zowel volledige integratie als het integreren van meer intranetonderdelen in een digitale werkplek en vice versa zijn mogelijk, zodat werknemers zonder problemen tussen deze twee kunnen switchen.

In deze post zullen we een aantal voordelen bekijken van het hebben van een intranetstrategie die met je digitale werkplek integreert, evenals hoe een adaptief platform zoals Workspace 365 hierbij kan helpen.

7 voordelen van het integreren van je intranet en digitale werkplek

Het integreren van je intranet en digitale werkplek brengt meerdere voordelen met zich mee.

1. Slechts één plek om naartoe te gaan

Werknemers willen niet meerdere plekken moeten bezoeken of meerdere applicaties, vensters of tabbladen open hebben staan om toegang te hebben tot alle informatie die ze gedurende hun werkdag nodig hebben. Idealiter willen ze slechts één plek hebben waar ze alles kunnen vinden wat ze nodig hebben om hun werk een kickstart te geven en verwarring, onnodig veel moeite moeten doen en een informatie-overload te voorkomen.

Wanneer je jouw intranet met je digitale werkplek combineert creëer je die ‘one-stop shop’ die werknemers willen hebben. Met de mogelijkheid om toegang tot apps, documenten, gesprekken, e-mails, informatie en nieuws updates te bieden, betekent dit dat werknemers de ideale plek hebben om hun werkdag te starten, wat bijdraagt aan een goede digital employee experience.

2. Betere adoptie van het intranet

Eén van de problemen met intranetten is dat de acceptatiegraad teleurstellend kan zijn. Dit is vooral het geval bij traditionele intranetten die vaak volledig gericht zijn op nieuws updates en statische content. Het is een minder groot probleem voor sociale intranetten, maar zelfs zij trekken vaak minder dagelijks actieve gebruikers aan dan intranetteams zouden willen.

Eén van de mees voorkomende problemen die de adoptie beïnvloedt is dat intranetten werknemers niet helpen bij hun dagelijkse werk. Er is dus geen dwingende reden voor mensen om intranetten te gebruiken; tijdens een drukke werkdag is het intranet geen onmisbaar kanaal. Je intranet combineren met je digitale werkplek maakt het intranet essentieel, en de adoptie zal hierdoor hoogstwaarschijnlijk verbeteren.

3. Meer impactvolle communicatie

Eén van de positieve effecten van het hebben van een betere intranet adoptie is het bevorderen van meer impactvolle interne communicatie. Meer mensen die het intranet bezoeken genereren meer weergaven voor individuele verhalen van een bredere doelgroep. Dit betekent dat berichten een groter bereik hebben en jouw verhalen meer impact kunnen hebben, van het verbeteren van de naleving van operationele updates tot het vergroten van het bewustzijn van strategische plannen en het verspreiden van leiderschapscommunicatie die is ontworpen om werknemers te betrekken.

Wanneer een intranet niet binnen de dagelijkse workflow past, of de adoptie slecht is, blijven interne communicaties simpelweg ongelezen of ze worden niet gezien. Dit zorgt er vaak voor dat er meer e-mails worden verstuurd, wat leidt tot inefficiëntie en een informatie-overload. Wanneer berichten worden gecombineerd met een geïntegreerde werkplek die werknemers dagelijks voor hun werk gebruiken zullen ze de belangrijke items zien, vooral wanneer ze gericht zijn op verschillende doelgroepen gebaseerd op profieldetails van de werknemers zoals hun functie, locatie of afdeling.

4. Tijd besparen en productiviteit verhogen

Door een intranet te combineren met een digitale werkplek bespaar je werknemers tijd en ondersteun je hun productiviteit. Allereerst moet het meeste van wat de werknemer nodig heeft op één plek staan, wat zorgt voor betere en meer gerichte vindbaarheid. Als dit er niet is verspillen we een aanzienlijk deel van onze werkdag aan het zoeken naar dingen die we nodig hebben om onze taken te voltooien.

Daarnaast vermindert het wisselen van context. Wisselen van context – tussen verschillende taken, applicaties, hulpmiddelen en vensters moeten springen – vermindert de efficiëntie en focus van werknemers aanzienlijk, dus alles wat helpt om dit een klein beetje te verminderen, maakt een verschil.

5. Makkelijker en minder tijdrovend beheer

Intranetten en digitale werkplekken beheren kan ingewikkeld zijn, vooral als ze op verschillende doelgroepen gericht zijn. In veel organisaties waar deze twee kanalen worden beheerd door verschillende functies – bijvoorbeeld HR en IT – wordt er door deze twee functies samen meer moeite in gestoken. Het is bijvoorbeeld bijzonder uitdagend en tijdrovend om ervoor te zorgen dat er goed beheer is, vooral in combinatie met inspanningen om de adoptie te verhogen. Het veranderen van het systeem en het onderhouden van het dagelijkse beheer is ook een belangrijke tijdsbesteding.

Wanneer er slechts één kanaal te beheren is, wordt de benodigde collectieve inspanning verminderd. Het kan bijvoorbeeld zijn dat IT-functies zorgen voor het beheer en de set up van je gecombineerde intranet en digitale werkplek, terwijl het communicatieteam zich richt op het verhogen van de acceptatie en het beheren van content.

6. Snellere optimalisatie en configuratie

Een traditioneel probleem van het intranet is dat het moeilijk is om het te verbeteren om aan de steeds veranderende behoeften en verwachtingen van medewerkers en hun organisaties te voldoen, vooral als het intranet op maat is gemaakt. Als het intranet, gecombineerd met de digitale werkplek, door een superflexibel en eenvoudig te configureren platform zoals Workspace 365 wordt aangeboden, kun je eenvoudig wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat je intranet en digitale werkplek relevant blijven en waarde leveren. Recente gebeurtenissen hebben ons laten zien hoe turbulent de wereld kan worden, dus de snellere optimalisatie en configuratie als gevolg van het beheren van een flexibel kanaal kan een echt voordeel zijn.

7. Lagere licentie- en beheerkosten

Eén van de andere voordelen van een geïntegreerd intranet en digitale werkplek is natuurlijk de verlaging van de licentiekosten: je betaalt slechts voor één stuk software in plaats van twee. Je bespaart ook kosten door tijdbesparing, doordat je maar één in plaats van twee producten hoeft te onderhouden. Je hoeft ook maar voor één product te werken aan dingen als updates, beveiligingspatches, personeelstraining en meer.

De adaptive workspace: intranet en digitale werkplek in één

Een adaptive workspace zoals Workspace 365 zorgt ervoor dat je jouw intranet en digitale werkplek samen kunt voegen. Sommige Workspace 365 klanten hebben gekozen voor een intranetstrategie die wordt gecombineerd met een digitale werkplek, wat betekent dat ze geen extra intranet software hoeven te kopen of beheren. Werknemers hebben hier toegang tot alles wat ze nodig hebben op één plek, beschikbaar op elk moment en op elk apparaat.

Het is belangrijk om te weten dat een adaptive workspace zoals dit niet slechts een digitale werkplek met een nieuws-feed is, maar een volledig functionerend sociaal intranet geïntegreerd in Workspace 365. Met Workspace 365 kun je de onderdelen die meestal met intranet geassocieerd worden, zoals nieuws- en sociale feeds, combineren met de onderdelen van een digitale werkplek zoals Microsoft 365 bestanden, formulieren en workflows en een catalogus aan apps en hulpmiddelen.

Het is ook belangrijk om te weten dat we willen dat je altijd in staat bent om te profiteren van de functionaliteiten van Workspace 365, ook als dat vanaf een ander platform is. Daarom is het ook mogelijk om onderdelen van Workspace 365 te integreren in andere platforms, zoals je bestaande intranet.

We hebben ons gericht op deze belangrijke sociale onderdelen zodat je niet hoeft te kiezen tussen een intranet en een digitale werkplek, waaronder:

  • Een Activiteiten Feed
  • Een zijbalk met contacten
  • Yammer
  • Microsoft Teams
  • RSS-feeds van SharePoint
  • Mededelingen
  • En meer!

Verder kun je het Workspace 365 platform nog steeds gebruiken om een apart sociaal intranet en digitale werkplek te bieden door Workspace 365 Shared Spaces te gebruiken. Dit creëert afzonderlijke, gerichte ervaringen binnen dezelfde werkplek.

Je intranet en digitale werkplek combineren? Probeer een Workspace 365 demo!

Het combineren van je intranet en digitale werkplek heeft meerdere voordelen. Als je wil weten hoe Workspace 365 zou kunnen helpen kun je een gratis demo proberen. Je kunt binnen enkele seconden toegang krijgen.

Workspace 365 Demo NL banner

Ontvang ons nieuws


Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Georgien Modijefsky

Georgien Modijefsky

Master of Content

Heb je verdere vragen over de demo omgeving, Workspace 365 of heb je feedback voor ons? Stuur een bericht naar: georgien@workspace365.net

Zelf de werkplek proberen?

Bedankt voor het aanmelden, de demo wordt na bevestiging verzonden naar je mailbox.