Blik op de toekomst van de zorgwerkplek van 42 zorginstellingen

Op 15 april namen 42 zorginstellingen deel aan de zorgcirkel: een interactieve online sessie georganiseerd door Workspace 365 met innovatie-, IT- en communicatiemanagers binnen zorginstellingen. Tijdens deze sessie presenteerden wij onze visie op de toekomst van de digitale zorgwerkplek, maar waren we ook vooral benieuwd naar de visie vanuit de zorgsector zelf. Vandaag deel ik een verslag van het evenement. Momenteel zijn wij nog bezig met een onderzoek onder zorgmedewerkers. Mocht je hier meer over willen weten of de inhoud van dit verslag met ons willen bespreken, horen we het graag.

Visie op de digitale zorgwerkplek

Tijdens de sessie en in gesprekken met IT- en Communicatiemanagers binnen de zorg kwamen een aantal punten steevast terug. De moderne werkplek moet namelijk eenvoudig zijn voor alle generaties, adaptief en automatisch veilig.

Automatisch gepersonaliseerde werkplek

Een voorbeeld van een adaptieve werkplek is bij Oktober, waar ze met voorwaardelijke toegang applicaties blokkeren buiten het bedrijfsnetwerk. Een ander voorbeeld is een zorginstelling die op basis van het apparaat specifieke informatie beschikbaar maakt in een live tile. Zo kunnen medewerkers op hun mobiel wel intranetinformatie zien, maar niet de informatie uit een elektronisch cliënten dossier (ECD).

Alle systemen vanuit één startpunt inzichtelijk

Mensen zijn het beu om te wisselen tussen alle portalen, intranet en applicaties. Er is duidelijk behoefte aan een centrale werkplek, waarin primaire taken ondersteund worden met eenvoudige toegang tot de onderliggende applicaties en documenten. Dit kan door bijvoorbeeld het integreren van protocollen, informatie uit een ECD of het vereenvoudigen van toegang tot het ECD.

Een veilige cloudwerkplek (zonder in te leveren op gebruikerservaring)

Een trend die nog steeds speelt is de verschuiving naar de cloud. Zorginstellingen willen op deze manier kosten besparen, eenvoudiger opschalen en het apparaat onafhankelijk werken mogelijk maken. Voor het apparaat onafhankelijk werken is het wel van belang dat het automatisch goed beveiligd is, zonder dat zorgmedewerkers hier over hoeven na te denken. Dit kan door het toevoegen van Single Sign-On (om eenvoudige wachtwoorden tegen te gaan), Multi-Factor Authenticatie (zo ingericht dat het werk niet belemmerd wordt, bijvoorbeeld buiten het netwerk of na een bepaalde time-out van de sessie), door het toevoegen van encryptie en beveiligingsmogelijkheden in de e-mailbox (bijvoorbeeld middels SmartLockr).

Op welke innovatieprojecten zijn zorginstellingen trots?

Naast het delen van de visie, deelden zorginstellingen ook de projecten waar zij het meest trots op waren. Voor de ene zorginstelling was dit de overgang van laptops naar tablets, terwijl een ander al een stap maakte van tablets naar mobiele telefoons, omdat deze makkelijker in de broekzak passen. Een ander belangrijk punt is momenteel het uitrollen van Teams chat, videoconsulten en intervisies op afstand.

Ook hierin zie je de behoefte naar een centraal startpunt. Meerdere zorginstellingen geven aan dat ze intelligente formulieren hebben opgesteld voor zorgplannen. Deze integreren zij samen met onderdelen uit Microsoft 365 (voorheen Office 365) binnen één digitale werkplek of intranetoplossing.

Welk proces verstoort innovatie?

Vendor lock-in en gesloten systemen

Zorginstellingen lopen redelijk voorop in hun innovatiekracht. Toch zijn er ook processen die de innovatie verstoren. Een veel voorkomend geluid is de vendor lock-in van softwareontwikkelaars waarbij zorginstellingen vastzitten aan een softwareleverancier omdat de data niet eenvoudig over te zetten is naar een ander systeem. Door het ontbreken van data-integratiemogelijkheden is het daarnaast moeilijk om het ideale centraal startpunt te creëren. Veel zorgapplicaties hebben geen API of maken deze niet beschikbaar voor andere software vendoren. Er is duidelijk behoefte aan een standaard of centraal systeem.

Aan bovenstaand punt wil ik toevoegen dat wij als Workspace 365 graag gezamenlijk met zorginstellingen samenwerken om de belangen te communiceren richting diverse softwareleveranciers om het werk van zorgmedewerkers eenvoudiger te maken.

Verslaglegging moet slimmer worden

Een ander punt dat vaker terugkomt is de kennisoverdracht van thuiszorg bij ziekte en verlof. Doordat verslaglegging minimaal gebeurt, belemmert dit om goede zorg te verlenen wanneer iemand het (tijdelijk) overneemt. Het moet daarom nog makkelijker worden om snel en eenvoudig aan het bed digitaal vast te leggen welke medicatie gegeven is, acties uitgevoerd zijn en meer. Eén zorginstelling geeft aan dat het interessant kan zijn om hiervoor onderzoek te doen naar spraaktechnologie, om zo tijd te besparen op de invoer.

Secundaire processen zijn versnipperd over applicaties

Daarnaast is er een behoefte aan het samenbrengen van processen. Er zijn momenteel veel systemen, waardoor veel secundaire processen versnipperd zijn. Zo staat bij een aantal zorginstellingen het vrij vragen los van het ziek melden en is dat niet gekoppeld aan het roostersysteem.

Communicatie met derden kan sneller

Als laatste is er een grote behoefte om te communiceren met derden vanuit één applicatie, zowel naar de patiënt, achterban en andere zorginstellingen. Tijdens ons (lopende) onderzoek onder zorgmedewerkers kwamen we erachter dat zij het momenteel lastig vinden om contactgegevens te vinden van familieleden van hun cliënten. Hierdoor staan thuiszorgmedewerkers soms met hartkloppingen van angst te wachten voor een gesloten deur bij cliënten terwijl ze zoeken naar contactgegevens om er vervolgens achter te komen dat ze waren vergeten te melden dat zij een uitje hebben.

Kunstmatige intelligentie om primaire processen te verbeteren

Eén van de technieken die kan helpen bij het verbeteren van zorgondersteuning is kunstmatige intelligentie. Om specifiek te zijn: door gebruik te maken van narrow A.I. (deze techniek gebruik je al dagelijks met de routesuggesties van Google Maps, voorspelling van muziekvoorkeur in Spotify en het tonen van advertenties of posts op social media).

Met narrow A.I. willen we het in de toekomst mogelijk maken om automatisch de belangrijkste items uit het zorgdossier te tonen aan de zorgmedewerker. Doordat de zorgmedewerker deze niet zelf hoeft op te zoeken maar een notificatie krijgt, wordt het makkelijker om cliënt-specifieke wensen te volgen.

Daarnaast kan er met kunstmatige intelligentie ook informatie opgehaald worden door zorgmedewerkers actief te vragen om gegevens te registreren, op basis van hun rooster en beschikbare cliëntinformatie. Hierdoor ontzorg je de medewerkers in de registratie en houden zij meer tijd over voor de cliënt.

Gericht communiceren en hulpvragen aan collega’s

Door gebruik te maken van een centraal systeem wordt het eenvoudiger om gericht te communiceren. Communicatiemanagers geven aan dat ze het nu lastig vinden om relevante boodschappen bij de juiste doelgroep te krijgen. Wanneer alle informatie en applicaties beschikbaar zijn in één werkplek krijgen ze ook een duidelijke plek om specifieke doelgroepen te bereiken.

Tijdens interviews onder zorgmedewerkers werd het tevens duidelijk dat zorgmedewerkers vaak niet weten bij wie ze terecht kunnen met vragen. Om die reden is het belangrijk om expertises in te vullen bij profielen of gebruik te maken van een organisatie brede social feed, waar mensen vragen kunnen stellen.

Onboarding van nieuwe medewerkers

Een veel genoemde verbetering voor secundaire processen is de onboarding van nieuwe medewerkers. Waar vinden zij informatie met betrekking tot primaire- en secundaire processen? Hoe worden hun rechten toegewezen bij indiensttreding? Kunnen zij digitaal training krijgen?

Vooral de zorginstellingen die druk bezig zijn met medewerkers werven of fusies geven aan dat er behoefte is aan een eenvoudige, standaard en geautomatiseerde manier om zorgmedewerkers te onboarden binnen de organisatie.

Van applicatieportaal of intranet naar één centrale werkplek

Nogmaals bedankt aan iedereen die actief heeft deelgenomen aan de sessie. Wij zullen zelf de informatie gebruiken om de doorontwikkeling van onze adaptieve werkplek nog beter af te stemmen op jullie wensen en uitdagingen. Daarnaast delen wij de bevindingen in gesprekken met IT- & communicatiemanagers van zorginstellingen, om nog dieper inzicht te krijgen en mensen aan elkaar te koppelen wanneer daar behoefte aan is.

Momenteel werken we al aan diverse integraties met zorgprotocollen (er is al een integratie met Vilans KICK-protocollen) en zijn we in gesprek over het ontsluiten van informatie uit ECD’s. Willen jullie ook informatie ontsluiten binnen jullie digitale werkplek of intranet? Neem dan contact met ons op om dit samen met andere zorginstellingen te ontwikkelen.

Meer leren over de zorgwerkplek van de toekomst? Download dan onze Zorg & ICT whitepaper.