English
Verbeterde betrokkenheid met een digitale werkplek voor ActiVite
ActiVite vereenvoudigt hun IT-landschap met Workspace 365, wat de toegang, communicatie en workflows vereenvoudigt. In samenwerking met MostWare creëerden ze een digitale werkplek dat zorgmedewerkers in staat stelt zich te focussen op het verlenen van zorg, waardoor de efficiëntie en verbinding binnen de organisatie worden verbeterd.
Highlights
ActiVite, een zorgorganisatie, stond voor de uitdaging om medewerkers efficiënte toegang te bieden tot informatie en communicatie. Het bestaande intranet en de IT-systemen waren complex, inefficiënt en niet afgestemd op de behoeften van zorgmedewerkers, vooral voor degenen die veel onderweg zijn. Dit belemmerde zowel de productiviteit als de betrokkenheid.
In samenwerking met MostWare implementeert ActiVite Workspace 365 als gecentraliseerde digitale werkplek. Dit platform vereenvoudigt de toegang via Single Sign-On, integreert essentiële applicaties zoals Nedap Ons en AFAS, en stroomlijnt de communicatie met een intuïtieve intranet-hub. Zorgmedewerkers krijgen mobiele toegang tot belangrijke tools en informatie.
De nieuwe digitale werkplek verbetert de efficiëntie, autonomie en betrokkenheid van medewerkers. Meer dan 500 zorgmedewerkers gebruiken het platform voor eenvoudige toegang tot essentiële tools. Ze voelen zich beter geïnformeerd, meer verbonden en kunnen zich richten op het leveren van kwaliteitszorg.
ActiVite, een zorgorganisatie in Zuid-Holland Noord, stond voor de uitdaging om medewerkers efficiënt toegang te geven tot informatie en communicatie. Het bestaande intranet voldeed niet meer, en de introductie van nieuwe systemen zoals ONS Nedap en AFAS maakte de situatie complexer. Samen met onze partner MostWare vond ActiVite de oplossing in Workspace 365: één digitale werkplek die alle informatie en tools samenbrengt, afgestemd op de behoeften van de gebruikers. Dit heeft gezorgd voor betere toegankelijkheid, verhoogde efficiëntie en meer betrokkenheid onder de medewerkers.
De uitdaging: Modernisering en vereenvoudiging van het ICT-landschap
Marjan Onrust, Interim IT-manager bij ActiVite werd gevraagd door De Raad van Bestuur om advies te geven over het huidige ICT landschap. Uit haar analyse bleek dat er in het verleden verkeerde keuzes waren gemaakt die het gebruik van de IT-systemen van ActiVite belemmerden.
Zorgmedewerkers konden informatie niet snel vinden en de informatie was niet afgestemd op hun behoeften. Om die reden besloot Marjan Onrust om de IT-infrastructuur aan te pakken en een toekomstbestendige, gebruiksvriendelijke en veilige digitale werkplek te implementeren.
Het doel was duidelijk: zorgen voor een naadloze en laagdrempelige digitale ervaring voor alle medewerkers en cliënten, waarbij gebruiksgemak, veiligheid en toekomstbestendigheid voorop staan.
SharePoint-intranet: Beperkte toegankelijkheid voor zorgmedewerkers
Eén van de voorbeelden van de inefficiëntie binnen het bestaande ICT-landschap was het SharePoint-intranet. Dit intranet bevatte veel waardevolle informatie, maar was moeilijk te navigeren voor zorgmedewerkers, vooral degenen die weinig achter een computer zitten en vaak onderweg zijn. Het SharePoint-systeem bood geen oplossing voor de dagelijkse werkbehoeften van de medewerkers en belemmerde daardoor de efficiëntie en betrokkenheid.
IT-transitie: Nedap Ons en AFAS
Naast de uitdaging van het intranet stond ActiVite ook voor een grote IT-transitie naar het nieuwe zorgsysteem Ons van Nedap Healthcare. Marjan Onrust legt uit: "Onze zorgpartners in de regio maken ook gebruik van dit systeem, wat de samenwerking vereenvoudigt. Nieuwe collega’s zijn vaak al bekend met het systeem." Tegelijkertijd besloot ActiVite over te stappen naar AFAS voor hun ERP-systeem en de HR- en recruitmentprocessen. Michèle Harteveld, interim hoofd marketing & communicatie, benadrukt het belang van eenduidigheid: "Bij alles wat we doen, staat de medewerker centraal. Zonder hen kunnen we geen goede zorg leveren."
De overstap naar Nedap Ons en AFAS paste perfect in het bredere doel van ActiVite om de efficiëntie te verhogen en de werkervaring voor medewerkers te verbeteren. Deze veranderingen zouden echter alleen succesvol zijn als de toegang tot alle systemen en applicaties eenvoudig en geïntegreerd was.
Behoefte aan een centrale digitale werkplek
Deze verschillende initiatieven onderstreepten de noodzaak voor één centraal digitaal platform waarin alle medewerkers hun werk konden organiseren en informatie konden vinden. ActiVite had behoefte aan een digitale werkplek die de functionaliteiten van het nieuwe zorgsysteem Ons, het ERP-systeem van AFAS, en een gebruiksvriendelijke vervanger voor het bestaande SharePoint-intranet zou samenbrengen. Het platform moest niet alleen eenvoudig toegankelijk zijn, maar ook veiligheid en efficiëntie bieden voor alle medewerkers.
Oplossing: Vereenvoudigde toegang, communicatie en workflows
Marjan Onrust kwam met de suggestie om Workspace 365 te implementeren als oplossing. "Er zijn niet veel producten in de markt die aansluiten bij onze wensen en doelgroep, maar Workspace 365 doet dat wel," legt ze uit. "Het biedt Single Sign-On met tweestapsverificatie, waardoor medewerkers snel en veilig toegang hebben tot alle geïntegreerde applicaties, systemen en bestanden. Daarnaast biedt het een gebruiksvriendelijke tool voor interne communicatie, wat essentieel is voor onze medewerkers die veel onderweg zijn."
In samenwerking met IT-partner MostWare implementeerde ActiVite Workspace 365 als nieuwe digitale werkomgeving. "MostWare loopt al zo’n 20 jaar rond bij ActiVite en kent de organisatie dus goed. Het afgelopen jaar hebben we samen een grote reorganisatie doorgevoerd, zowel qua netwerkinfrastructuur en applicaties als wat betreft onze IT-afdeling."
Workspace 365 bood de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid die nodig was voor het diverse IT-landschap van ActiVite. De oplossing richt zich op drie belangrijke assen: toegang, communicatie en workflows. Door deze elementen te vereenvoudigen, is het digitale werken voor ActiVite aanzienlijk verbeterd.
Vereenvoudigde toegang
Thomas Kool van MostWare begeleidde de implementatie en vertelt: "ActiVite heeft een uitgebreid IT-landschap waarbij de verschillende functionaliteiten moeten aansluiten op de vaardigheden en behoeften van zorgmedewerkers én voldoen aan de hoogste veiligheidseisen.” Marjan Onrust, interim IT-manager, voegt hieraan toe: "In deze context bleek Workspace 365 de perfecte oplossing om alles samen te brengen en een intuïtieve ervaring te bieden voor zorgmedewerkers."
Workspace 365 bood ActiVite de mogelijkheid om al haar applicaties en systemen te integreren in één platform. Marjan legt uit: "We maakten een inventarisatie van alle benodigde applicaties en integreerden deze in Workspace 365, inclusief de systemen van Ons en AFAS. Dit zorgt voor eenvoudigere toegang tot alle benodigde tools." Hierdoor kunnen zorgmedewerkers direct de informatie vinden die ze nodig hebben, zonder tussen verschillende systemen te schakelen.
Vereenvoudigde communicatie
Daarnaast was er behoefte aan een efficiënter communicatiesysteem. Thomas introduceerde de intranetfunctionaliteiten van Workspace 365, waarmee ActiVite één centrale plek voor alle interne communicatie heeft. "De Hub zorgt ervoor dat medewerkers op één locatie alle belangrijke informatie kunnen vinden, en met kennisitems kunnen ze gemakkelijk werkprocessen delen,” zegt Thomas. Michèle voegt toe: "Vanuit Communicatie en HR delen we onder andere nieuwsberichten, mededelingen en tips. Daarbij zorgen we ervoor dat de informatie behapbaar is, dus geen lange lappen tekst. Ook leuk: medewerkers kunnen nu zien wanneer een collega jarig is. Jarigen krijgen dus veel meer felicitaties. Dit draagt bij aan de onderlinge verbondenheid.”
Vereenvoudigde workflows
Tot slot werden de workflows gestroomlijnd. Door integraties kunnen medewerkers direct vanuit de werkplek roosters raadplegen en toegang krijgen tot HR-informatie. Marjan: "Daarnaast beschikt het systeem over een krachtige zoekfunctie waardoor je als gebruiker snel kunt vinden wat je zoekt en niet eindeloos hoeft te scrollen."
Implementatie & adoptie: vlotte overstap voor 700 HBH-medewerkers
De eerste groep medewerkers die ActiVite wilde overzetten op de nieuwe omgeving waren de collega’s van Hulp bij het Huishouden (HBH). Marjan licht toe: “Tijdens de vakantieperiode hebben we voor deze dienstverlening veel tijdelijke medewerkers. Omdat zij niet bekend zijn in ons HR-systeem was het inplannen omslachtig. Daarom wilden we met deze groep graag vóór de zomervakantie overstappen op het Ons-pakket in combinatie met Workspace 365.”
Marjan: “Onze HBH-medewerkers voeren – net als veel andere collega’s – cliëntgebonden werkzaamheden uit. Zij zijn veel onderweg, hebben minder binding met ActiVite als werkgever en hebben over het algemeen meer met mensen dan met technologie. Wel hebben ze allemaal een mobiele telefoon en willen ze snel en makkelijk bij de juiste informatie, formulieren en bestanden kunnen.” Op basis hiervan maakte Thomas een inventarisatie van alle applicaties, informatiebronnen en functionaliteiten die nuttig en relevant zijn. Van werkinstructies en de roosterplanning tot een sociaal intranet en HR-informatie. Dankzij de brede API-toegang en de mogelijkheid om micro-apps toe te voegen, kon hij vervolgens samen met Workspace 365 de digitale werkplek van ActiVite zo vormgeven dat HBH-medewerkers precies die functionaliteiten kunnen gebruiken die op dat moment voor hen relevant zijn - allemaal eenvoudig toegankelijk via de gebruiksvriendelijke mobiele app van Workspace 365.
Michèle ging ondertussen aan de slag met de communicatie rondom de livegang. “We hebben in totaal zo’n 700 medewerkers die hulp bij het huishouden bieden. Via verschillende wegen hebben wij hen enthousiast gemaakt voor de nieuwe digitale werkplek. Zo ontvingen ze via de post een kaart met aanmeldinstructies en een reep chocolade, en ook per e-mail gaven we informatie. Op de dag dat de digitale werkplek live ging, zat de helpdesk klaar om via de telefoon vragen te beantwoorden. Ook waren er teammanagers aanwezig op de verschillende steunpunten in de regio, waar medewerkers langs konden rijden voor hulp bij het downloaden en installeren.” Thomas: “Omdat het systeem heel intuïtief werkt, was er geen aparte training nodig. Qua adoptie was het vooral belangrijk om het gemak en de meerwaarde van de nieuwe omgeving duidelijk te maken. En dat is gelukt, kort na de introductie hadden al 500 mensen zich aangemeld.”
Resultaat: hogere autonomie en betrokkenheid bij de medewerkers
“De reacties zijn positief”, vertelt Michèle. “Medewerkers ervaren meer autonomie in hun werk, zijn beter op de hoogte en voelen zich betrokken bij elkaar en bij de organisatie.”
Als tip voor andere organisaties wil Marjan meegeven: “Betrek alle stakeholders binnen de organisatie in een vroeg stadium en neem ze mee in de verschillende fases van het project. Neem daarnaast voldoende tijd om te testen en dan niet alleen de techniek, maar ook het gebruik. Hoe werkt het? Waar loop je tegenaan? Wat mis je?” Michèle: “Een goede communicatie is verder essentieel. Maak vanaf het begin af aan duidelijk wat je gaat doen, wat het oplevert en wat dit betekent voor medewerkers.” Marjan voegt toe: “Het succes zit vooral in de kracht van samenwerken. Zowel intern als met MostWare en de andere betrokken partijen. We doen dit echt met elkaar.”
Toekomstplannen: Bredere uitrol en verdere optimalisatie van de digitale werkplek
De eerste uitrolfase was succesvol, en ActiVite bereidt zich nu voor op de volgende stap: de bredere implementatie van Workspace 365 voor de rest van de organisatie. "De volgende stap is om de rest van de organisatie over te zetten op de digitale werkplek van Workspace 365,” zegt Michèle. Marjan voegt toe: “Natuurlijk in combinatie met de nieuwe systemen van Nedap Ons en AFAS. Dat vraagt om afstemming en training. Zo moeten verpleegkundigen onder andere medische gegevens kunnen inzien, vastleggen en controleren. Planners moeten inzicht hebben in de capaciteit en de afdelingen die gaan werken met AFAS moeten daarin opgeleid worden. Dat is de focus voor de komende maanden. Daarna kunnen we de digitale werkplek verder optimaliseren en de invulling en informatie differentiëren op afdeling, team of locatie.”
Take aways: Lessen voor zorgorganisaties bij de implementatie van een digitale werkplek
De implementatie van Workspace 365 bij ActiVite biedt waardevolle lessen voor zorgorganisaties die op zoek zijn naar een efficiënte en gebruiksvriendelijke digitale werkplek:
- Betrek stakeholders vroegtijdig: Marjan benadrukt het belang van een vroege betrokkenheid: “Betrek alle stakeholders binnen de organisatie in een vroeg stadium en neem ze mee in de verschillende fases van het project. Neem daarnaast voldoende tijd om te testen en dan niet alleen de techniek, maar ook het gebruik.”
- Duidelijke communicatie is essentieel: Michèle onderstreept het belang van goede communicatie. "Maak vanaf het begin af aan duidelijk wat je gaat doen, wat het oplevert en wat dit betekent voor medewerkers."
- Kracht van samenwerking: Marjan: “Het succes zit vooral in de kracht van samenwerken. Zowel intern als met MostWare, Workspace 365 en de andere betrokken partijen. We doen dit echt met elkaar.”
- Focus op eenvoud en toegankelijkheid: Door te kiezen voor een platform dat zich richt op gebruiksgemak, kunnen medewerkers sneller informatie vinden en efficiënt hun werk doen, wat bedraagt aan een hogere betrokkenheid.
Wat is Workspace 365?
Workspace 365 is niet alleen een platform, maar het vereenvoudigt ook het IT-landschap. Het helpt jou en je team om de ultieme digitale werkfocus te bereiken, zodat je je kunt concentreren op belangrijke taken die echt impact maken.
