English
E-mails, tekstbestanden, formulieren, facturen, offertes, rapporten, werktekeningen, afbeeldingen: de gemiddelde organisatie produceert enorm veel documenten en bestanden, elke dag weer. Vaak worden al die documenten digitaal opgeslagen op tal van plekken: van iemands eigen laptop of de lokale netwerkschijf tot een generieke clouddienst als Microsoft OneDrive.
Hoe behoud je in die enorme, versnipperde zee aan documenten het overzicht? Hoe zorg je ervoor dat je snel het juiste document vindt? En hoe borg je dat iedereen altijd de beschikking heeft over dezelfde informatie?
Orde in de chaos
Een documentmanagement systeem (DMS) helpt je om orde te scheppen in de chaos. Het DMS zorgt ervoor dat je documenten centraal en gestructureerd kunt opslaan, archiveren, beheren en delen, zodat ze voor iedereen gemakkelijk terug te vinden zijn.
Ook biedt een goed DMS doorgaans de mogelijkheid tot versiebeheer. Op die manier heb je altijd zicht op de wijzigingen die in een bestand zijn aangebracht en kun je altijd eenvoudig terugschakelen naar een oudere versie van een bepaald document. Zo voorkom je zo dat medewerkers onverhoopt werken in een verouderd document of in verschillende documenten - met alle productiviteitsverlies en mogelijk kostbare fouten tot gevolg.
Op die manier zorgt een DMS voor een heldere, efficiënte communicatie- en informatiestroom, waardoor je veel georganiseerder kunt (samen)werken en onder de streep tijd en geld bespaart.
Cloud versus lokale documentopslag
Dat klinkt op papier natuurlijk prachtig. Maar of je de voordelen van het DMS optimaal benut, hangt ook af van hoe je het systeem precies inricht. Zo is een belangrijke vraag of je ervoor kiest om documenten op te slaan in een lokaal DMS -op je eigen interne servers of op een netwerkschijf (fileserver) - of dat je kiest voor een cloudgebaseerd DMS.
Dat laatste is vaak aan te raden. Opslag in de cloud kent namelijk een aantal belangrijke voordelen, waar we in deze blog graag nader op ingaan.
#1 Documenten altijd en overal beschikbaar op elk apparaat
Wie investeert in een documentmanagementsysteem, wil dan ook écht dat elke medewerker 24/7 toegang heeft tot het systeem - waar en wanneer dan ook. Een DMS in de cloud zorgt ervoor dat documenten (onafhankelijk van de werkplek) altijd beschikbaar zijn, zo lang er maar internettoegang is. Of het nu op desktop, laptop, smartphone of tablet is: via het DMS kun je altijd beschikken over de juiste documenten.
Des te handiger voor medewerkers die vaak onderweg zijn, zoals salesmensen, monteurs en consultants. Zij hebben via een mobiel apparaat snel toegang tot de voor hen relevante informatie, op welke locatie ze die dag ook aan het werk zijn. Maar ook voor minder mobiele medewerkers biedt een cloudgebaseerd DMS voordelen; zeker nu we steeds vaker deels op kantoor, deels op afstand gaan werken.
#2 Gemakkelijker samenwerken en bestanden delen
Nu we naar verwachting steeds minder fysiek bij elkaar zitten op kantoor, biedt een DMS in de cloud nog een belangrijk voordeel: dat van snelle en gemakkelijke samenwerking. Via het DMS in de cloud wordt het gemakkelijk om online samen aan documenten te werken en om bestanden te delen met collega's.
Medewerkers werken nooit meer in een verouderde of achterhaalde versie van een document. Iedereen ziet van elkaar precies wat de ander op dat moment in een document doet. Je kunt meteen op elkaar reageren, wat de kans op langs elkaar heen werken flink minimaliseert. Documenten kun je bovendien gemakkelijk delen als link, en niet als bijlage. Zo weet de ontvanger zeker dat hij altijd in de meest recente versie van een document werkt.
Een ander voordeel is dat medewerkers allemaal in hetzelfde systeem werken en dat ze hun toevlucht niet meer hoeven te zoeken in generieke cloudoplossingen als Dropbox of Google Drive. Die applicaties worden doorgaans niet beheerd door de interne organisatie. Zodra een medewerker je organisatie verlaat, is de kans dan ook groot dat je ook zijn of haar documenten kwijt bent. Met een eigen DMS in de cloud voorkom je dat.
#3 Een cloud-DMS is eenvoudig schaalbaar
Een nieuwe medewerker of afdeling toegang geven tot het DMS? Voordeel van een cloud DMS ten opzichte van een on premise oplossing of een licentiemodel is dat het eenvoudig schaalbaar is. Dat is niet alleen praktisch (een nieuwe medewerker is snel up and running), het zorgt er ook voor dat je van meet af aan duidelijkheid hebt over de kosten van een extra 'aansluiting'.
#4 De cloud is optimaal beveiligd
Salarisgegevens, informatie over een mogelijke overname, cijfers over de omzet en winst van je bedrijf: documenten bevatten vaak vertrouwelijke en/of bedrijfsgevoelige informatie. Informatie waarvan je niet wilt dat die in 'vreemde' handen valt of op straat komt te liggen.
Juist in de cloud zijn data vaak beter beveiligd dan lokaal opgeslagen documenten. Aanbieders van clouddiensten investeren vaak enorm veel in cybersecurity en hebben de resources om de beveiliging op een constant hoog niveau te houden. Ook het maken van een back-up is doorgaans standaard inbegrepen. Zo kun je er van op aan dat je bestanden en documenten nooit meer per ongeluk kwijtraakt.
#5 Geen eigen beheer en onderhoud meer
Het installeren van updates en securitypatches, het onderhouden van softwarelicenties, het oplossen van onverhoopte storingen: het beheren en onderhouden van een on premise DMS is een arbeidsintensieve klus, zeker naarmate de organisatie en het aantal documenten groeien. Bovendien zul je de specifieke technische kennis hiervoor zelf in huis moeten hebben.
Voordeel van een DMS in de cloud is dat het systeem van jouw kant geen onderhoud nodig heeft; de leverancier werkt de online software voortdurend zelf bij en zorgt ervoor dat deze te allen tijde actueel en up-to-date is.
#6 Je bespaart op kosten en tijd
Zoals we al zagen, zorgt een DMS ervoor dat medewerkers efficiënter kunnen werken. Geen ellenlange zoektochten meer naar het juiste document, maar snelle toegang tot alles wat je maar nodig hebt - vanaf elk gewenst apparaat, op elk gewenst moment. Op die manier zorgt een DMS in de cloud op een hele directe manier voor kostenbesparingen: het zorgt ervoor dat je medewerkers efficiënt kunnen samenwerken en productiever worden.
Maar ook op andere manieren zorgt een cloudoplossing voor lagere kosten. Doordat het beheer en zaken als cybersecurity elders zijn belegd, houd je als organisatie meer tijd en dus geld over voor andere zaken.
Ten slotte heeft de cloud nóg een belangrijk voordeel ten opzicht van een on premise DMS: de aanschaf- en implementatiekosten liggen een stuk lager. Waar de implementatie van een traditioneel DMS soms maanden in beslag neemt, kan een cloud-DMS doorgaans binnen enkele dagen worden ingeregeld. En doordat je doorgaans een vast bedrag per medewerker betaalt, heb je altijd goed zicht op de kosten die met je DMS gepaard gaan.
#7 Het is gemakkelijk te combineren met andere software
Een documentmanagementsysteem is in tal van opzichten handig. Maar: als je als medewerker te vaak moet switchen tussen het DMS en andere applicaties en systemen, dan leidt dat onherroepelijk tot frustraties en - als je pech hebt - aanzienlijk productiviteitsverlies. Liever bied je je DMS aan via een centrale digitale werkplek, zodat je medewerkers maximaal productief kunnen zijn en kunnen profiteren van een optimale Digital Employee Experience.
Ook bij Workspace 365 doen we er alles aan om het onze gebruikers zo makkelijk mogelijk te maken. In Workspace 365 is daarom een handig cloud based DMS geïntegreerd. Onze digitale werkplek legt een overzichtelijke gebruikersinterface over SharePoint, OneDrive & de netwerkschijf/fileserver, en brengt al jouw documenten samen in één web-gebaseerd documentmanagementsysteem.
Op die manier worden al je documenten gemakkelijk ontsloten op één centrale plek. Daarbij maakt het niet uit of ze in de cloud of op netwerkschijven zijn opgeslagen; of ze nu zijn opgeslagen op de netwerkschijf, in Office 365-applicaties als SharePoint, OneDrive of Teams of in een andere opslaglocatie, binnen Workspace 365 vindt de gebruiker ze terug in één Documenten App.
Meer weten?
Het Workspace 365 DMS is eenvoudig te integreren binnen Office 365, maar kan uiteraard ook aangeboden worden binnen onze digitale werkplek. Het resultaat: één plek waar medewerkers toegang hebben tot alle documenten en applicaties, voor optimale efficiency.
