English
Ja, thuiswerken heeft een bewezen positieve invloed op de productiviteit en het welzijn van medewerkers. En nee, je kunt als werkgever niet zomaar zeggen 'veel succes thuis, toedeloe' en dan rekenen op gouden resultaten. Als je niet voldoet aan onderstaande voorwaarden, dan wordt het thuiswerken eerder een flop dan een flagrant succes.
Home sweet home: thuiswerken laten werken
Binnen Het Nieuwe Werken werd er al volop mee geëxperimenteerd, maar de coronacrisis betekende de definitieve doorbraak voor het thuiswerken. Onder de noemer 'hybride werken' mogen medewerkers bij veel bedrijven tegenwoordig één of meerdere dagen per week thuiswerken.
Dat is, mits zorgvuldig overdacht, voor beide partijen gunstig. Medewerkers zijn door het thuiswerken gelukkiger met hun werk, terwijl werkgevers de vruchten plukken omdat werknemers thuis een stuk productiever zijn. Bedrijven met veel thuiswerkende medewerkers profiteren daarnaast ook van lager ziekteverzuim één kunnen kantoorruimte afschalen.
Tegenover deze voordelen staan echter ook genoeg uitdagingen. Thuiswerken kan bijvoorbeeld lastig zijn voor werknemers die jonger zijn of minder verdienen omdat zij kampen met connectiviteitsproblemen of te weinig ruimte hebben.
Bovendien bleek volgens PWC tijdens de coronacrisis dat jongeren werken op kantoor vaak minder stressvol vinden dan thuis. Niet alleen omdat ze op kantoor beter weten wat er van ze wordt verwacht, maar ook omdat ze thuis het gevoel hebben verder af te staan van de bedrijfscultuur en de organisatorische doelen.
Maar wees niet bang: door te zorgen dat je organisatie aan de volgende voorwaarden voldoet, kun je deze hachelijke uitdagingen ombuigen naar klinkende uitkomsten.
#1: Een thuiswerkplek van kantoorniveau
In een groot Nederlands onderzoek gaf 70 procent van de medewerkers aan dat er één of meerdere dingen ontbreken bij het thuiswerken, zoals een verstelbaar bureau (25 procent) of aparte ruimte om in te werken (24 procent).
Een aparte ruimte kun je ze als werkgever niet makkelijk geven, maar zaken als monitors, andere hardware(-accessoires), een goed bureau en een ergonomisch verantwoorde bureaustoel wel. Wil je zorgen voor maximale productiviteit en ultiem werknemerswelzijn? Geef je mensen dan een budget voor werkplekextra's, zoals decoratie, verlichting of isolatie.
Goed thuiswerken vergt overigens niet alleen bij medewerkers thuis een goede werkomgeving, maar ook op kantoor. Denk aan makkelijk te bedienen en comfortabele videovergaderruimtes die stemmen en gezichten perfect vastleggen en overbrengen naar de thuiswerkers. Op deze manier vergroot je de kans dat hybride vergaderingen zo efficiënt en effectief mogelijk verlopen.
#2: Afspraken en mentale ondersteuning
Tuurlijk, thuiswerkers profiteren van meer privacy, flexibiliteit en focus. Maar tegelijkertijd kunnen ze extra werkdruk ervaren en gemakkelijker over hun werk-privébalans heen gaan door het gebrek aan scheiding tussen het werkende en het privéleven. Als werkgever is het zaak om hier meer aandacht aan te besteden, onder meer door leidinggevenden ernaar te laten vragen en door goede thuiswerkafspraken te maken.
Sowieso moeten managers op basis van alle eisen vanuit de organisatie en wensen afkomstig van teamleden solide afspraken maken over thuiswerken. Hoe vaak mag er bijvoorbeeld thuis worden gewerkt? Zeker met jongere medewerkers moet ook goed worden afgestemd wat er van ze wordt verwacht bij het thuiswerken.
Een belangrijke afspraak betreft ook de vraag: waarvoor moeten mensen naar kantoor komen? Goed om te beseffen: uit onderzoek van McKinsey blijkt dat taken als coaching en training, het opbouwen van relaties met collega's en klanten, het onboarden van nieuwe medewerkers en alles rondom beslissingen nemen, probleemoplossing, creativiteit en samenwerking beter face to face op kantoor kunnen plaatsvinden.
#3: Maximaal sociaal
De mens is in wezen een diep sociaal dier. Onderlinge sociale contacten, het gevoel hebben onderdeel uit te maken van een team, samenwerken naar een bepaald doel: het zijn allemaal factoren die key zijn voor het welzijn van en de productiviteit onder medewerkers.
Thuiswerken is inherent aan minder sociale contactmomenten, dus is het goed die bewust te stimuleren. Denk aan vaste kantoordagen, verplichte face to face teamvergaderingen of supergezellige vrijdagmiddagborrels. Alle onderzoeken onderschrijven dit: al zijn digitale sociale tools nog zo slim of levensecht, ze kunnen niet tippen aan de verbinding die we met elkaar voelen als we daadwerkelijk fysiek samen zijn.
Ze zijn weliswaar geen volledige vervanger, maar goede digitale sociale tools zijn wel veel beter dan helemaal geen sociale tools. Met een digitale werkplek zoals Workspace 365 kun je bijvoorbeeld een sociaal intranet integreren, zodat medewerkers onder meer virtuele communities kunnen vormen en posts kunnen liken en delen. Via zo'n sociaal intranet kunnen onderlinge relaties worden versterkt en wordt de basis gelegd voor nieuwe projecten, ideeën of samenwerkingsverbanden.
#4: Communiceren is de boodschap
Thuis kun je lekker je eigen business minden en - tenzij je kinderen op de deur staan te bonken - ongelooflijk goed focussen, op kantoor kun je juist snel even collega's aanschieten. Goede communicatietools springen in deze kloof, met de kanttekening dat de praktijk altijd weerbarstig is.
Communicatietools voor bijvoorbeeld videobellen en instant messaging zoals Microsoft Teams, Yammer en Slack zorgen ervoor dat mensen snel en simpel informatie en bestanden kunnen opzoeken en met elkaar kunnen delen. Om die snelheid en simpelheid te garanderen moeten digitale communicatiekanalen, zoals dat het geval is bij Workspace 365, direct één duidelijk zichtbaar zijn op het dashboard van de digitale werkplek.
Videovergaderen is één van de hoekstenen van het thuiswerken. Belangrijk is dat thuiswerkers zich niet achtergesteld voelen. Dit kan onder meer door een zogeheten 'gelijk speelveld' te creëren: iedereen, ongeacht of iemand thuis zit of met anderen samen is op kantoor, moet inbellen vanaf een eigen apparaat zodra er één of meer collega's vanuit huis werken.
Ook belangrijk: houd het aantal online meetings tot een minimum beperkt. Vaak zijn instant messaging- of project management-tools bijvoorbeeld betere alternatieven als er in een vergadering vooral informatie moet worden uitgewisseld.
#5: Leid het thuiswerken in goede banen
Geef je iedereen de vrije hand in het bepalen wanneer ze thuis en op kantoor werken? Grote kans dat collega's elkaar te weinig zien en dat het kantoor op donderdag te vol en op vrijdag te leeg is. Daarom is het goed om te coördineren wanneer mensen op kantoor zijn.
Een vaste kantoordag is een mooi instrument wanneer je geregeld als voltallig team aanwezig wilt zijn. Een smart office-platform faciliteert juist dat teamleden shifts en werkplekken op kantoor kunnen boeken en collega's weten te lokaliseren, waardoor mensen elkaar gemakkelijk kunnen treffen op de momenten dat dit nodig is.
#6: Digitale werkplek voor plaats- en tijdonafhankelijk werken
Last but not least: een digitale werkplek is de technische basis om overal en altijd te kunnen werken, zoals is vereist voor het thuiswerken. Zo'n werkplek is als het ware een bonte verzameling van softwaretools die opgeteld een volwaardige werkplek vormen. Waar een bureau of andersoortige werkplek op kantoor alleen fysiek is te gebruiken, kan een digitale werkplek overal en altijd worden gebruikt.
Het bestaat uit alle technologieën en tools die nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden, zoals tekstverwerken, e-mail, instant messaging, ERP-, CRM-, HR- en finance-systemen en allerlei productiviteitsapplicaties. De digitale werkplek zorgt er ook voor dat medewerkers overal en altijd beschikken over de documenten en data die ze nodig hebben voor hun werk.
