Microsoft 365 ter ondersteuning van HR

Steeds meer organisaties baseren hun digitale werkplek op Microsoft 365, een cloud-gebaseerd platform met een grote verscheidenheid aan essentiële werkplektools, zoals Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, het Power Platform en meer. Microsoft 365 biedt een scala aan voordelen, van het stimuleren van efficiëntie tot het ondersteunen van samenwerking en het mogelijk maken van digitale transformatie; het is in de laatste maanden ook zeer belangrijk gebleken om werken op afstand te faciliteren tijdens de huidige pandemie.

Microsoft 365 is een divers en krachtig platform dat het mogelijk maakt om bijna elke rol in een organisatie positief te beïnvloeden. Het is vooral handig voor ondersteunende functies, zoals IT, Communicatie en HR. Microsoft 365 is geweldig voor HR professionals, aangezien het hen helpt efficiënter te werken met HR processen en ondertussen diepgaandere HR-gerelateerde doelen te ondersteunen, zoals het leveren van een sterke medewerkers ervaring.

In deze blog gaan we verder in op waarom en hoe Microsoft 365 HR ondersteunt.

Microsoft 365 voor HR

1. Verbeteren van de Employee Experience 

HR medewerkers realiseren zich steeds meer dat de ‘Employee Experience’, de gehele ervaring die een medewerker heeft bij hun werkgever, invloed heeft op factoren als talentbehoud en het vermogen om nieuw talent aan te trekken.

De Employee Experience gaat verder dan het kijken naar medewerkersbetrokkenheid en kijkt holistischer en strategischer naar de waardepropositie voor werknemers, dat gedurende de tijd van een werknemer bij een bedrijf aangeboden wordt. Dit omvat ook hoe werknemers elke dag de technologie ervaren. Microsoft 365 kan gebruikt worden om dagelijks een betere ervaring van de digitale werkplek te creëren, belangrijke processen als inwerken, educatie en ontwikkeling verbeteren, en kan zelfs ondersteunen in het vormen van een positieve organisatiecultuur, wat ook impact kan hebben op de Employee Experience.

2. Verhogen van efficiëntie

Het aansturen van efficiëntere HR-processen, -diensten en -ondersteuning zal altijd een prioriteit zijn voor HR medewerkers. Hier kan Microsoft 365 een belangrijke rol spelen, waarbij het de belangrijkste HR-processen transformeert en zelfs revolutioneert, om ze efficiënter te maken. Dit gebeurt op verschillende manieren, waaronder:

• Het helpen bij het standaardiseren van HR-activiteiten binnen grotere organisaties, door iedereen toegang te geven tot informatie en documenten

• Het helpen bij het standaardiseren van HR-activiteiten binnen grotere organisaties, door iedereen toegang te geven tot informatie en documenten

• Het digitaliseren van handmatige of e-mail-gebaseerde processen en het bieden van tools, zoals Office 365 HR apps, en informatie die helpen om zelf-service voor HR-transacties te stimuleren, zoals het boeken van jaarlijks verlof. Dit neemt de druk op drukke HR-ondersteuningsteams weg.

• Het gebruiken van automatisering om HR-transacties te stroomlijnen, om informatie te verstrekken aan werknemers. Hier kunnen bijvoorbeeld tools als chatbots voor gebruikt worden.

• Het bieden van rapportage dashboards met analytics over mensen en het personeelsbestand via Power BI.

3. Ondersteunen van flexibel werken

Cloudplatforms als Microsoft 365 maakten al steeds meer flexibel werken mogelijk, met het vermogen van mensen om overal te werken. De covit-19 pandemie heeft het flexibel werken en werken op afstand, en de behoefte hieraan, exponentieel versneld. Dit zal essentieel blijven, zelfs nadat de pandemie over is. Medewerkers een keuze geven waar ze werken – thuis of vanaf een andere locatie – is altijd al aantrekkelijk geweest voor werknemers.

4. Samenwerking in het HR team ondersteunen

Microsoft 365 bevat een aantal tools, zoals Yammer, Microsoft Teams en SharePoint team sites, waarmee HR-teams kunnen communiceren, samenwerken, hun activiteiten kunnen coördineren en toegang hebben tot documenten. In grote organisaties met meerdere locaties, zorgen deze tools er voor dat verspreide HR medewerkers echt als één team kunnen werken. Zo kunnen er ook voor zorgen dat HR medewerkers hun activiteiten kunnen coördineren met HR-partners en belangrijke HR-projecten kunnen aansturen.

Workspace 365: een complete HR oplossing

Een veelvoorkomend probleem met Microsoft 365 is dat het overweldigend en bijna té krachtig kan zijn. Er worden meerdere tools aangeboden, waarvan veel nieuwe manieren van werken faciliteren; beheer, coördinatie en verandermanagement zijn nodig om het maximale uit Microsoft 365 te halen.

Daarom kiezen veel organisaties om de waarde, adoptie en ROI van Microsoft 365 te maximaliseren, door ook te investeren in een digitale werkplek product dat samen met Microsoft 365 opereert en een gerichte digitale werkplekervaring biedt, die afgestemd is op de specifieke behoeften van de medewerkers. Een platform als Workspace 365 kan enorm nuttig zijn voor HR-teams, onder andere omdat ze precies het soort digitale werknemerservaring kunnen creëren die ze zelf willen, terwijl ze ondertussen ook alle kracht van Microsoft 365 benutten. Onder andere door Office 365 HR apps te integreren en slimmer te maken.

Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop een platform als Workspace 365 HR-teams kan helpen.

1. Creëer één centrale plek

Een typische klacht van werknemers over hun digitale werkplek is dat het erg gefragmenteerd is; ze moeten naar meerdere applicaties gaan om dingen gedaan te krijgen, informatie is verborgen in silo’s en verspilt veel tijd. Workspace 365 creëert één enkele, aantrekkelijke, relevante en veilige digitale werkomgeving die toegankelijk is via Single Sign-On, waar mensen toegang krijgen tot verschillende apps, informatie kunnen vinden en hun taken kunnen voltooien. Dit draagt bij aan een betere werknemerservaring, omdat frustratie weg wordt genomen, informatie-overload wordt verminderd en efficiëntie wordt ondersteund.

2. Adoptie van Microsoft 365 tools die efficiëntie stimuleren

Aangezien je de werkplek kunt beheren, kun je ook de adoptie van tools of bepaalde elementen van een SharePoint intranet stimuleren, die ook helpen om HR-processen te stroomlijnen en HR zelfservice aan te moedigen. Door deze tools onder de aandacht te brengen, eenvoudige toegang te bieden via Single Sign-On en ‘how-to’s’ te delen, kun je de adoptie van de gewenste systemen stimuleren. Je kunt zelfs Forms of Power Apps integreren om de medewerkerstevredenheid te onderzoeken, verlof aan te vragen of zelfs claims in te dienen vanuit de werkplek.

3. Eenvoudig toegang bieden tot belangrijke documenten en beleid 

Workspace 365 biedt gemakkelijke toegang tot belangrijke documenten en informatie, die ook kunnen helpen om de standaardisatie en zelfbediening op HR-gebied te stimuleren. Dit elimineert verwarring, vermijdt dat mensen naar verouderde documenten verwijzen en vermindert de noodzaak om HR te bellen of tijd van een collega in te nemen met basis HR vragen. Je kunt een tegel in jouw werkplek zetten met belangrijke documenten, zoals een werknemershandboek, functiebeschrijvingen, prestatiebeoordelingsformulieren, salarisschalen, arbeidsomstandigheden en nog veel meer.

4. Gerichte content om te zorgen dat verschillende rollen en locaties de juiste HR-informatie hebben

Het gebruik van een platform als Workspace 365 kan je helpen om alle communicatie en informatie te centraliseren, maar zorgt er ook voor dat alle content relevant is voor verschillende rollen, locaties en divisies. Gerichte content op basis van Active Directory-groepen betekent dat managers met bepaalde HR-processen om uit te voeren, mensen in verschillende kantoren die misschien verschillende HR-systemen gebruiken, en meertalige groepen, alleen de informatie zien die voor hen relevant is, of wat ze mogen zien.

5. HR updates en notificaties op één plek

Werknemers kunnen overladen worden met e-mails met HR herinneringen, aanvragen, goedkeuringen en updates. Deze kunnen gemakkelijk over het hoofd gezien worden in een inbox en creëren knelpunten voor goedkeuringsprocessen. Met Workspace 365 zien werknemers en managers dit allemaal zien op één gemakkelijke plek door het gebruik van het Mededelingscentrum, en kunnen vervolgens hun taken efficiënter en sneller uitvoeren.

6. Micro Apps om HR zelfbediening te stimuleren

Workspace 365 kan je helpen om Micro Apps op maat te bouwen, die geweldig zijn om zelfbediening voor belangrijke HR taken te stimuleren, zoals het aanvragen van jaarlijks verlof, het invoeren van een HR support ticket, het organiseren van prestatie-evaluaties, het reviewen van verplichte trainingen en meer. Door integraties met HR-systemen kun je Micro Apps creëren die medewerkers helpen snel dingen gedaan te krijgen, zonder daarvoor naar de HR-systemen zelf te hoeven gaan.

7. Chatbots om drukke HR-medewerkers te ondersteunen

Chatbots gebruiken A.I. en natuurlijke taalverwerking om werknemers in staat te stellen om informatie te vinden en transacties te voltooien, door meer ‘natuurlijke’ gesprekken te voeren. Chatbots zijn uitstekend geschikt om de druk op de drukke HR-helpdesks weg te nemen, door eenvoudige taken zoals het invoeren van een ticket, te automatiseren of mensen naar veelgestelde vragen en andere informatie te leiden. Workspace 365 kan bijvoorbeeld een HR-ondersteunende chatbot bevatten.

8. Werken op afstand ondersteunen

Werken op afstand zal in de toekomst een grotere rol spelen in de manier waarop we werken. Workspace 365 biedt een veilige omgeving die overal beschikbaar is en ondersteunt met succes elke schaalvergroting van werken op afstand.  De werkplek past zich automatisch aan, aan de rol van elk individu, het apparaat, de locatie, het besturingssysteem, de browser en meer.

9. Inwerken van medewerkers

Een belangrijk proces voor HR-medewerkers is het inwerken van nieuwe medewerkers. Dit helpt personeelsverloop tegen te gaan, zorgt dan starters zich welkom voelen en ondersteunt ook efficiëntie, door nieuwe medewerkers op weg te helpen. Workspace 365 kan alle Office 365 HR apps, informatie, checklists en formulieren die nieuwe medewerkers nodig hebben op één plek brengen. Ze kunnen er zelfs toegang toe krijgen vóór hun eerste dag.

10. Middelen bieden aan HR-medewerkers

Workspace 365 kan ook helpen om een gerichte plek te creëren voor een verdeeld team om samen te werken en te communiceren, met toegang tot alle middelen, systemen en documenten die zij nodig hebben. Dit helpt een globaal HR team om meer verbonden te zijn.

Probeer een gratis Workspace 365 demo

Zowel Microsoft 365 als Workspace 365 zijn krachtige platforms. Ze combineren kan veel voordelen opleveren voor HR-medewerkers en ze helpen om een scala aan strategische en operationele doelen te bereiken. De beste manier om Workspace 365 te ervaren is om het zelf te proberen en een gratis demo aan te vragen.