Werkgeluk als vertrekpunt

Werkgeluk en makkelijk contact tussen collega’s zijn al jaren belangrijk binnen de organisatie. Na sessies rondom werkgeluk, georganiseerd door het managementteam, kwam naar voren dat er behoefte was aan een centrale plek voor communicatie, nieuws en sociale verbinding. Teams wilden elkaar beter leren kennen, praktische informatie snel kunnen vinden en een gedeelde structuur hebben. Die input vormde het startpunt voor de overstap naar Workspace 365.

Een feestelijke start

Vanwege de complexe IT omgeving koos de Gemeente Almelo voor een gefaseerde aanpak:

• Fase 1: focus op communicatie, nieuws en toegankelijke webapplicaties
• Fase 2: geleidelijke migratie van applicaties die nog via Citrix lopen

In april 2025 ging de nieuwe werkplek live. De lancering werd bewust feestelijk en persoonlijk aangepakt. Met barista’s, floorwalkers, chocolaatjes, taart op locatie en gerichte aandacht voor collega’s in de buitendienst (zoals via de mobiele app) voelde het écht als een gezamenlijke start. De positieve energie was duidelijk merkbaar door de hele organisatie en vanaf dag één werd de digitale werkplek goed gebruikt. 

Samenwerking en eigenaarschap

De implementatie gebeurde samen met IT partner RawWorks en een Customer Success Manager van Workspace 365 . Volgens het team was die samenwerking prettig, laagdrempelig en gericht op oplossingen.

Alexis: "Wat fijn is aan Workspace 365, is dat je snel kunt schakelen. Alles is laagdrempelig en er wordt echt meegedacht. Dat maakt een groot verschil."

Thomas vult aan: "We konden veel zelf doen in de inrichting, maar kregen altijd hulp als we ergens tegenaan liepen. Die balans werkte voor ons heel prettig."

Ruimtes, eenvoud en personalisatie

Wat medewerkers waarderen? Eenvoud. "Op de achtergrond is het misschien best complex, maar voor de eindgebruiker is het juist heel simpel en visueel," zegt Thomas.

Iedereen heeft een persoonlijke startpagina, in te richten met eigen tegels en nieuws. Daarnaast zijn er ruimtes per team, een centrale pagina en een serviceruimte voor meldingen en storingen. Teams kunnen zelf redacteurs aanstellen. Verrassend veel collega’s meldden zich hiervoor aan, wat laat zien hoe betrokken medewerkers zijn. Nieuws wordt actief gelezen, er wordt op gereageerd en het platform leeft.

De werkplek draagt niet alleen bij aan productiviteit, maar ook aan sociale verbinding. Het smoelenboek helpt collega’s elkaar sneller te leren kennen. Zeker nu de organisatie zo gegroeid is, is dat van grote waarde. Medewerkers gebruiken de persoonlijke pagina’s actief en delen ook teamnieuws, verjaardagen en andere sociale updates.

"Het helpt niet alleen bij het werk zelf, maar vooral ook bij de binding tussen collega’s," zegt Thomas.

Resultaten in beeld

• Nieuwsberichten bereiken 670+ lezers per stuk
• Actieve redactieteams binnen meerdere afdelingen
• Volledige adoptie door collega’s op kantoor en in de buitendienst
• Medewerkers passen hun eigen pagina actief aan 

Vooruitblik: werk blijven vereenvoudigen

Met fase 1 afgerond werkt de gemeente nu aan de volgende stap. Afscheid nemen van Citrix, meer integraties en betere mobiele ondersteuning. De werkplek groeit mee met de organisatie. Altijd met eenvoud, eigenaarschap en verbinding als basis.