PSW & Ictivity: Workspace 365 als digitaal partnerportaal voor verbeterde samenwerking in de zorg

In de zorgsector is samenwerking tussen verschillende organisaties steeds crucialer om optimale zorg te kunnen bieden. Toch worden veel zorginstellingen dagelijks geconfronteerd met een wirwar van IT-systemen en veiligheidsuitdagingen die de samenwerking belemmeren. PSW, een zorgorganisatie die zich inzet voor mensen met een verstandelijke beperking, liep tegen deze problemen aan. Het antwoord? Een uniek partnerportaal, ontwikkeld door Ictivity en gebaseerd op Workspace 365, dat een verandering teweegbrengt in hoe zorgorganisaties efficiënt samenwerken en toegang tot informatie vereenvoudigd. 

De uitdaging: Toegang tot zorginformatie is complex

De zorgvraag verandert: cliënten met complexe zorgbehoeften hebben vaak meerdere zorgverleners nodig. Niet voor niets is er vorig jaar voor 94 miljoen euro geïnvesteerd (ICT&health, 2024) in de zorg in Nederland om samenwerkingen tussen zorgaanbieders, zorginstellingen, patiëntenorganisaties en leveranciers van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen te verbeteren.

Het komt regelmatig voor dat zorgverleners vanuit meerdere organisaties betrokken zijn bij een cliënt. De cliëntinformatie wordt vastgelegd in ieder zijn eigen IT-systeem en wordt daarmee verspreid over meerdere systemen. De onderlinge samenwerking vraagt om toegang tot elkaars IT-systemen om belangrijke cliëntinformatie te kunnen raadplegen. Dit brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, denk aan het steeds weer opnieuw inloggen in verschillende systemen en de daarbij behorende veiligheidsrisico’s. Deze uitdagingen zorgen voor extra administratieve lasten, hogere kosten en belemmert een efficiënte samenwerking tussen verschillende zorgorganisaties.

Zorgorganisatie PSW, die zich inzet voor mensen met een verstandelijke beperking liep ook tegen deze problemen aan. Dit leidde tot complexiteit en ging ten koste van de tijd die aan zorg besteed kon worden, precies de dingen die zorgmedewerkers niet nodig hebben in hun drukke werkdag.

De oplossing: Eén partnerportaal voor verbeterde samenwerking en eenvoudige kennisdeling

Samen met onze partner Ictivity ontwikkelde PSW, op basis van Workspace 365, een digitaal partnerportaal. Dit portaal biedt één centrale plek waar alle relevante informatie eenvoudig toegankelijk is voor samenwerkingsverbanden van PSW. Het doel: eenvoudig kennisdeling en informatie-uitwisseling tussen de verschillende samenwerkingsverbanden, zodat de zorgmedewerkers zich kunnen focussen op waar het echt om draait — zorg verlenen.

Medewerkers van PSW en externe partners hebben nu met één inlog, via Single Sign-On, direct toegang tot belangrijke (cliënt) informatie.

Edwin Friesen, IT-architect bij Ictivity, geeft aan: “In veel sectoren zien we dat samenwerkingsverbanden steeds belangrijker worden, maar dat ze ook veel (technische) uitdagingen met zich meebrengen. Zo ook in de zorg. Het partnerportaal is een unieke oplossing om medewerkers uit verschillende organisaties op een veilige, efficiënte en kostenbesparende manier eenvoudig te laten samenwerken binnen de keten.”

Dit betekent niet alleen dat ze toegang hebben tot de juiste informatie, maar ook verhoogde veiligheid en een betere samenwerking tussen de verschillende zorgverleners.

Het resultaat: Meer tijd voor zorg, minder IT-complexiteit

Het resultaat is indrukwekkend. Zorgverleners kunnen nu vanaf één centrale plek werken, zonder meerdere inloggegevens voor verschillende systemen. Het portaal biedt directe toegang tot belangrijke documenten zoals het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), zorgprotocollen en gedeelde agenda’s. Zoals Saskia Aspers, beleidsadviseur zorg en informatie bij PSW, zegt: “Alles staat overzichtelijk op één plek. Dat bespaart veel tijd die nu besteed kan worden aan hetgeen waar het écht om draait: het bieden van optimale zorg.” Dit heeft een enorme werkverlichting opgeleverd voor zorgmedewerkers en heeft de weg vrijgemaakt voor verdere samenwerking binnen de keten. 

Toekomstplannen: Uitbreiding van het partnerportaal

Hoewel het partnerportaal al succesvol is uitgerold binnen één samenwerkingsverband, is PSW ambitieus en kijkt het naar verdere uitbreidingen. Mark Kunkels, functioneel applicatiebeheerder bij PSW geeft aan: “Uiteindelijk is het doel om het partnerportaal samen met Ictivity verder door te ontwikkelen en uit te rollen naar alle samenwerkingsverbanden waarin dit van toegevoegde waarde kan zijn. Zo hopen we zo veel mogelijk zorgmedewerkers verder te ontlasten.”