Cloud-werkplek of virtual desktop: wat past bij jouw organisatie?

De cloud is aan een onstuitbare opmars bezig. Veel organisaties kiezen dan ook voor een cloud-gebaseerde digitale werkplek. Toch zijn er nog goede redenen om applicaties – al dan niet binnen één geïntegreerde digitale werkplek – op eigen servers te draaien. Wat is het beste voor jouw organisatie: een cloud-werkplek of een alternatief op basis van virtual (of remote) desktop? We leggen uit wat de voordelen zijn van de twee opties en dat er twee-in-één oplossing is: een cloud-gebaseerde hybride werkplek, zoals Workspace 365, waarin je remote en virtuele applicaties kunt integreren. 

De straffe opmars van cloud en SaaS 

Waar computervirussen voor stilstand of achteruitgang zorgen, tekende het nieuwe coronavirus juist voor een enorme digitale boost. Organisaties migreerden op grote schaal naar de cloud en faciliteerden werken op afstand, vaak door een digitale werkplek (zoals Workspace 365) te implementeren.  

De transitie naar de cloud was natuurlijk vóór de coronacrisis ook al in volle gang. Als parallelle ontwikkeling wordt een snel groeiend aantal applicaties via de browser beschikbaar als Software-as-a-Service (SaaS). Een groot voordeel van SaaS is dat het beheer, onderhoud en updaten van de software niet langer de eigen verantwoordelijkheid van de organisatie is, maar voortaan door de SaaS-leverancier voor rekening wordt genomen. Daarnaast zijn SaaS-applicaties flexibeler, kostenefficiënter en (doorgaans) makkelijker in het gebruik. Geen wonder dus dat de wereldwijde SaaS-markt volgens Gartner in 2022 is gegroeid tot maar liefst 145 miljard dollar.  

Het nut van remote en virtual desktops 

Nu de meeste organisaties een cloud- en SaaS-first strategie voeren en steeds meer applicaties beschikbaar komen als SaaS, rijst de vraag: wat is nog het nut van remote en virtual desktops? Zoals we later zullen uitleggen, is het voor veel organisaties onontkoombaar om applicaties en tools te gebruiken die níét cloud-gebaseerd zijn.  

Hoewel de cloud in het algemeen en – in zijn kielzog – SaaS-software enorm blijven groeien, wordt in brede kring voorspeld dat het einde van de remote en virtual desktop nog lang niet in zicht is. Om dit te kunnen begrijpen, leggen we eerst uit wat de basisconcepten, de voor- en nadelen en de toepassingen van de cloud enerzijds en remote en virtual desktop anderzijds zijn.

In de wolken met de cloud 

De meeste organisaties die transformeren naar de cloud, zijn daarmee helemaal in de wolken. De cloud is namelijk onder meer de basis voor werken op afstand, meer en toegankelijkere data en analytics, en het sneller kunnen implementeren van applicaties en tools. Daardoor stimuleert de cloud niet alleen de productiviteit, maar ook de mogelijkheden tot – en snelheid van – innovatie. 

Van collaboration tools zoals Microsoft Teams en Asana via ERP-systemen als SAP S/4 HANA tot de zakelijke applicaties binnen Office 365: het applicatielandschap van bedrijven wordt met de dag meer gedomineerd door SaaS. ‘VerSaaSing’, wordt dit ook wel genoemd.

De opkomst van de digitale werkplek heeft het SaaS-werken een verdere boost gegeven: medewerkers beschikken namelijk binnen één venster van hun browser over ál hun applicaties. Een volledig cloud-gebaseerde digitale werkplek levert het optimale gebruiksgemak op voor gebruikers, terwijl de IT-afdeling profiteert van voordelen als makkelijker beheer en lagere kosten. 

Remote desktop: op afstand beschikbaar 

Binnen het concept van remote desktop is het mogelijk om op afstand toegang te krijgen tot een andere computer. Op de computer die fungeert als host kun je bestanden opslaan en software installeren, die vanaf andere apparaten (genaamd clients) bereikbaar zijn. Remote desktop wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt om data op te halen van een computer op afstand of door helpdeskmedewerkers die vanuit een andere locatie problemen oplossen. Virtual desktop – dat we hierna zullen uitleggen – wordt soms ook remote desktop genoemd, aangezien het gaat om het remote draaien van applicaties.  

Remote desktop is (binnen Windows) gebaseerd op het remote desktop protocol (RDP), dat het mogelijk maakt dat Windows remote kan worden gebruikt op een device dat zich op een andere plek bevindt. Normaliter moet een gebruiker software voor RDP-clients gebruiken, terwijl op de andere computer software voor RDP-servers moet draaien. 

Bij Clientless RDP van Workspace 365 zijn applicaties remote beschikbaar zonder dat je eerst een client moet installeren of in moet loggen. Op deze manier kunnen remote applicaties makkelijk worden toegevoegd aan de digitale werkplek of een ander portaal (zoals je intranet). 

Virtual desktop: software die elders draait 

Virtual desktop, of preciezer gesteld: desktopvirtualisatie, maakt gebruik van virtualisatietechnologie. Dat is software waarmee een omgeving of een andere technologische bron kan worden gesimuleerd. Op die manier kunnen bijvoorbeeld meerdere besturingssystemen of applicaties op één server draaien, zonder dat ze daadwerkelijk op een eigen apparaat hoeven te worden geïnstalleerd.

In dit verband kunnen we een onderscheid maken tussen desktopvirtualisatie en applicatievirtualisatie. Bij desktopvirtualisatie hebben gebruikers toegang tot een desktop zonder dat ze de relevante programma’s en andere toepassingen hoeven te installeren, waarbij meerdere gebruikers toegang hebben tot een virtual desktop die volledig wordt aangestuurd vanuit een centraal systeem. Applicatievirtualisatie draait juist om het streamen van applicaties: de applicaties worden niet geïnstalleerd op de werkplek, maar gestreamd vanaf centrale servers. Clientless RDP is een voorbeeld van applicatievirtualisatie. 

Ten opzichte van de vroegere situatie waarin applicaties draaien op ieder apparaat, heeft virtualisatie een aantal voordelen. Zo is back-uppen makkelijker, bespaar je tijd op onderhoud en beheer, en zijn de IT-kosten lager als gevolg van het delen van resources. Zie hier het fundament voor het succes van oplossingen voor de virtuele werkplek zoals Citrix Workspace, Azure Virtual Desktop (voorheen Windows Virtual Desktop) en Amazon WorkSpaces.  

VDI en DaaS 

Twee belangrijke begrippen in deze context zijn VDI en DaaS. VDI staat voor virtual desktop infrastructure, dat virtuele machines gebruikt om virtuele desktops aan te bieden en te beheren. De desktopomgevingen worden gehost op een gecentraliseerde server en op aanvraag geïmplementeerd voor eindgebruikers. Een VDI-oplossing die cloud-gebaseerd is, noemen we Desktop-as-a-Service (DaaS). 

Nog steeds remote of virtual desktop? 

De cloud heeft een aantal evidente voordelen ten opzichte van een virtuele desktop. Zo kan het werken met een virtuele desktop behoorlijk inefficiënt en frustrerend zijn voor gebruikers, terwijl het voor de IT-afdeling duur, tijdrovend en ingewikkeld kan uitpakken. Waarom bekleedt virtualisatietechnologie dan nog steeds zo’n grote rol in de moderne werkplek? 

Er zijn vijf goede redenen om virtualisatietechnologie te blijven gebruiken.  

Geen versie voor de browser beschikbaar 

Bij veel legacy-systemen, oftewel informatiesystemen die zijn gebaseerd op ouderwetse technologieën maar die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering, is er geen versie voor internetbrowsers voorhanden. Daarbij gaat het in de regel om maatwerksoftware zoals custom ERP’s. 

Besturingssysteem ondersteunt een applicatie niet 

Ondersteunt een besturingssysteem een bepaalde applicatie niet? Door applicatievirtualisatie kan het programma alsnog beschikbaar worden gesteld.

Cloud-versie bevat niet de juiste functionaliteiten 

Het gebeurt geregeld dat on-premise systemen (die op eigen servers draaien) meer functionaliteiten bevatten dan de cloud-versie, bijvoorbeeld omdat die nog in ontwikkeling is.

In goede banen leiden transitie naar de cloud 

Applicatievirtualisatie kan zorgen voor een soepele uitrol van een applicatie die door een deel van een bedrijf on-premise wordt gebruikt, maar voor anderen al beschikbaar is als cloud-versie. Met een digitale werkplek als Workspace 365 kun je namelijk zowel de cloud-versie als de versie die niet cloud-gebaseerd is presenteren binnen dezelfde digitale werkplek, maar dan voor verschillende groepen. Zo kun je geleidelijk overschakelen van on-prem naar cloud tegen minimale verstoring – en dus maximale continuïteit en productiviteit – voor medewerkers.

Medewerkers hebben geen toegang tot apps 

Stel, je hebt bepaalde applicaties die per se on-premise moeten worden gedraaid vanwege security- en compliance-eisen. Willen medewerkers op afstand werken? Dan kun je kiezen voor het remote draaien van de applicaties op basis van desktopvirtualisatie of applicatievirtualisatie.

Legacy: artefact uit vervlogen tijden 

Legacy-systemen zijn één van de voornaamste redenen om virtualisatietechnologie te blijven gebruiken in plaats van SaaS. Software moet je organisatie vooruit helpen, maar legacy-systemen trappen juist op de rem. Waarom doen organisaties hun legacy-software dan niet weg? Vaak is het heel duur of ingewikkeld om over te stappen op een ander systeem, onder andere omdat er veel kennis over de organisatie besloten ligt in het systeem en het systeem precies op maat is gemaakt voor het bedrijf.

Legacy-systemen blijven gebruiken heeft echter de nodige nadelen. Zo is deze software vaak niet schaalbaar, het is lastig te upgraden en (enorm) duur in het onderhoud. Een hybride digitale werkplek zoals Workspace 365 kan een tussenstap zijn richting een nieuw systeem. De legacy-software kan, binnen één omgeving, worden geïntegreerd met cloud-gebaseerde apps en data. Medewerkers kunnen zo hun oude, vertrouwde systeem blijven gebruiken en ondertussen wennen aan de nieuwe werkplek. Terwijl je als organisatie essentiële legacy-software behoudt en tegelijkertijd nieuwe technologie implementeert die de productiviteit verbetert en de bedrijfsactiviteiten stroomlijnt.

Workspace 365: hybride digitale werkplek 

Lang verhaal kort: een cloud-gebaseerde werkplek is eigenlijk altijd het beste, maar voorlopig nog lang niet altijd mogelijk. Een hybride digitale werkplek zoals Workspace 365 is dan de juiste oplossing. Zo kun je namelijk binnen één omgeving de cloud-gebaseerde applicaties combineren met applicaties op basis van virtualisatietechnologie, al dan niet aangevuld met lokale applicaties en data.

Workspace 365 maakt het mogelijk om onder meer Azure Virtual Desktop, Citrix Workspace, Nutanix Frame en oude fileservers (netwerkschijven) te integreren. In plaats van een volledige remote desktop kun je ook één enkele remote (legacy-)applicatie toevoegen aan het dashboard via Clientless RDP, waardoor de Windows-applicatie in kwestie wordt gestreamd in de browser.

Gevolg is dat medewerkers altijd met één klik toegang hebben tot zowel lokale, web- of Windowsapplicaties, hun fileserver als hun cloud-oplossing. En dus binnen één interface kunnen werken met alle applicaties, documenten, contacten en informatie die ze nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren. Met slechts één inlog, want Workspace 365 ondersteunt single sign-on. Tot slot is het eenvoudig om de werkplek te beveiligen met multi-factor authenticatie.

Resultaat? Met een hybride digitale werkplek kun je de employee experience verbeteren, de productiviteit verhogen en geleidelijk aan toewerken naar een volledig cloud-gebaseerde werkplek.

Nieuwsgierig? Probeer de gratis demo!