De invloed van de opkomst van cloudopslag op documentbeheer

Toegegeven: document- en bestandsbeheer is nou niet het meest sexy onderwerp. Maar voor de digitale werkplek is het wel één van de belangrijkste! Documenten en bestanden blijven immers een centrale rol spelen in veel van je processen, en medewerkers moeten elke dag probleemloos bij die bestanden kunnen. Belangrijke aspecten van bestandsbeheer zijn onder meer:

• Opslag en toegang: hoe krijgen medewerkers dagelijks toegang tot bestanden, waarbij de continuïteit van die toegang gewaarborgd moet zijn.
• Zoeken en vindbaarheid: medewerkers moeten de bestanden moeiteloos kunnen vinden.
• Archivering en naleving van regelgeving: oude bestanden moeten toegankelijk blijven, terwijl wet- en regelgeving moet worden nageleefd.
• Versiebeheer: gebruikers moeten toegang hebben tot de juiste versie van het bestand.
• Veiligheid van bestanden.
• De kosten van bestandsopslag; er zijn organisaties die miljoenen bestanden beheren.

Het beheer van documenten en bestanden speelt een belangrijke rol op het werk. De opmars van de cloud heeft dan ook een grote impact op documentenopslag, en brengt een aantal voordelen met zich mee. Veel organisaties vervangen hun netwerkschijven door opslag in de cloud, maar dat is niet zonder uitdagingen. In dit artikel gaan we dieper in op de impact van de groeiende cloudopslag op bestandsbeheer. Bovendien schetsen we een aantal mogelijke benaderingen voor teams die digitaal samenwerken.

Wat zijn de voordelen van documentenopslag in de cloud?

Cloudopslag biedt verschillende voordelen voor digitaal samenwerkende teams, IT-teams en gebruikers.

Noodherstel en beveiliging

Onze wereld is onvoorspelbaar, maar cloudopslag voor bestandsbeheer helpt de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. De grote aanbieders van cloudopslag maken back-ups van alle bestanden en gebruiken de nieuwste beveiligingsoplossingen. Hun diensten ondersteunen de noodherstelplannen van organisaties en minimaliseren de risico’s van dreigingen zoals ransomware-aanvallen. Gebruikers kunnen er dus op vertrouwen dat hun bestanden veilig zijn.
Een betere digitale werknemerservaring

Opslag van documenten in de cloud komt de digitale werknemerservaring ten goede. Meestal is er consistente toegang tot dezelfde bestanden vanaf verschillende devices, vanaf elke locatie. Dit maakt cloudopslag uiterst geschikt voor de nieuwe vormen van hybride werken en werken op afstand, die toch echt een blijvertje zijn. Daarbij gebruiken veel medewerkers ook cloudopslag voor hun eigen documenten en bestanden, thuis en buiten het werk. Ze verwachten dit gebruiksgemak ook bij werkdocumenten.

Opzet van een effectief documentbeheersysteem

Veel organisaties hebben behoefte aan een effectief documentbeheersysteem (document management system: DMS) dat versiebeheer voor documenten biedt en garandeert dat medewerkers de nieuwste, juiste en betrouwbare versie gebruiken. Soms is een DMS alleen nodig voor specifieke belangrijke documenten, zoals bedrijfsbeleid en -procedures. Een cloudoplossing als SharePoint kan een goede basis vormen voor een DMS. Zo vinden veel gebruikers dat een SharePoint DMS bruikbaarder is dan bepaalde gespecialiseerde oplossingen.

Betere samenwerking

Documenten in de cloud kunnen makkelijker worden gedeeld met teams en collega’s. Wanneer meerdere medewerkers tegelijk aan een document willen werken, is dat geen enkel probleem.

Rationalisatie en kostenbesparing

Veel organisaties – en vooral bedrijven die gegroeid zijn door overnames – hebben te maken met een bestandsbrij: een ingewikkeld complex van meerdere oude systemen voor bestandsbeheer. De overgang naar de cloud kan dan de katalysator zijn voor vereenvoudiging en rationalisatie, waarbij alles op één plek wordt samengevoegd. Dit leidt vaak meteen tot een fikse kostenbesparing, vooral als on-site servers worden uitgefaseerd.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Cloudoplossingen bieden veel meer flexibiliteit en schaalbaarheid. Dat is met name belangrijk voor het bestandsbeheer van bedrijven die regelmatig overnames doen, waarbij nieuwe bestandsverzamelingen snel moeten worden opgenomen en geïntegreerd.

Volwassen cloudplatforms met vele mogelijkheden

Bij een overgang naar de cloud kunnen organisaties volop gebruikmaken van de mogelijkheden van hedendaagse platforms voor cloudopslag. Azure, bijvoorbeeld, biedt robuuste analytics, metadata-beheer, zoekfuncties, identiteitsbeheer, geavanceerde monitoringtools, mogelijkheden voor beveiliging en governance en meer. Dit zorgt voor een betere gebruikerservaring en ondersteunt best management practices.

In het licht van al die voordelen, is het geen wonder dat veel organisaties hun bestanden overhevelen naar de cloud.

De impact van cloudopslag op bestandsbeheer

Met de opslag van bestanden in de cloud, komt een nieuwe vorm van bestandsbeheer. Al met al verandert er heel wat voor gebruikers en IT-teams.

De veranderingen in de gebruikerservaring hoeven niet zo ingrijpend te zijn als bij de uitrol van andere technische projecten of veranderinitiatieven. Zeker wanneer je medewerkers al gewend zijn te werken met on-site opgeslagen bestanden van Microsoft Office, zal een aantal interfaces voor hen niet nieuw zijn.

Maar bepaalde praktijken en regels voor het gebruik van SharePoint-documentbibliotheken en het zoeken naar en delen van documenten zijn anders. Er is dus wel enige voorlichting, communicatie en ondersteuning nodig. Dit kan zijn omdat een overgang naar de cloud de kans biedt om documentbeheer op een meer gestructureerde en gestandaardiseerde manier aan te pakken. Dat vereist dan een nieuwe werkwijze, zeker wanneer er eerder geen systeem voor documentbeheer was.

IT-teams krijgen te maken met enkele nieuwe processen voor het beheer in de cloudomgeving, waarbij de connectiviteit voor iedereen gewaarborgd moet zijn. Mogelijk zijn er ook nieuwe procedures voor het archiveren, verwijderen en herstellen van documenten, al zijn die niet per se ingewikkelder dan voorheen.

Aandachtspunten bij de overgang naar de cloud

De grootste uitdagingen op het gebied van bestandsbeheer doen zich meestal voor tijdens de overgang naar de cloud. Dit geldt zowel voor de IT-teams als voor de eindgebruikers. Het soms enorme aantal bestanden dat moet worden gemigreerd, de complexiteit van bepaalde omgevingen en de inspanning die gepleegd moet worden voor het verandermanagement – het kan behoorlijk overweldigend zijn. Het komt zelfs voor dat om deze redenen plannen voor cloudmigratie in de onderste la terechtkomen.

Dit zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen voor IT-teams:

• Scoping: Hierbij wordt vastgesteld welke bestanden naar de cloud moeten worden verplaatst. Organisaties beheren soms een verbazingwekkend aantal bestaande verzamelingen met bestanden. Het is dan lastig om te bepalen wat naar de cloud gaat, en wat niet.
• Prioritering: Het is niet altijd mogelijk om alle bestanden tegelijk te migreren. In dat geval wordt gekozen voor een gefaseerde aanpak, op basis van prioritering.
• Minimale onderbreking van toegankelijkheid: Een van de grootste uitdagingen bij de migratie van bestanden naar de cloud, is het minimaliseren van onderbrekingen in de toegankelijkheid. Medewerkers moeten immers meestal continu – of zo goed als continu – toegang hebben tot hun dagelijkse werkbestanden. Hiervoor moet een zorgvuldige planning worden opgesteld.
• Beveiliging en toegang Door documenten naar de cloud te verplaatsen, verbetert de toegang en zijn ze makkelijker te vinden, onder meer met de zoekfunctie. Die betere vindbaarheid is nu juist een van de voordelen van opslag in de cloud. Maar het betekent ook dat gevoelige informatie die voorheen niet beperkt hoefde te worden omdat die voor buitenstaanders nauwelijks te vinden was op het netwerk, nu met een paar kliks naar boven kan worden gehaald. Teams moeten dus controleren dat de juiste autorisaties en beveiliging zijn toegepast op bestanden voordat ze worden gemigreerd.
• Kosten en middelen: Bestaande netwerkschijven zijn soms erg groot en ingewikkeld. Een overgang naar de cloud kan een flinke aanslag betekenen, financieel en met betrekking tot de bedrijfsmiddelen. In de praktijk gebeurt het dat projecten om deze reden in fasen worden uitgevoerd.
• Inzet voor verandermanagement Een overgang naar de cloud moet gepaard gaan met communicatie en inzet voor verandermanagement ter ondersteuning van de gebruikers. Mogelijk is in de nasleep van de migratie ook intensieve ondersteuning nodig. Hoewel de meerderheid van de teams kiest voor een gefaseerde migratie, is het voor sommige centrale teams nog steeds lastig om voldoende middelen aan te wenden voor de migratie én het vereiste verandermanagement. Dit geldt met name wanneer gebruikers nog ondersteuning nodig hebben voor de vorige fase, maar het team al onderweg is naar de volgende implementatie.

Zo helpt Workspace 365

Workspace 365 is buitengewoon geschikt als platform dat de brug slaat tussen je oude systeem en de cloud. De interface biedt medewerkers een stabiele gebruikerservaring met continuïteit tijdens cloudmigratieprojecten. Bestandsbeheer wordt daarbij specifiek ondersteund, met één enkele plek waarvandaan gebruikers hun documenten openen, of die nu on-site of in de cloud zijn opgeslagen.

Met de eenvoudige interface van Workspace 365 kunnen medewerkers werken in bestanden op hun bestaande bestandsnetwerk, met inbegrip van documenten die al in de cloud staan. Dankzij de gebruiksvriendelijke en stabiele interface kunnen bestanden in fasen worden gemigreerd, zonder enige impact op de gebruikerservaring of toegang. De migratie wordt dus een stuk eenvoudiger voor iedereen:

• Voor medewerkers wordt de overgang soepeler, dankzij een enkelvoudige, consistente en intuïtieve interface tijdens het project. Documenten kunnen dus in je eigen tempo naar de cloud worden verplaatst.
• Minimale onderbreking van de dagelijkse toegang tot essentiële bestanden.
• Er is minder praktische ondersteuning en verandermanagement nodig, wat minder druk geeft voor je IT-team – die hebben hun handen toch al vol! – en de teams die digitaal samenwerken.
• Minder impact als een fase van de migratie onverhoopt moet worden uitgesteld; de gebruikerservaring blijft immers hetzelfde.
• Minder stress, frustraties en inspanning voor de medewerkers en het implementatieteam.

Ondersteuning voor bestandsbeheer in de cloud

Als je een migratie naar de cloud overweegt of te maken hebt met een van de bovengenoemde uitdagingen, kun je altijd een gratis demo van Workspace 365 proberen. Dan ervaar je meteen het verschil!