De prijs en Return On Investment (ROI) van jouw digitale werkplek

We krijgen vaak de vraag wat de prijs is van een digitale werkplek en veel bedrijven willen erachter komen wat hun ROI is. Niet alleen voor kostenbesparing, maar bijvoorbeeld ook om de concurrentie voor te blijven. Ontdek in deze blog hoe je de prijs en Return On Investment (ROI) van jouw digitale werkplek berekent en met welke factoren deze te maken hebben.

# 1. Zorg dat jouw digitale werkplek strategie aansluit op jouw organisatiedoelen

Voor je begint met het traject naar een digitale werkplek, is het cruciaal om het doel van jouw organisatie en de rol van de digitale werkplek te bepalen. Hoe draagt de digitale werkplek bij aan het behalen van de organisatiedoelen? Zo kan het voor scholen/educatie instellingen het doel zijn om efficiënter te werken en meer overzicht te creëren door alle informatie en documenten samen te brengen in één portaal. Dit draagt volgens een onderzoek van Harvard Business Review bij aan de verbetering van de productiviteit, wat tevens één van de vijf doelen is voor organisaties om over te stappen op een digitale werkplek.

# 2. Onderzoek de wensen van jouw werknemers

Afhankelijk van jouw organisatiecultuur, is de volgende stap het onderzoeken van de wensen van jouw werknemers. Hoe zien zij hun digitale werkplek het liefst ingericht? Door middel van dit onderzoek ontdek je bedrijfsprocessen die verbeterd kunnen worden, bijvoorbeeld de wens naar digitaal vergaderen zodat meer mensen kunnen aansluiten en bijdragen aan een snellere besluitvorming. De onderzoeksperiode hangt in grote mate af van de grootte van jouw organisatie en de cultuur. Een groot onderdeel van het onderzoek is gefocust op IT-architectuur en het applicatie landschap.

Maak de juiste technische keuzes

Een digitale werkplek richt zich op het samenbrengen van alle applicaties, informatie en communicatie op één locatie. Daarom heeft de IT-afdeling of een Managed Service Provider een leidende rol in het onderzoek naar de juiste technische keuzes. Zo kan er een veilige werkplek ontwikkeld worden waarin de huidige IT-investeringen die zij willen behouden, kunnen integreren. Daarnaast kunnen ze onderzoeken welke migraties plaats moeten vinden om de doelen te behalen.

# 3. Migratie en infrastructuur kosten en besparingen

Wat zijn de kosten van het migreren van documenten en applicaties en hoe bespaar je kosten op infrastructuur? Dit is ook een factor die grotendeels afhangt van jouw huidige situatie.

De fileserver, OneDrive en SharePoint in één documentenapp

Ondanks dat niet alle bedrijven al hun bestanden van hun fileserver naar SharePoint willen migreren, of daar nog niet klaar voor zijn, is het belangrijk om je bewust te zijn van de kosten. Het is daarom belangrijk om met jouw IT-afdeling of Managed Service Provider te overleggen om een duidelijke inschatting van de kosten voor jouw organisatie te krijgen. De juiste keuzes op het gebied van migratie en infrastructuur kunnen bijdragen aan concurrentievoordeel. Als je Workspace 365 gebruikt kun je de fileserver, SharePoint en OneDrive for Business integreren in één interface. Dit maakt het mogelijk om jouw archief op jouw fileserver te houden, waardoor de kosten van de migratie lager worden.

Integreer zowel SaaS als hosted applicaties met Workspace 365

Om de concurrentie voor te blijven, implementeren steeds meer organisaties een SaaS-first of SaaS-only strategie. Dit betekent dat ze traditionele software vervangen met web gebaseerde software. Als je Workspace 365 gebruikt, kun je zowel jouw SaaS als hosted applicaties integreren in een adaptive workspace en ze aanbieden op basis van iemands rol, locatie, apparaat en meer.

# 4. Hardware, licentie en trainingskosten

Welke kosten jij bespaart door afstand te nemen van oude apparaten en printers of juist maakt door de aanschaf van nieuwe laptops en printers, is afhankelijk van de doelen van jouw digitale werkplek. Als je als organisatie de juiste keuzes maakt op dit gebied, dit bijdragen aan inkomstengroei. Daarnaast heeft een digitale werkplek onder andere te maken met de branche en cultuur waarin jouw organisatie zich bevindt en is dat dus voor iedere organisatie anders.

Ook zijn niet alle digitale werkplekken makkelijk in gebruik. Hoewel wij ons richten op het vooruithelpen van mensen door hun werk te vereenvoudigen met een adaptive workspace, kiezen sommige organisaties voor een werkplek die veel training vereist. Bij Workspace 365 is geen training nodig voor de werkplek zelf, omdat deze intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Daarnaast geven wij bij elke update informatie over de veranderingen om mensen op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen binnen Workspace 365.

# 5. Het berekenen van de ROI van jouw digitale werkplek

We zijn aangekomen bij het leukste gedeelte, de ROI van jouw digitale werkplek. Terwijl sommige bedrijven een ROI bereiken in slechts drie maanden door hun infrastructuurkosten te verlagen, hangt het er vanaf waar je vandaan komt en naartoe gaat. Het is hierbij belangrijk om rekening te houden met het doel van jouw organisatie en wat je wilt bereiken met een digitale werkplek.

Wat staat in de pricing en ROI whitepaper?

Benieuwd wat de ROI van jouw digitale werkplek zal zijn? Naast aanvullende informatie om de ROI van jouw digitale werkplek te berekenen, vind je in onze whitepaper ‘De prijs en ROI van een Digitale werkplek’ een case study over een bedrijf die van een traditionele hosted desktop naar een hybride situatie ging. Hierin gebruikte een deel van de medewerkers een hosted desktop in combinatie met Workspace 365 en het andere deel nam afscheid van de hosted desktop. In deze nieuwe situatie verlaagden ze de kosten voor een digitale werkplek met € 100, – per medewerker, per maand.